Kadrovski management iz operative usmerimo v razvoj kadrov

O ključnih poudarkih digitalizacije kadrovanja z Matjažem Zupanom, direktorjem divizije WFM v podjetju Špica International.

Kdaj je podjetje pripravljeno na digitalizacijo kadrovanja?

Ko ima definirane procese in pravila. Vzemimo enostaven primer izmenskega dela: če na začetku ne definiramo, kdaj se izmena začne in kdaj konča, nam aplikacija za dinamično planiranje ne bo prinesla nikakršne dodane vrednosti.

Ali podjetja, sploh start-upe, še zanima »štemplanje«?

Vsa podjetja zanima »štemplanje«, saj je to osnova za merjenje učinkovitosti in obračun plač. Imajo pa start-upi drugačno dinamiko dela kot utečena podjetja. Bolj kot beleženje prihodov na delo jih zanima čas, porabljen na projektih. Sicer se klasična registracija časa seli s stacionarnih terminalov na mobilne telefone in pri tem prehodu najbolj prednjačijo ravno start-upi in podjetja z večjim številom terenskih delavcev. K temu prispevajo tudi nove oblike dela, kot je na primer delo od doma.

Zakaj v podjetju začnejo razmišljati o digitalizaciji kadrovanja?

Ker kadrovska služba ne obvladuje več vsega administrativnega dela. Predstavljate si denimo razliko med papirnatim potrjevanjem odsotnosti in digitaliziranim. Tukaj so časovni prihranki takojšnji, analitika pa neprimerno enostavnejša.

Kaj podjetje ovira, da se za to ne odloči?

Največja ovira je sprejemanje novosti. Pogosto je lažje slediti utečenemu načinu dela, čeprav je manj učinkovit. V podjetjih, kjer ni zadostne podpore vodstva, se lahko zgodi tudi, da zaposleni lobirajo proti uvedbi digitalizacije.

Kako poteka uvedba digitalizacije kadrovanja?

Z naročnikom najprej definiramo, kakšni so vsebinski cilji ter uskladimo tehnične zahteve, predvsem kako umestiti posamezno aplikacijo v obstoječo IT infrastrukturo. Sledi namestitev rešitve in šolanje. Glede na to, da je kadrovski oddelek najbolj na udaru s stališča varovanja osebnih podatkov, poskrbimo da imajo naše rešitve ustrezno revizijsko sled, ki ne beleži le sprememb , temveč tudi vpoglede v podatke, kar je pomembno za zagotavljanje skladnosti s splošno uredbo o varstvu podatkov.

Gre pri tem za velik poseg v IT sistem in kdo vodi proces v podjetju?

Poseg v IT sistem ni velik; na obstoječ strežniški sistem namestimo programsko opremo, ki jo povežemo z obstoječimi programi. Projekt običajno vodi vodja kadrovske službe ali vodja IT, v manjših podjetjih direktor. Kadroviki poznajo vsebino, vodje IT pa tehnične lastnosti opreme, zato je najbolje, če delata v tandemu.

Kakšne so razlike pri uvedbi med velikimi in majhnimi podjetji?

Velikost podjetja ne igra večje vloge, bolj je pomembna kompleksnost internih pravil. Še najbolj se te razlike kažejo pri različnih možnostih priprave časovnih podatkov za izvoz v sistem za obračun osebnih dohodkov. Recimo naša aplikacija omogoča velik nabor nastavitev, s katerimi lahko preko enostavnega uporabniškega vmesnika nastavimo bolj ali manj kompleksna pravila. Se pa večja podjetja še vedno raje odločajo za rešitev Time&Space, ki je nameščena na njihovem strežniku, manjša pa za rešitev v oblaku All Hours.

Kaj bi svetovali direktorjem, ki razmišljajo o digitalizaciji kadrovskih procesov?

Ne čakajte in čim prej digitalizirajte kadrovanje. Tako boste kadrovski službi omogočili, da se bo iz administrativnega oddelka razvila v službo za razvoj kadrov. Načrtovano vlaganje v kadre in korporativni razvoj na tem področju se odraža v boljših poslovnih rezultatih podjetja in organizacijski klimi.

Intervju je bil objavljen v marčevski izdaji revije Manager.

SHARE