Če osnovna sredstva opremimo s črtno kodo ali RFID značko, jih je vedno ravno prav

Inventura. V roke dobim seznam osnovnih sredstev in lokacijo, kjer naj bi jih našel. Kljukam, štejem, beležim. Ko sem že skoraj pri koncu seznama, naletim na šifro, ki je nikjer ne najdem. V tabeli piše, da gre za pisarniški stol. Še enkrat preverim šifre na vseh stolih. Eden fizično manjka. Tam v kotu pa leži računalniški zaslon, ki ga ne najdem na seznamu. Glede na to, da je bila ta soba dodeljena samo meni, bi se nekje v tabeli moral skrivati tudi ta zaslon. Kaj pa, če je v tabeli napaka in piše stol namesto zaslon? Preverim šifro na zaslonu. Ne, ne ujemata se. Po zaključenem popisu imam na seznamu eno sredstvo, ki nima fizičnega sredstva, in v sobi eno fizično sredstvo, ki ne obstaja v računovodskih izkazih. Kaj pa zdaj?

Zazvoni telefon. Moje misli se vrnejo v realnost, kjer z RFID čitalcem popisujem osnovna sredstva brez natisnjenega seznama. Včasih sem zaradi preverjanja šifer samo jaz izgubil vsaj deset minut. In verjetno še kdo v podjetju tudi. Da o reševanju neskladnosti v računovodstvu sploh ne govorim. Zdaj pa popis opravim hitro, vsa neskladja pa se takoj zabeležijo in rešijo.

Popis osnovnih sredstev lahko zmotijo »skrita sredstva«

Poleg časa pa t. i. inventurni viški in manjki terjajo tudi denarna sredstva. Stol, ki me je preganjal, sam po sebi ni velik strošek. A vsak tak primer vpliva na končni rezultat zaključnega računa. Če se nabere deset takšnih stolov, to ni več zanemarljivo. Finančni vpliv ima neposredno na poslovni izid, predstavlja pa tudi dodaten strošek pri zavarovanju. Zakaj bi zavarovali sredstva, ki dejansko ne obstajajo? Morda na prvi pogled brezpredmetno vprašanje, a po raziskavi Wasp vsebujejo knjige osnovnih sredstev 12 -25 % sredstev, ki dejansko ne obstajajo.

Drug zanimiv primer »skritih sredstev« so sredstva, ki fizično obstajajo, niso pa nikjer zavedena – t. i. zombiji. Tudi ta sredstva terjajo dodaten čas obdelave, saj morajo pristojni ugotoviti, s kakšnim namenom je bilo sredstvo pridobljeno in kam sodi.

Sredstva, ki so ob napačnem vodenju v glavni knjigi pogosto največje breme za podjetje, so pisarniška oprema, stroji, vozila in nepremičnine.

popis osnovnih sredstev

Sodoben popis osnovnih sredstev

Osnovna sredstva, ki jih opremimo s črtnimi kodami ali RFID značkami ter jih popisujemo z ustreznimi čitalci, so elektronsko vodena in se ob zaključku inventure prenesejo v računovodski program. Če med izvajanjem popisa ugotovimo, da določena črtna koda oz. šifra s seznama nima fizičnega lastnika ali če najdemo fizično osnovno sredstvo s črtno kodo, pa te kode ni na seznamu, se bo informacija prenesla v računovodski program, kjer bo skrbnik osnovnih sredstev to sredstvo razknjižil ali ga vnesel v program. S takšnim načinom dela tako prihranimo veliko časa in denarja.

Črtna koda ali RFID značka?

To vprašanje nam pogosto zastavite, toda nanj še vedno nimamo enoznačnega odgovora. Vsak sistem označevanja ima svoje prednosti in slabosti, zato je treba izbrati tistega, ki najbolje ustreza vašemu delovnemu okolju.

Prednost črtne kode je zagotovo to, da jo lahko nalepite na katero koli površino in bo tam tudi ostala. RFID značk na primer ne morete nalepiti na zaobljene oz. neravne površine, na kovinski površini ali na zunanji površini sredstev, ki vsebujejo tekočine, pa bodo slabše berljive, saj pride do motenj v signalu. Črtne kode prav tako niso občutljive na okoljske dejavnike, medtem ko na RFID značke vplivajo vročina, izpostavljenost sončnim žarkom, kemikalije in praske.

Po drugi strani imajo tudi RFID značke svoje prednosti, predvsem kar zadeva hitrost popisovanja. Z RFID čitalcem lahko popišete več sredstev hkrati, poleg tega pa ni treba, da ima RFID čitalec značko v vidnem polju, pa jo vseeno zazna. S čitalcem črtne kode se morate sredstvu popolnoma približati, da ga lahko popišete, RFID oznake pa lahko čitalec prebere z večje razdalje.

Komunikacija z RFID značkami lahko poteka obojestransko. Po eni strani z RFID čitalcem pridobimo podatke z značke, po drugi strani pa tudi značka sporoča podatke o prisotnosti osnovnega sredstva in njegovi lokaciji. Če želimo tovrstno komunikacijo, mora biti RFID značka elektronsko povezana z napredno glavno knjigo, ki podpira tehnologijo RFID.

SHARE
Timon's career at Spica started in the marketing department. It wasn't long before he transitioned to sales where he represents equipment for labeling and printing while also managing the company's web shop. Timon spends his free time teaching computer science to the elderly marking him as one of the most helpful and patient people at Spica.