Trije temelji učinkovitega upravljanja z delovno silo v hotelirstvu in trgovini

Ste vedeli, da le petina sodelujočih v raziskavi svetovne organizacije HR.com svoje planiranje urnikov ocenjuje kot stroškovno in časovno učinkovito? In le četrtina jih meni, da imajo ustrezno opremo in znanje za sledenje zakonskim spremembam na področju delovnega časa. To vodi do dodatnih stroškov, procesi so počasni, pogosto se pojavljajo napake in posledično tudi kazni. Zato je planiranje delovnega časa in denarnih sredstev v hotelirstvu in trgovini glavni izziv.

Poleg tega raziskave kažejo, da se delodajalci v teh dveh panogah soočajo z omejenim naborom delovne sile. Malo je kvalitetne delovne sile, pereča pa je tudi problematika plačil. Manevriranje med kadrovsko podhranjenostjo, stroški dela in zakonskimi omejitvami glede delovnega časa predstavlja pogosto pravi poligon iznajdljivosti.

Delovna sila je največji strošek

GRAF delovna sila strošek

Po podatkih raziskave, ki jo je opravilo podjetje CBRE, so v letu 2018 stroški dela predstavljali kar 42,8 % vseh stroškov v panogi. Po eni strani se je urna postavka za denarna nadomestila povišala, po drugi strani beležijo manj opravljenih ur. Izziv kadrovskih managerjev in planerjev delovnega časa je ujeti ravnovesje med slabo plačanimi in bolje plačanimi delavci ter spodbuditi produktivnost. Pri tem je treba upoštevati že omenjeno dejstvo, da je plača glavni dejavnik pri zaposlovanju oz. motiv za dolgoročno zaposlitev.

Kako zmanjšati stroške dela in zadržati delovno silo?

Res je, da je višina plače pomembna. A veliko štejejo tudi prilagodljiv delovni čas, dobro razmerje med delovnim in prostim časom ter izobraževanje in napredovanje zaposlenih. Če zaposlenim omogočimo prilagodljiv delovni čas, vsi pridobimo. Delavec bo zadovoljen, saj bo lahko delovni čas prilagodil svojim zasebnim obveznostim. Delodajalec pa bo izplačal manj nadur delavcem, ki bi sicer nadomeščali manjkajočega delavca.

Učinkovito sredstvo za motivacijo zaposlenih je tudi izobraževanje. Z vlaganjem v razvoj kadrov pridobimo njihovo zaupanje in jim damo občutek vrednosti. Tako se bodo zaposleni počutili bolj povezane s podjetjem. Pomembno je, da se zaposleni na vseh položajih stalno izobražujejo. Ne le na strokovnem področju, temveč tudi na področju novih tehnologij, ki ji želi vodstvo vpeljati v podjetju. Z usmerjenim izobraževanjem gradimo kulturo podjetja in utrjujemo njegov ugled. Izobraženi zaposleni bodo lažje razumeli, zakaj v organizaciji podjetja prihaja do sprememb in uvedbe novih tehnologij.

Trije temelji pametnega planiranja delovnega časa

Osnova za učinkovito planiranje in s tem prihranek in pri stroških dela je namenska programska oprema. Podjetja, ki nimajo vzpostavljenega spremljanja podatkov v realnem času, so konkurenčno v slabšem položaju. Tista, ki so tehnološko nadpovprečna, običajno lažje obdržijo zaposlene, so bolje pripravljena na revizije in imajo dovolj časa za ohranjanje skladnosti. Pomembno je, da imajo odgovorni v vsakem trenutku možnost vpogleda v aktualne podatke, saj to vpliva na sprejemanje pomembnih poslovnih odločitev.

Pri vzpostavljanju tehnološko podprtega upravljanja z delovnim časom upoštevajte naslednje elemente, na katerih temelji Špicina rešitev Dynamic Scheduling:

1. Pomoč pri upravljanju urnikov

Z vnosom vseh zaposlenih v sistem in določitvijo njihovih karakteristik lahko enostavno upravljate urnike v različnih izmenah in na različnih lokacijah. Ob morebitnih spremembah nove podatke vnesete v program in urnik ustrezno spremenite glede na zasedenost ostalih zaposlenih. Tako boste lahko enakomerno planirali delo v celotnem podjetju.

2. Sledenje zakonskim omejitvam in določilom

Pred začetkom izdelave urnikov v program vnesete zakonske omejitve, določila in morebitne spremembe. Ob planiranju vas bo program opozoril, če boste pripravili urnik, ki ni v skladu z zakonom. Tako boste lahko vedno prepričani, da so vaši urniki skladni z zakonodajo in skrb zaradi morebitnih kazni bo odveč.

3. Dostop do aktualnih podatkov, pregledov, filtrov in analiz

Program za izdelavo urnikov Dynamic scheduling DEMO vam omogoča vpogled v podatke v realnem času. Pripravite lahko različne preglede in izvoze za zaposlene, analizo preteklih obdobij ter po potrebi filtrirate podatke. Velika prednost programa je tudi vnašanje masovnih dogodkov, kot so kolektivni dopusti, saj s tem prihranite ogromno časa.

Planiranje delovnega časa Špica

SHARE
Jan Makoter je v Špici zaposlen kot vodja prodajnih projektov. Diplomiranega ekonomista odlikujejo številne izkušnje na področju implementacije informacijskih tehnologij v podjetjih, zaradi česar je pri strankah še posebej priljubljen kot svetovalec za oceno rentabilnosti in primernost investicij IT opreme. Za vsa vprašanja vam je na voljo na: jan.makoter@spica.com