Planirate uvoditi WMS? Kojim redom treba ići?

1. Analizirajte svoje poslovanje i poslovne procese, kako bi dobili viziju idealnog rješenja

Svako poduzeće skladište imaju svoje posebnosti i razlike. Prioriteti mogu biti različiti, od potrebe za ubrzavanjem obrade naloga, do točnosti pripreme, praćenje atributa robe, integracija s ERP sustavom, upravljanje povratom…

Zbog takvih posebnosti, teško je naći rješenje one-size-fits-all, koje će pokriti sve potrebe na isti način. Neko rješenje može pokriti većinu vaših potreba, neki samo dio, a neki sve. Naravno, pri izboru moramo biti pozori i na visinu investicije, koja će donijeti pravi ROI.

Zato je potrebno točno definirati sve potrebe (sve što bi htjeli imati, sve što moramo imati, i sve što bi bilo dobro imati u budućnosti), te usporedite listu s mogućnostima WMS rješenja.

2. Odabir pravog partnera mora biti prioritet na vašoj listi

Poduzeća često sama pokušaju odraditi ovaj dio, i tek kasnije odlučuju s kime žele odraditi WMS. Naša iskustva su pokazala da je ovaj dio jedna od važnijih aktivnosti pri uvođenju WMS rješenja, te smo zato u svoju ponudu dodali neobvezujuću WMS analizu. Kasniji odabir partnera smanjuje mogućnost da se na pravi način postave očekivanja i mogućnosti. Naše iskustvo i znanja mogu vam pomoći da na dugi rok ostvarite najbolji rezultat uvođenja rješenja za upravljanje skladištem. Pravi partner će vam pomoći da u ranoj fazi postavite realne zahtjeve, koji su u skladu s vašim potrebama i mogućnostima.

3. Dobro planiranje smanjuje potrebu za dodatnim razvojem funkcionalnosti

Dobar partner nije samo netko tko će dati savjet, dobar partner će vam pomoći da realno sagledate sve svoje posebnosti u poslovanju, te vam savjetovati koje procese treba prilagoditi i koje funkcionalnosti WMSa će donijeti najbolje rezultate, a koje bi bilo dobro imati (nice to have). Ako želite ovaj dio odraditi sami, pripremili smo par pitanja koje će vam pomoći pri odabiru funkcionalnosti (svaka funkcionalnost znači dodatni trošak) koje su vam zaista potrebne:

  • daje li tražena funkcionalnost željeni rezultat (povećanje učinkovitosti, ubrzanje rada, manji broj grešaka), i opravdava trošak?
  • ako WMS rješenje nema traženu funkcionalnost, potreban je dodatni razvoj, može li WMS može raditi i bez nje?
  • je li tražena funkcionalnost točno to što želite, ili su potrebne dodatne dorade i razvoj kroz vrijeme?

4. Postavite detaljan plan implementacije

Cilj ove aktivnosti je definiranje plana, koji uključuje korake potrebne za uspješnu implementaciju rješenja. Plan opisuje sve ključne korake od početka planiranja, do puštanja u rad, održavanja i puštanja u rad:

  • odredite sve ključne sudionike projekta
  • pripremite analizu, točno definirajte i dokumentirajte rješenje
  • identificirajte potrebe i mogućnosti
  • jasno definirajte konfiguraciju sustava
  • koristite kombinaciju auto-manualnih testiranja
  • dobro planirajte go-live
  • ponovno testirajte sve promjene na sistemu
  • pripremite plan treninga
  • pripremite plan za pregled i sistema i analizu potrebe za dodatnim funkcionalnostima

5. Odabir sustava

Iako se čini jednostavnim, odabir sustava koji će imati funkcionalnosti koje odgovaraju vašim poslovnim potrebama i procesima je najkompliciraniji dio projekta. Sustav koji nudi najveći broj opcija i funkcionalnosti, možda nije najbolja opcija ako se te funkcionalnosti ne poklapaju s vašim potrebama. Kompliciran sustav može usporiti projekt, ali i samo korištenje. Dio odabira rješenja je važno iz razloga pronalaska pravog partnera, koji će biti uz vas kroz proces implementacije, ali i kasnije kroz razvoj i održavanje. WMS sustav mora pratiti razvoj vašeg poslovanja, poduzeća i industrije. Ovaj korak mora biti dio vašeg projekta, korak koji moramo obaviti prije samog početka implementacije.

6. Vođenje projekta

Učinkovito vođenje projekta (project management) je veoma važan dio vašeg projekta. Špica ima puno iskustva u planiranju i vođenju projekata na području Supply Chain Managementa i WorkForce Managementa. Svaki WMS projekt sastoji se od velikog broja aktivnosti, u njemu sudjeluje veći broj ljudi iz više različitih kompanija (oprema, ERP, korisnik, konzultanti, WMS implementator…) i potrebno je uskladiti komunikaciju, kako bi svi znali svoje odgovornosti.

Također, od velike važnosti je učinkovito planiranje termina, kako bi sve završili na vrijeme.

Komunikacija između svih sudionika je veoma važna, i dobar plan može uvelike pridonijeti boljoj komunikaciji, a projekat tako može ići po planu.

7. Testiranje sustava

Važan korak u postavljanju WMS sustava je testiranje. Potrebno je provjeriti da su sve tražene funkcionalnosti postavljene, i rade u skladu s dogovorom/analizom.

Testiranje sustava se može odraditi na različite načine, uključujući demo na manjem uzorku, testiranje integracije s drugim sustavima(najčešće s ERP sustavima), testiranje rada na opremi, testiranje rada s korisničkim sustavom. Moderna skladišta i procesi su kompleksni, da bi se pustio u rad sustav koji nije prošao temeljitu provjeru, od svih korisnika. Važno je da partner ima dovoljno iskustva i može prepoznati sve nepravilnosti u radu kroz proces testiranja. To uvelike ubrzava implementaciju i smanjuje troškove.

8. Trening za zaposlenike

WMS sustav je beskoristan, ako ga korisnici ne razumiju ili im je kompliciran za korištenje. Go-live termin je najgori mogući termin koji možemo odabrati za trening. Naša iskustva su pokazala da je potrebno pripremiti robustan i detaljan plan treninga, kako bi pratili i osigurali dovoljno vremena za pripremu svih korisnika. Slabo educirani korisnici mogu usporiti rad, negativno utjecati na performanse drugih korisnika i cijelog projekta. Također, slab trening može dovesti do neuspjeha cijelog projekta, i financijskih gubitaka. Zato dobro pripremite edukaciju, odradite je na vrijeme i sa svim korisnicima.

9. Back up podataka

Problemi se mogu dogoditi, i vjerojatno će se dogoditi za vrijeme. Kako bi osigurali neprekidan rad, potrebno je osigurati dobar sustav pohrane podataka. Bilo da radite on site back up ili u cloudu, u slučaju problema, se ti podaci koriste za brzi povratak u radni modus.

10. Osvrt na projekt implementacije, ocjena uspjeha

Kao i svaki projekt, potrebno ga ja analizirati i pronaći prilike za napredak. Projekt je potrebno analizirati kontinuirano, kako bi na vrijeme mogli donijeti odluku o potrebnim prilagodbama.

Na kraju je potrebno pratiti novi način rada i rezultate, kako bi management mogao lakše donijeti ROI odluku o investiciji.

Listu koristite kao pomoć pri WMS implementaciji, da uštedite vrijeme i novac

Implementacija novog WMS sustava nije mali i jednostavan projekt. Postoji mnogo mogućnosti za grešku, a greške mogu biti jako skupe. Dodatni troškovi, kašnjenja, neučinkovitost mogu negativno utjecati na cjelokupni ROI projekta. Zato je potrebno da postavite projekat koji ćete moći pratiti, a naša lista će vam u tome uvelike pomoći. Lista će vam uštediti vrijeme i novac, smanjti pritisak i glavobolju tijekom projekta, te povećati profitabilnost i učinkovitost samog projekta i kompanije.

Za više informacija o implemetaciji WMS sustava stojimo vam na raspolaganju.

SHARE
Marijo Baburić is SCM program manager at Spica Sustavi. He has more than 20 years of experience in software development, mobile computing, mobile devices and databases. For ensuring long term quality and efficiency, he is the one to advise best portfolio of solutions and equipment.