Zaposleni si (s)posojajo kartice

Danes sem se pogovarjal z direktorjem večjega storitvenega podjetja v Sloveniji, ki se je zanimal za uvedbo biometrijskih ukrepov za evidentiranje delovnega časa. Razlog za to so (utemeljeni) sumi, da prihaja do zlorab pri evidentiranju delovnega časa, pri katerem si zaposleni med seboj posojajo kartice oz. drug drugega “štempljajo” (temu pojavu v žargonu pravimo buddy-punching)  Pogovor z njim me je spodbudil, da zapišem nekaj nasvetov, kako postopati v teh primerih.
Biometrijski ukrepi so zagotovo najbolj priročen in zanesljiv način preprečevanja posojanja kartic. Prst, obraz ali šarenico si je bistveno težje sposoditi. Na žalost pa nam v Sloveniji zakonodaja o varovanju osebnih podatkov (ZVOP-1) in z njo povezana pravna praksa preprečuje uporabo biometrijskih ukrepov za namen pristnejše in enostavnejše evidence o delovnem času. Lahko sicer poskusite z vlogo na Urad informacijskega pooblaščenca, a je možnost uspeha praktično nič.
Kakšne so torej alternative?
Opišem vam 3 prijeme, s katerimi lahko zajezite pojav (s)posojanja kartic v vaši organizaciji:
MOBILNI TELEFON NAJ ZAMENJA KARTICO
Sodobni pametni telefoni imajo vgrajen NFC vmesnik, s katerim lahko v nekaterih sistemih za registracijo delovnega časa zamenjate klasično kartico. Kakšna je tukaj prednost? Osebno zelo nerad posojam svoj mobilni telefon; zapade v kategorijo stvari, ki se jih ne posoja (žena, kitara, orodje…).
VGRADITE VRTLJIVA VRATA ALI TRIROGO ZAPORO
To je precej industrijska opcija, kjer imamo povezavo registracije delovnega časa s sistemom kontrole pristopa in fizično zaporo. Podobne zapore srečate tudi na stadionih (vrtljiva vrata) ali smučiščih (trirog). Bistvo fizične zapore je, da omogoča vstop oz. izstop le eni osebi naenkrat z uporabo registracijske kartice. Izstop in vstop iz varovanega območja brez registracijske kartice ni mogoč, zato je nima smisla posojati.
UPORABITE PAMETNI VIDEO NADZOR
Če vam okoliščine onemogočajo vgradnjo vrtljivih vrat, lahko podoben učinek dosežete z video nadzorom, ki je integriran z registracijo delovnega časa. Točko registracije nadzorujete z IP video kamero, programska oprema pa poskrbi, da je vsak evidentirani dogodek delavca pospremljen z video posnetkom. Psihološki učinek bo bistven, v primeru suma zlorabe, pa boste hitro identificirali kršitev in izdali ustrezne ukrepe.
Seveda pa lahko postavitve tudi vratarja, ki izvaja nadzor, vendar so v trenutnih tržnih razmerah slabo plačani varnostniki verjetno najlažje premostljiva ovira.
Nadzor nad zaposlenimi (danes) ni najbolj popularna tema. V Špici verjamemo, da nadzor nad zaposlenimi mora biti uravnotežen z nadzorom nad delodajalci. Namreč, dobra evidenca delovnega časa ni zgolj sredstvo nadzora delavcev, temveč omogoča tudi boljše varovanje pravic delavcev, kot je pravica do odmora, počitka, ustrezne razporeditve dela in plačila odrejenega nadurnega dela. Zato si moramo prizadevati, da je zlorab sistema za vodenje evidence o delovnem času čim manj.
Za več informacij lahko:
  • preberete brošuro o modulu Visual Space Manager, ki sistemu za registracijo delovnega časa in kontrole prostopa Time&Space dodaja vizualizacijo dogodkov v realnem času ter integracijo z video-nadzorom Milestone.
  • preveritev več o storitvi All Hoursza registracijo delovnega časa, ki je omogoča uporabo NFC telefonov
  • preberite več o Špica Mobile Time, mobilni registraciji delovnega časa, ki podpira uporabo NFC tehnologije.