3 področja za optimizacijo delovanja prodajne ekipe potnikov

IT podpora terenskim prodajnim procesom lahko občutno izboljša delovanje prodajne ekipe

Dobavitelji artiklov široke potrošnje, posebej hrane in izdelkov za dom, morajo obvladovati prodajne police na glavnih prodajnih mestih. Če njihovih izdelkov ni na policah, jih nihče ne more kupiti in so vsi vložki v razvoj in marketing izničeni.
Opomba avtorja: Tokrat bi vam bil resnično hvaležen, če bi kdo kaj komentiral moj tekst. Kako delate vi? Kako optimizirate delo potnikov na terenu? Čisto spodaj imate gumb “Add a comment”. Komentarje lahko vnašate tudi anonimno!

Vsak vodja prodaje si želi čim bolje izrabiti prodajno ekipo, ki obiskuje prodajna mesta. Obiskovati morajo tiste lokacije, ki imajo velik potencial in tam izvajati pravilne aktivnosti. Glede na to, da so navadno njihove naloge za vsako prodajno mesto različne in da se situacija vsak dan spreminja, potrebujejo za učinkovito delo tudi natančen spisek nalog za posamezno prodajno mesto in za vsak konkreten obisk. Brez informacijske podpore bo potnik težko deloval optimalno.
V okviru naših Frontman SFA projektov se pogosto lotevamo naslednjih treh točk:
  1. optimizacija obiskov prodajnih mest oz. planiranje obiskov za vsak dan za vsakega potnika
  2. natančen spisek nalog za vsak posamezen obisk
  3. poročila o dejanskih izvedbi zadanih nalog

Kako se lotiti posamezne od teh točk?

1. Optimizacija obiskov prodajnih mest – dnevni plan obiskov

Najprej poglejmo, kakšna je tipična situacija: Imamo A, B in C kupce. A kupce obiskujemo 1x tedensko, B kupce 1x na dva tedna, C kupce 1x mesečno ali še bolj poredko. Vsak potnik ima svojo regijo, kjer so vsi tipi kupcev. Kupci so na različnih lokacijah, med katerimi se je potrebno voziti. Poleg rednih obiskov je včasih potrebno delati še dodatne izredne obiske.
Vodja prodaje se stalno sprašuje: Kako naj splaniram obiske za vsakega potnika za vsak dan posebej, da bo potnikov čas dobro izkoriščen?
Odgovor na to vprašanje ni enostaven. Če bi želeli izdelati računalniški program, ki bi za vsak dan izdelal plan obiskov, bi potrebovali ogromno vhodnih podatkov. Glede tipa prodajnih mest in njihove lokacije še ni takega problema. To se navadno vnese le enkrat in se potem ne spreminja. Problem nastane glede podatkov o cestnem omrežju, posebej pri prodajnih mestih, ki so v centrih mest in kjer se potnik med njimi premika brez avtomobila. Še večji problem pa nastane pri ad-hoc aktivnostih, kjer je nek izredni obisk zaradi kake akcije potrebno opraviti v točno določenem obdobju. Zaradi izrednega obiska bi se moral potem tudi naslednji redni obisk prilagoditi dodatnemu vrinjenemu obisku. Da ne govorimo o problemu bolniških in dopustov!
Jaz osebno še nisem naletel na podjetje, ki bi imela planiranje obiskov narejeno popolnoma avtomatsko. Navadno podjetja zaupajo, da bodo potniki že nekako sami naredili optimalen plan obiskov za vsak dan. Jih pa seveda nekajkrat letno preverijo in pogledajo poročila o obiskih, če so bili vsi A kupci res obiskovani vsaj 1x tedensko itd. Taka poročila seveda lahko pripravimo mi iz našega Frontmana.
Primer Frontman poročila s spiskom preveč in premalo obiskanimi prodajnimi mesti:

2. Naloge potnika za vsak posamezen obisk

Ravno tako, kot je potrebno dobro planirati obiske, je potnikom potrebno jasno povedati, kaj morajo narediti na posameznem obisku. Njegove naloge so namreč odvisne od drugih aktivnosti podjetja. Če imamo na primer ravno neko kampanjo, morajo potniki preverjati, če se kampanja na prodajnih mestih pravilno izvaja. Če trgovec spremeni planograme, morajo potniki preveriti če so nove postavitve povsod izvedene. Pri planogramih je še dodaten problem, da ima vsako prodajno mesto navadno drugačen planogram. Potniki bi morali s sabo nositi podatke o planogramihi za vsako prodajno mesto. To seveda Špica lahko reši z uvedbo Frontman SFA sistema.
Ko potnik na svoji tablici odpre neko prodajno mesto in začne obisk, vidi točen spisek aktivnosti, ki jih mora izvesti. Obiska niti ne more končati, dokler ne odkljuka vsaj obveznih nalog.
Primer ekrana tablice tekom obiska, kjer so v srednjem delu prikazane naloge za ta konkreten obisk za ta dan:
Potrebno pa se je zavedati, da mora nekdo v centrali v Frontman redno vnašati vse naloge za potnike. Seveda to ni potrebno delati za vsak obisk posebej! Vnese se na primer aktivnost »Preveri akcijo XY« in se jo poveže na celotno skupino prodajnih mest. Ta naloga se bo potnikom avtomatsko pojavila na spisku nalog pri vsakem prodajnem mestu iz te skupine.

3. Poročila o dejanskih izvedbi zadanih nalog

Jasno je tudi, da samo planiranje obiskov in aktivnosti ni dovolj, če nihče kasneje ne preverja uresničevanja teh planov. Seveda tukaj ne mislimo, da bi nekdo moral preveriti izvedbo vsakega posameznega obiska ali aktivnosti. V okviru Frontman projektov navadno naredimo samo taka poročila, ki pokažejo odstopanja od načrtov oziroma samo neizvršene obiske ali aktivnosti.
Tudi potnikom je potrebno redno kazati, kako dobro uresničujejo svoje naloge. V okviru Frontmana potnik na svoji tablici na glavnem ekranu redno vidi, kako uresničuje načrte. Potnikovi cilji so navadno kombinacija več elementov: število obiskov, število izvedenih nalog, vrednost pobranih naročil itd.
Primer ekrana potnika s cilji in njihovim doseganjem:
Andrej Planina, avgust 2013
SHARE
Being part of the Spica management team for more than 15 years, Andrej Planina is considered a leading regional expert in the field of business mobile solutions and technologies for automatic identification. He obtained extensive knowledge working as a project manager for major organizations in the region. Well aware of the business aspects in information processes, Andrej is the author of some of Spica’s successful products. An award-winner for the best innovation for the "Intelligent safety control system“, he is regularly invited to share his knowledge as the lecturer at the University of Ljubljana (Faculty of Engineering and Computer Science, Faculty of Economics). When not working for Špica, he is a passionate wine taster and blogger. Find out more at https://vinovino.si/