Upravljanje radnim vremenom u hotelima

Podstaknut pozivom na poslovnu konferenciju i izborom hotela gde odstesti, pišem ovaj tekst. I tako već standardno ulazim u booking i biram hotele i kao i svaki prosečan gost proveravam cene, gledam slike i čitam komentare pređašnjih gostiju. U ovom trenutku, kao krajnji korisnik i gost hotela želim prijatan boravak. Komentar o odnosu zaposlenih hotela prema gostima za vreme boravka veoma mi je bitan faktor za konačnu odluku.

Špica je dugi niz godina prisutna u hotelijerstvu sa sistemom Time&Space i povezujem njegovo korišćenje sa komentarima gostiju. Sistem je deo jednog složenog lanca, koji doprinosi poslovnoj mogućnosti uprava i HR sektora u prepoznavanju kvaliteta radnika i doprinosu boljeg planiranja i celokupnoj organizaciji radnog vremena.

Sa druge strane korišćenje sistema osigurava zaposlenima mogućnost uvida u sopstvenu strukturu rada i priznavanje svih odrađenih sati rada. Zadovoljstvo svih učesnika u procesu rada osećaju svi gosti i zapisuju u svojim komentarima. Rezervaciju sam napravio uspešno i drago mi je da Špica ima svoju ulogu u kvalitetu hotelijerstva.

Ljudski rad je među najvažnijim resursima hotela. Uprave hotela imaju poslovnu potrebu za informatičkim sistemom koji osigurava sveobuhvatni nadzor i upravljanje radnim vremenom zaposlenih. Takav IT sistem mora omogućiti primenu PDCA kruga upravljanja procesom i u skladu s njim osigurati planiranje radnih sati, prikupljanje podataka o radnim satima u realnom vremenu i na mestu izvršavanja rada, mogućnost provere i korekcije statusa radnih sati pojedinca, sektora, mesta troška u svakom trenutku, mogućnost povezivanja s programima za obračun zarada i kadrovskom evidencijom, napredno poslovno izveštavanje koje osigurava donošenje poslovnih odluka vezanih za radno vreme, sprovođenje plana, efikasnost…

Time&Space sistem omogućava sve navedeno. To je sistem za planiranje, upravljanje, evidenciju radnog vremena uz dodatnu mogućnost kontrole pristupa prostorijama unutar hotela i kontrole pristupa sobama s prikupljanjem podataka o statusu soba. T&S može pratiti više različitih načina rada (klizno i fiksno radno vreme, rad u smenama, skraćeno radno vreme, honorarni rad i dr.) i vršiti obračun vrsta primanja za obračun zarada (redovan rad, rad noću, prekovremeni rad…) i što je najvažnije pruža odlične mogućnosti izveštavanja za uprave hotela i hotelskih lanaca. Uvođenje informatičkog sistema radnicima i upravi donosi dodatno poverenje u obračun zarada, dok se istovremeno otvara celi niz novih mogućnosti, koje donose dodatnu optimizaciju i racionalizaciju rada.

Time&Space evidencije radnog vremena u hotelima

Način rada u hotelima se razlikuje od industrijskih preduzeća ili rada u kancelarijama. Radno vreme je promenjivo i zavisi od popunjenosti hotela, a planiranje se najčešće vrši na nedeljnom ili dnevnom nivou.

Zahtevi koji se postavljaju kod evidencije radnog vremena u hotelima su sledeći:

  • integracija sa kadrovskom evidencijom (prenos novih radnika i organizacione strukture),
  • planiranje radnog vremena od-do ili prema satnicama,
  • normiranje ukupnog radnog vremena radnika prema mestu troška ili sektoru,
  • planiranje usklađeno sa dnevnim, nedeljnim ukupno dozvoljenim brojem sati,
  • odabir mesta troška prilikom registracije radnika,
  • zaokruživanje dolaska/odlaska,
  • evidencija radnih sati, obračun i izveštaji prema mestu troška,
  • više poslovnih subjekata unutar jednog sistema,
  • mogućnost dolaska bilo gde i više puta tokom dana i rad preko ponoći,
  • praćenje svih kategorija rada prilagođeno svakom poslovnom subjektu,
  • preraspodela radnih sati,
  • mogućnost izdavanja rešenja za godišnji odmor,
  • mogućnost praćenja putnih naloga,
  • povezivanje svih terminala za registraciju na centralnu bazu podataka (lokacije poseduju LAN, Internet ili mogu biti bez LAN/internet veze kao npr. kampovi, restorani na plaži…),
  • korišćenje kartice ili otiska prsta prilikom prijave radnika,
  • pregled, administracija i uvoz/izvoz podataka,
  • veliki broj operatera,
  • mogućnost korekcije, odobravanja radnih sati,
  • napredno poslovno izveštavanje sa mogućnošću prilagođavanja,
  • povezivanje sa kadrovskom evidencijom i sistemom za obračun zarada.

Planiranje i odobravanje radnih sati

Radno vreme zaposlenih u hotelima zavisi od potreba posla i uglavnom ne postoji unapred definisan početak i kraj radnog vremena, kao što je to slučaj u industriji ili kancelarijama. Planiranje se odvija nedeljno, pa se početak i trajanje radnog vremena definiše različito za grupe ili čak za radnika ponaosob. Zbog ovakvog načina rada nije moguće unapred definisati pravila na osnovu kojih će sistem automatski razdvajati priznate i nepriznate radne sate. Kako ukupni priznati sati ne bi bili veći od planiranih i kako bi bili usklađeni sa stvarno odrađenim satima u sistem se implementira proces odobravanja radnih sati. Šef sektora potvrđuje odrađene sate i odobrava ili ne odobrava prekovremene sate koji nisu stvarno odrađeni.

Sinhronizacija podataka

Hoteli zapošljavaju sezonsku radnu snagu i povećanje broja radnika može iznositi i nekoliko desetina osoba dnevno. Kako bi se izbeglo dvostruko unošenje podataka, prvo u sistem kadrovske evidencije, a zatim u sistem za obračun radnog vremena, Time&Space koristi modul za sinhronizaciju podataka sa bazom kadrovske evidencije. Ovaj modul omogućava jednostavan prenos novih radnika u Time&Space bazu, odnosno ažuriranje podataka ako je u kadrovskom sistemu došlo do promene.

Mesto troška

Važan zahtev evidencije rada u hotelima je registracija radnika i praćenje rada prema mestu troška. Kod dolaska na posao dovoljno je prisloniti karticu na ugrađeni čitač kako bi se registrovao početak rada na matičnom mestu troška. Početak rada na mestu troška koje nije matično vrši se jednostavnim odabirom pomoću funkcijskih tastera i prislanjanjem kartice. Prilikom odabira mesta troška, na LCD ekranu je prikazan njegov naziv (restoran, bazen, kuhinja…) što pojednostavljuje odabir i smanjuje mogućnost greške. Na ovaj način dobijamo registrovano radno vreme koje u svojoj strukturi ima dolazak i odlazak s posla, ali i sve promene mesta rada tokom radnog dana.

Oprema

Terminali za registraciju radnog vremena (ZONE TOUCH) se postavljaju na lokacije koje su jednostavno dostupne svim radnicima hotela i nalaze se u blizini jednog ili više mesta troška. Za povezivanje registracionih terminala na bazu podataka nije potrebno postavljati nove elektroinstalacije, već se uređaji povezuju na lokalnu informatičku mrežu hotela (LAN). U slučajevima kada zbog dislociranosti objekta povezivanje na LAN nije moguće (izdvojeni objekti, restorani, kampovi…), terminali se povezuju na GSM mrežu ili se za nove Android uređaje koristi wi-fi mreža hotela.

Zaokruživanje radnih sati

Radno vreme zaposlenih u hotelima zavisi od potreba posla i uglavnom ne postoji unapred definisan početak i kraj radnog vremena, kao što je to slučaj u industriji ili kancelarijama. Planiranje se vrši na nedeljnom nivou, a početak i trajanje radnog vremena definiše se različito za grupe ili čak zasposlenog ponaosob. Zbog ovakvog načina rada nije moguće unapred definisati pravila na osnovu kojih će sistem automatski razdvajati priznate i nepriznate radne sate. Kako ukupni priznati sati ne bi bili veći od planiranih, u sistem se implementira zaokruživanje dolazaka i odlazaka. Zaokruživanje se najčešće vrši na prvih sledećih pola sata kod dolaska i prethodnih pola sata kod odlaska, ali se pojavljuju i slučajevi zaokruživanja na 15 min ili puni sat. Na ovaj način se obračunati radni sati za pojedinu grupu ili jednog zaposlenog izjednačavaju s planiranim satima.

Obračun i izveštaji

Na osnovu registracija dolaska/odlaska na matičnom mestu troška, odnosno rada po nekom drugom mestu troška Time&Space sistem omogućava obračun i izradu detaljnih i sumarnih izveštaja za jednu osobu, sektor ili celo preduzeće. Osim na osnovu radnika izveštaje je moguće izraditi i za pojedino mesto troška. Takođe, osiguravamo korisnicima samostalno prilagođavanje izveštaja, odnosno izrađujemo posebne izveštaje na zahtev korisnika.

Pregled, administriranje

Zbog dinamičnih rasporeda, nedeljnih planiranja, dnevnih pregleda i izveštaja, hotelska okruženja zahtevaju jednostavan i brz pregled podataka o radnom vremenu. Izveštaji moraju biti jednostavni, lako dostupni i pregledni, a potrebna administracija sistema minimalna. Kada se radi o mestima troška, zahtevima se dodaje i mogućnost da sefovi sektora imaju pristup podacima o radnom vremenu svog sektora.

Kako bismo pojednostavili i ubrzali upravljanje i nadzor nad tim morem brojeva korisnički interfejs Time&Space-a je osmišljen tako da u prvom planu ove brojeve prikažemo kroz grafički prikaz (vremenske linije, različite ikone i boje…). Radnici su razvrstani u organizacionu strukturu koja omogućava jednostavniji nadzor i administriranje. Svaki šef sektora može imati prava administracije nad delom organizacione strukture.

Svaki šef sektora pomoću pretraživača može pristupiti podacima o radnom vremenu, sa bilo kog računara u lokalnoj mreži ili ima vanjski pristup lokalnoj mreži.

Obrada podataka i prenos u obračun zarada

Time&Space sistem ima poseban PIF modul koji na temelju prikupljenih i obrađenih podataka o registracijama radnog vremena priprema obračunsko radno vreme prema pravilima preduzeća.

Tako obračunato radno vreme prenosimo u programe za obračun zarada i ono postaje podatak koji se koristi u obračunu zarada.

Time&Space podržava tok i ispravnost celokupnog procesa i osigurava tačnost podataka u svakom delu procesa.

Ako vas zanima još informacija o tome kako na adekvatan način pratiti evidenciju radnog vremena u hotelima, svakako nas kontaktirajte.

SHARE