Koliko je zahtevna instalacija sistema za evidenciju radnog vremena i kontrolu pristupa?

Dosadašnje iskustvo nas uči da se često postavlja pitanje koliko je zahtevno postavljanje sistema za evidenciju radnog vremena i kontrolu pristupa. S obzirom na različite potrebe korisnika, ne može se dati univerzalan odgovor na ovo pitanje. Ipak, u nastavku ćemo identifikovati glavne korake uvođenja sistema za evidenciju radnog vremena u neku organizaciju.

U Špici smo kroz 20 godina razvijanja specijalizovanog rešenja za evidenciju radnog vremena i kontrolu pristupa stekli iskustvo na 3.000 instalacija u 27 država, što znači da su instalacije brze, predvidive i pouzdane.

Prvi korak: želje i potrebe organizacije

Prvi korak je sastanak na kom razgovaramo o željama i potrebama organizacije na temu upravljanja radnim vremenom, priprema za obračun zarada, kontrole pristupa, odobravanja odsutnosti… Taj sastanak u pravilu ima sledeći dnevni red:

• pregled dosadašnjeg načina rada
• kako je organizacija dosad vodila evidenciju radnog vremena (papiri, unutar ERP ili HR sistema, sa specijaliziranim rešenjima) – i problemi koji su se javljali
• kako je organizacija do sada radila obračune zarada (na koji način su se prikupljali podaci o prisutnostima zaposlenih i njihovim odsutnostima, koje podatke isplaćuju i kakva pravila poštuju pri pripremi obračuna)
• kako je ranije funkcionisala kontrola pristupa za zaposlene (kako su dodavali nove/brisali stare zaposlene iz sistema), posetionce ili spoljne saradnike
• suočavamo se s pitanjima koliko će zaposlenih, spoljnih saradnika biti uključeno u sistem i kakvi su prostorni zahtevi (to se odnosi na broj čitača, terminala…)
• pregled poboljšanja koja organizacija želi da uvede

Organizacije po pravilu znaju šta žele da poboljšaju, dok Špica savetuje na koji način to postignu. Neki od najčešćih razloga za prelazak na efikasniji sistem:

• smanjenje administrativnog posla prilikom pripreme podataka za obračun zarada
• transparentna i tačna evidencija radnog vremena
• jednostavnije i brže izvođenje postojećih procesa (kao što je tačna, brza i jednostavna priprema podataka za obračun zarada)
• savetovanje na temelju dosadašnjih instalacija

Nakon tog sastanka znamo koja su rešenja najbolja za određenu organizaciju.

Ako se radi o jednostavnom revidiranju radnog vremena i manjem broju zaposlenih koji ne žele kontrolu pristupa – takve organizacije se mogu odlučiti za rešenje u oblaku: All Hours, koji pruža mogućnost 30 dana besplatnog korišćenja. Takođe, postoji mogućnost, pored registracije na terminalima, i registracije preko pametnih telefona ili računara.

Najčešći slučaj je da instalacija omogućava kontrolu pristupa (čitači RFID kartica ili mobilni telefoni preko Bluetooth tehnologije) i registraciju na terminalima za registraciju radnog vremena zajedno sa modularnim softverom, što znači da se kupac može odlučiti za one module koji su njemu potrebni. Često rešenje uključuje i integraciju sa postojećim ERP ili HRM sistemima (Navision, Pantheon, SAP, Point, SvamPlus i sl.).

U nekim primerima kad su zahtevi specifični i kada ih nije moguće rešiti standardnim rešenjem – Špica nudi razvoj po narudžbi.

Drugi korak: edukacije

Ako je sistem veoma kompleksan, u prvoj fazi se sprovodi pilot projekt – sistem postavljamo za manji broj zaposlenih koji se mesec dana prijavljuju i kojima se kroz sistem obračunavaju prihodi.

Sledeći korak koji sledi je priprema projektnog plana i plan implementacije.

Treći korak: implementacija i inicijalna podešavanja

Kada se završi prodajni proces na red dolaze Špicini implementatori. Oni u saradnji sa kupcem Time&Space-a postavljaju terminale, čitače, potencijalne barijere i drugu opremu. Na servere organizacije instalira se softver pa se u bliskoj saradnji sa odgovarajućim sektorima postavljaju inicijalna podešavanja sistema – uspostavlja se radna šema, satnice, grupe zaposlenih, pristupna prava i sl.

U slučaju da se organizacija odluči za integraciju sa programom za obračun zarada (danas se većina organizacija odlučuje na povezivanje evidencije radnog vremena s obračunom zarada), postave se pravila za obračun vrsta primanja (redovan rad, noćni rad, dodaci, vikend, prekovremeni sati, broj dana za topli obrok i prevoz…).

Četvrti korak: obuka i podrška

Uobičajeno, već tokom inicijalnih podešavanja ključni korisnici upoznaju sistem. Tokom obuke naši stručnjaci u saradnji s odgovarajućim sektorima u kompaniji (HRM, IT, računovodstvo, menadžeri sektora za sigurnost ili kontrolu pristupa u kompaniji), pregledaju procese koje će administratori unositi u Time&Space sistem (dodavanje novih zaposlenih, dodeljivanje pristupnih kartica, primer pripreme podataka za obračun zarada, konfiguracija pristupnih tačaka…) i naprave nekoliko simulacija.

Nakon primopredaje sistema

Nakon instalacije sistema Špica svojim strankama omogućava 2 meseca besplatne podrške. U tom periodu se barem dva puta radi obračun zarada, što je obično dovoljno da se isprave sve eventualne greške nastale pri inicijalnim podešavanjima.

Našim korisnicima, naravno, savetujemo da slede dobre IT prakse koje uključuju ugovor o održavanju. U našem slučaju to znači besplatne nadogradnje sistema, prioritet pri zahtevima za podršku i produženu garanciju.

Za dodatne informacije slobodno nas kontaktirajte na maja.tepavac@spica.com.

.