Tipična instalacija Time&Space rešenja

Naši budući korisnici često pitaju kako će izgledati njihova instalacija rešenja za evidenciju radnog vremena i kontrolu pristupa Time&Space. Obzirom da su sve instalacije drugačije teško je na jednostavan način odgovoriti na sve primere, ali ćemo u nastavku pokušati da opišemo tipičnu instalaciju i eventualne posebne primere.

U Špici smo kroz 20 godina razvijanja specijalizovanog rešenja za evidenciju radnog vremena i kontrolu pristupa stekli iskustvo na 3.000 instalacija u 27 država, što znači da su instalacije brze, predvidive i pouzdane.

Prvi korak: želje i potrebe kompanije

Prvi korak je sastanak na kome možemo razgovarati o željama i potrebama kompanije na području upravljanja radnim vremenom, pripreme zarada, kontrole pristupa, odobravanje odsutnosti… Taj sastanak po pravilu ima sledeću agendu:

  • pregled dosadašnjeg načina rada
    • kako je kompanija do sada vodila evidenciju radnog vremena (papiri, unutar ERP ili HR sistema, sa specijalizovanim rešenjima – i problemi koji su se javljali)
    • kako je kompanija do sada pripremala zarade (kako je išlo prikupljanje podataka o prisutnosti zaposlenih i njihovim odsutnostima, kakve podatke isplaćuju i kakva pravila poštuju pri pripremi zarada)
    • kako je bila vođena kontrola pristupa za zaposlene (kako su dodavali nove/brisali stare zaposlene iz sistema), posetioce ili spoljašnje saradnike
    • suočavamo se sa pitanjima koliko će zaposlenih, spoljašnjih saradnika…, biti uključeno u sistem i kakvi su prostorni zahtevi (to se odnosi na broj čitača, terminala…,)
  • pregled poboljšanja koja kompanija želi uvesti
    • kompanije po pravilu znaju šta žele da poboljšaju, dok Špica savetuje kako to i da postignu. Neki od najčešćih razloga za prelazak na efikasniji sistem:
      • smanjenje administrativnog posla pri pripremi zarada
      • transparentija i tačna evidencija radnog vremena
      • pojednostavljenje i ubrzavanje postojećih procesa (kao što je tačna, brža i jednostavnija priprema podataka za zarade…,)
    • savetovanje o tome kako evidenciju i kontrolu pristupa vode druge kompanije iz sličnih područja
      • kako poboljšati one poslove koji donose najveće uštede i najveće učinke

Nakon tog sastanka po pravilu znamo koji je skup rešenja najbolji za kompaniju.

Ako se radi o veoma jednostavnim pravilima radnog vremena i manjem broju zaposlenih koji ne žele kontrolu pristupa, takve kompanije se mogu odlučiti za rešenje u oblaku: All Hours koje pruža mogućnost 30 dana besplatnog korišćenja. Ako kompanija ne želi terminal na kome bi se zaposleni registrovali sa karticama, korisnici se mogu registrovati preko svojih pametnih telefona ili računara.

Najčešće instalacija omogućava kontrolu pristupa (čitači RFID kartica ili mobilni telefoni preko Bluetooth tehnologije) i registracija na terminalima za registraciju radnog vremena zajedno s modularnim softverom, što znači da se kupac može odlučiti za one module koji su njemu najpotrebniji. Često rešenje uključuje i integraciju sa postojećim ERP ili HRM sistemima (Navision, Pantheon, SAP, Point, SvamPlus,…).

U nekim posebnim primerima gde su zahtevi specifični i nije ih moguće riešiti sa standardnim rešenjem, Špica nudi razvoj po narudžbini.

RegistracijaDrugi korak: radionice sa ključnim odeljenima

U drugom koraku pripremamo radionice s ključnim odeljenima uključenim u projekat (kadrovska, IT odeljenje, finansije, kontroling, direktor). Na toj radionici snimamo trenutno stanje (trenutni način rada, procese, pravila radnog vremena, platforme s kojima bi se imalo smisla povezati, plan postavljanja tački i tački registracije radnog vremena).

Na sledećoj radionici predstavljamo ulogu Špicinog rešenja u kompaniji (kako će teći procesi, detalji instalacije, plan obuke i drugo).

Ako je sistem jako kompleksan, u prvoj fazi se sprovodi pilot projekat – sistem postavljamo za manji broj zaposlenih koji se mesec dana prijavljuju i mesec dana im se kroz sistem pripremaju zarade.

Na kraju tog koraka pripremamo projektni plan i plan implementacije.

Treći korak: implementacija i inicijalne postavke

Kada se završi prodajni proces na red dolaze Špicini implementatori. Oni u saradnji sa naručiteljem, postavljaju terminale, čitače, potencijalne barijere i drugu opremu. Na servere kompanije instalira se softver pa se u uskom učestvovanju sa odgovarajućim odelenjima postave inicijalna podešavanja sistema – uspostave se radne sheme, satnice, grupe zaposlenih, pristupna prava.

U slučaju da se kompanija odluči za integraciju sa obračunom zarada (možemo reći da se danas 99% kompanija odlučuje na povezivanje evidencije radnog vremena sa obračunom zarada), postave se i pravila za obračun vrsta primanja (redovan rad, noćni rad, razni dodaci, vikend, prekovremeni sati, broj dana za topli obrok i prevoz…).

Četvrti korak: obuka i podrška

Uobičajeno, već tokom inicijalnih podešavanja ključni korisnici upoznaju sistem. Na obuci Špicini stručnjaci za obuku u saradnji sa odgovarajućim oelenjima u kompaniji (HRM, IT, računovodstvo koje priprema podatke za zarade, vođe odelenja za sigurnost ili kontrolu pristupa u kompaniji), pregledaju procese koje će administratori raditi u Time&Space sistemu (dodavanje novih zaposlenih, dodeljivanje pristupnih kartica, primer obračuna za pripremu zarada, konfiguracija pristupnih tačaka…), naprave nekoliko simulacija i buduća pitanja administratora usmere na podršku.

Nakon primopredaje sistema

Nakon instalacije sistema Špica svojim strankama omogućava 2 meseca besplatne podrške. U tom periodu se barem dva puta radi obračun zarada, što je obično dovoljno da se isprave sve eventualne greške nastale pri inicijalnim podešavanjima.

Našim korisnicima, naravno, savetujemo da slede dobre IT prakse koje uključuju ugovor o održavanju. U Špicinom slučaju to znači besplatne nadogradnje, prioritet pri zahtevima za podršku, produženu garanciju i tome slično.

Za dodatne informacije ili sastanak stojimo vam na raspolaganju.

SHARE