Neka elektronska evidencija radnog vremena bude jedna od vaših odluka u 2020. godini! :)

Na početku godine često donosimo različite odluke, radimo planove kako na privatnoj tako i na poslovnoj razini, odlučujemo poboljšati (sebe ili organizaciju u kojoj radimo), sve kako bismo na kraju godine mogli reći da smo bolji i da smo postigli više nego prethodne/ih godine/a.

Digitalizacija je vjerojatno najčešće korišten pojam danas. Gotovo da nema područja koje nije zahvaćeno utjecajem novih tehnologija. Tvrtke koje investiraju u poboljšanje svojih poslovnih procesa kroz uvođenje digitalizacije u svoje poslovanje, bit će u znatnoj prednosti.

Interni odjeli tvrtki također su pred izazovima na koji način pojednostaviti svoje procese i kako učiniti poslovanje jednostavnijim, bez nepotrebnog gomilanja papirologije. Na koji način je moguće pojednostaviti procese koji se tiču upravljanja ljudskim potencijalima?

Evidencija radnog vremena preko mobitela

Radna zakonodavstva mnogih država uređuju evidenciju radnog vremena kao zakonsku obvezu. Čak je i Europski sud 14. svibnja 2019. donio presudu prema kojoj je izričito navedeno da poslodavci u državama članicama EU moraju uspostaviti sustav za evidenciju radnog vremena. 

Jedan od načina na koji tvrtke mogu pojednostaviti i unaprijediti svoje poslovanje vezano svakako je i upravljanje evidencijom radnog vremena. Elektronska evidencija radnog vremena omogućuje bolje i preciznije praćenje prisutnosti zaposlenika te praćenje efikasnosti. Postoje različite organizacije s različitim potrebama. Negdje je radno vrijeme klizno, negdje je smjensko, a neki poslovi mogu se obavljati i izvan ureda. Svima je zajedničko to da se moraju držati određenih zakonskih definicija vezanih uz radno vrijeme, ali i unutarnjih pravila koja su postavljena na razini organizacije. Na koji način je moguće pojednostaviti evidenciju radnog vremena?

Uvođenjem sustava za evidenciju radnog vremena postiže se učinkovitije mjerenje prisutnosti zaposlenika. Brojna papirologija odlazi u povijest, a tvrtke mogu iskoristiti sustav za evidenciju radnog vremena kako bi pratile efikasnost svojih zaposlenika te brže i točnije pripremile podatke za obračun plaća. Moderne tehnologije mogu na različite načine pomoći u optimizaciji upravljanja ljudskim potencijalima:

  • moduli za učinkovito planiranje radnog vremena
  • evidencija izostanaka zaposlenika
  • jednostavno slanje i odobravanje zahtjeva vezanih za radno vrijeme (primjerice, godišnji odmor, slobodni dani, prekovremeni i sl.)
  • različiti sumarni i detaljni izvještaji
  • putni nalozi
  • usklađivanje sa zakonom
  • integracija s kontrolom pristupa i videonadzorom

Najveća dobit za organizaciju i odjel ljudskih resursa je vođenje evidencije o zaposlenicima na jednom mjestu, bez suvišne papirologije. Osim toga, vrlo je jednostavno zaprimanje zahtjeva. Niže je jedan takav mogući prikaz u kojem je vidljiv proces zaprimanja zahtjeva od strane zaposlenika.

Proces elektronskog odobrenja zahtjeva vezanih za radno vrijeme

Na prikazani način zaposlenik putem mobitela ili računala podnosi zahtjeve. Zahtjevi mogu biti različite prirode (godišnji odmor, slobodni dani, prekovremeni i sl.). Ovlaštena osoba za odobrenje ovih zahtjeva dobiva na e-mail zahtjev od strane zaposlenika i može odobriti ili odbiti zahtjev. Zaposlenik povratnu informaciju dobiva na svoj e-mail i u sustavu je za svakog zaposlenika automatski označen taj dan kao izostanak (bolovanje i sl.).

Ali to još nije sve! 🙂 Moguće je registrirati radno vrijeme s bilo kojeg mjesta na kojem postoji pristup internetu. Svjedoci smo da su danas virtualni uredi sve više prisutni, a poslodavci često omogućuju rad “od doma” i to se često ističe kao neka od pogodnosti koje organizacije nude svojim zaposlenicima. Važno je da se rad kvalitetno i brzo obavi, a ne gdje je zaposlenik fizički prisutan, zar ne? U tu svrhu moguće je iskoristiti projektni pregled radnog vremena gdje se prati aktivnost korisnika po projektu, odnosno moguće je analizirati koliko je vremena utrošeno u obavljanje određenog dijela zadatka ili projekta.

Nitko i ništa nije savršen pa tako ne postoje ni savršeni sustavi. Uvijek je potrebno voditi računa o tome da u svakom trenutku može nešto “poći po zlu”. U tom slučaju, potrebno je osigurati kvalitetnu podršku kako bi se sustav vratio vrlo brzo u punu funkcionalnost.

Sve navedeno samo je dio onog što bi suvremeni sustavi za evidenciju radnog vremena i upravljanje ljudskim potencijalima trebali imati. Naravno, iznimno je važno da se pritom pazi na zakonsku usklađenost kako bi se izbjeglo kršenje domaćeg i međunarodnog zakonodavstva koje se odnosi na radno pravo.

Nadamo se da smo barem malo pomogli oko savjeta na koji način možete poboljšati svoje procese. Ako imate bilo kakvih dodatnih pitanja, slobodno nam se javite zato što imamo već više od 30 godina iskustva u uvođenju sustava za evidenciju radnog vremena. 🙂