Načini registracije delovnega časa

Katere so možnosti zajema podatkov o prihodih, odhodih na delo, malico, službeno pot in kako te možnosti sledijo spremembam načina dela (pisarniškega, terenskega ter časovno fleksibilnega) bom osvetlila v tokratnem pisanju.

Da je evidenca delovnega časa neobhodno orodje, če želi podjetje imeti pod nadzorom količino in stroške dela, ve danes vsako napredno podjetje. Pri svojem delu z vodji podjetij, kadrovniki in za IT odgovornimi osebami, pogosto naletim na vprašanje kako implementirati učinkovito in enostavno evidenco tako za uporabnike, kot administratorje.

Od politike podjetja in narave dela je odvisno, kateri od načinov registracije se bo v podjetju najbolje obnesel:

Registracija preko terminala

Za podjetja, kjer zaposleni opravljajo delo na vedno istih lokacijah, bo prav gotovo najhitrejši način z uporabo registrirnega terminala. Temu terminalu nekateri rečejo tudi registrirna ura, registrator, ali pa ga poenostavijo v čitalnik, čeprav je to le ena od njegovih sestavnih delov.
Na takem terminalu se zaposleni registrirajo z RFID karticami ali RFID obeski za ključe. Včasih srečam kakšno stranko, ki je zaskrbljena, da bodo zaposleni izgubili kartice, pa se ne bodo mogli prijaviti na delo ali odjaviti z dela.
Izkušnje kažejo, da ljudje na kovinske ključe redko izgubimo, zato je obesek skupaj z njimi na varnem. Podoben odnos imamo do denarja, zato je hramba kartice v denarnici tudi povsem funkcionalna rešitev. Kartice ob registraciji seveda ni potrebno dajati iz denarnice, dovolj je že, če jo zaposleni prisloni k terminalu.

Registracija preko mobilnega telefona

Prenekatero podjetje še vedno zahteva od svojih zaposlenih, da se pred delom na terenu pripeljejo v podjetje in tam opravijo registracijo. Tem časovnim in denarnim stroškom se izognemo z registracijo preko mobilnega telefona. Ta preko mobilnega omrežja sporoči centrali čas in lokacijo registracije. Tako lahko administrator na priročnem zemljevidu v primeru doslej neznane lokacije, preveri, od kje se je zaposleni registriral.

 

Na območjih, ki niso pokrita s signalom, se podatek o času registracije sporoči takoj, ko se mobilni telefon zopet poveže z omrežjem.

 

Registracija preko spleta

Tretji način, ki je v sodobnem času, ko ljudje delamo tudi od doma, v kavarni, na vikendu in ob najrazličnejših urah, še posebej priročen, pa je preko spleta, torej z računalnikom ali tablico. Ker nekatera podjetja vseeno želijo preprečiti zlorabe tovrstnega registriranja, so sodobne aplikacije za beleženje delovnega časa opremljene s sporočanjem IP številke, s katero omejimo registracijo preko računalnika na določeno lokacijo.

Bluetooth in NFC

V bližnji prihodnosti bo registriranje preko mobilnega telefona postalo prevladujoče, zato se razvoj usmerja proti Bluetooth Low Energy tehnologiji, pri kateri se mobilni telefon odzove na signal Bluetooth žolne. Za zdaj pa ostaja v uporabi registracija preko NFC nalepke, kar pa zaradi omejitev glede vrste telefona, ni dovolj priročna.

Ko se zaposleni navadijo beležiti svoj delovni čas, se izkaže, da so zgoraj opisani načini enostavni in hitri, podjetju pa prinesejo transparentne in realne podatke o tem, koliko časa njihovi zaposleni delajo, kar je osnova za izplačilo plač, optimiranje stroškov dela ter dokazilo ob morebitnem obisku delovnega inšpektorja.

SHARE
Marija Jakopin is a presales consultant. Her field of work is about optimizing HRM processes and RFID tracking. She has an Applicative Mathematics Faculty degree, which enables her to understand the needs of the market from the IT point of view. In her free time she likes to explore tunnels.