Uštede na području osnovnih sredstava

Prema MSFI-u (Međunarodni standard finansijskog izveštavanja) i MSFI-u za mala i srednja preduzeća, potrebno je izveštavati o stanju osnovnih sredstava. Interes svake kompanije, pa i najmanje, jeste dazveštavanje ne bude samo dodatni administrativni posao, već razlog da  naprednim upravljanjem osnovnim sredstvima ostvarimo značajne uštede.

Tipičan primer: IT odeljenje dobija informaciju da je zaposlen novi radnik, kojem će za obavljanje posla biti neophodan računar. IT odelenje nema ažurne podatke o tome koliko računara ima na raspolaganju, u kakvom su stanju, ko je poslednji koristio koji računar i gde se nalazi, već jednostavno  nabavlja novi računar. Za kompaniju od 100 ljudi, na godišnjem nivou  takve nabavke predstavljaju u proseku oko 3 hiljade evra nepotrebnih troškova. Pomoću savremenog sistema za upravljanje osnovnim sredstvima, IT odeljenje ima mogućnost da u svakom trenutku i sa bilo koje lokacije, preko interneta, za par minuta proveri informacije o tome da li ima slobodnih računara u kompaniji,  istoriju njihovog premeštanja po lokacijama, o ljudima koji ih zadužuju, o prethodnim popisima, ali i o obavljenim servisima, odnosno o njihovom trenutnom statusu. Tada može doneti ispravnu odluku da li treba nabaviti novi računar.

printscreen1

Održavanje osnovnih sredstava

Sistemi za upravljanje osnovnim sredstvima moraju da omoguće popisnoj komisiji, da pri popisu dodaju zahtev za održavanje, zajedno sa komentarom. Na primer, popisna komisija je pri popisivanju uočila da na nekoj lokaciji ne radi klima-uređaj. Takođe, može na osnovu neposrednog uvida predložiti otpis nekog osnovnog sredstva. Uštede proizlaze iz toga što rukovodstvo ima validne informacije da odluči koja se sredstva isplati i dalje servisirati, a koja je bolje zameniti novim. Obzirom na to da sistem podržava čuvanje istorije svih servisa, zajedno sa ukupnim troškovima, moguće je brzo izračunati kada ukupna cena servisa premašuje nabavnu cenu novog sredstva.

Brzina popisa i broj grešaka

Kada govorimo o uštedama kod popisa, u obzir treba uzeti i vreme potrošeno na pripremu za popis, neposrednu aktivnost popisivanja, kao i vreme za sređivanje podataka i analizu rezultata popisa. Naše iskustvo od preko 12 godina na tom području pokazuje da firma sa 500 zaposlenih, prelaskom sa “klasičnog” popisivanja, koje se obavlja pomoću papira, na popis elektronskim putem, smanjuje vreme popisivanja sa 6 nedelja na 2 nedelje. Ako se u aktivnostima oko popisa angažuje najmanje 5 zaposlenih (popisna komisija), uz prosečnu platu člana popisne komisije od 500 evra, umesto 3750 evra, trošak njihovih plata biće 1250 evra, odnosno ušteda iznosi 2.500 evra. Osim toga, kod popisa pomoću papira dolazi i do velikog broja grešaka, pošto je rezultate popisa potrebno naknadno, ručno “prekucati” i uneti u ERP sistem. Elektronski sistemi za popis osnovnih sredstava putem skeniranja bar-kodova su najefikasniji. Međutim, i kod takvih sistema, ukoliko nisu povezani sa centralnom bazom podataka, u procesu popisivanja može se napraviti veliki broj grešaka.

Uštede na hardveru za popis

Prilikom nabavke sistema za popis osnovnih sredstava, jedan od najvećih troškova za kompaniju jeste hardver – mobilni računar (ručni terminal), koji omogućava i pregled liste sredstava i dodavanje novih stavki (sredstava), ali i sinhronizaciju podataka sa centralnom bazom. U poslednje vreme uređaji za popis osnovnih sredstava postaju sve fleksibilniji, što znači da je moguće vršiti popisivanje i pomoću uređaja koji koriste Android operativni sistem, u kombinaciji sa bluetooth ručnim skenerom bar-kodova, i koji firma može koristiti i za druge namene.  Osim toga, iako u poređenju sa profesionalnom opremom takvi uređaji imaju i izvesnih nedostataka (pre svega, u pogledu robusnosti i otpornosti na fizička oštećenja), ovakvi uređaji mogu biti i značajno jefitniji. U svakom slučaju, uvek vam možemo pomoći da uradite preciznu analizu isplativosti nabavke, bilo jednog ili drugog tipa uređaja za popis.

Štampanje bar-kodova

Savremeni sistemi za upravljanje osnovnim sredstvima omogućavaju i dizajniranje i štampanje bar-kodova nezavisno od modela štampača nalepnica. Na taj način štedimo u odnosu na troškove “outsourcing-a” za štampanje etiketa, a u čestim slučajevima manjih narudžbina, štedimo i na ceni fiksnih transportnih troškova, koji ne zavise od količine naručenih etiketa. Svakako, treba imati na umu da postoje specijalizovane nalepnice za obeležavanje osnovnih sredstava koje se po otpornosti na habanje ne mogu porediti sa nalepnicama koje se štampaju neposredno na licu mesta, ili u odeljenju za popis. Upravo iz tih razloga se, osim samom popisu, i postupku obeležavanja osnovnih sredstava treba posvetiti neophodna pažnja. Na tom detalju se može uštedeti, ali se, takođe, izborom neadekavtih nalepnica može generistati nepotreban trošak.