Kako savladati izazove kod pripreme plaća?

Ako govorimo općenito, iznos administrativnih poslova za pripremu plaća proporcionalan je veličini tvrtke. Ta činjenica može zavaravajuće djelovati na percepciju vremena koje na pripremu plaća troše manje firme. Za ilustraciju uzmimo primjer neoptimalnog procesa pripreme plaća za firmu do 10 zaposlenika, gdje se prisutnost (dolasci i odlasci) evidentiraju u dnevniku prisutnosti, a za javljanje odsutnosti se koristi e-mail.

Administrator iz papirne evidencije mora pretipkati barem 4 podataka o svakom zaposleniku: dolazak na posao, odlazak na ručak, dolazak s ručka i odlazak s posla. To je za 10 zaposlenika 40 podataka. Na mjesečnoj se razini (u prosjeku 23 radnih dana) u idealnom scenariju – ako se nitko ne razboli, ne ode na odmor ili poslovno putovanje – prikupi 920 podataka. U stvarnom svijetu administrator troši još više vremena jer podatke o odsutnostima iz e-maila unosi u centralnu evidenciju. Krajem mjeseca, pri obračunu podataka za plaće, te se informacije moraju unijeti u posebnu tablicu te se iza toga šalju u računovodstvo.

Uzmimo primjer firme gdje je prosjek 10 izostanaka mjesečno. U tom slučaju potrebno je unijeti 800 podataka o odsutnostima. Ako administrator za obradu svakog podatka o odsutnostima provede 5 minuta, a za podatke o prisutnostima potroši minutu po podatku to su dva radna dana.

blopic

Moderne evidencije radnog vremena dobile su dugotrajnu bitku s ručnom obradom podataka. Sad se dolasci, odlasci i izostanci bilježe elektronski, a podaci se automatski prenose u bazu iz koje se na kraju mjeseca (ili u bilo kojem trenutku) podaci izvoze u excel tablicu.

Tako se priprema plaće svede samo na provjeravanje jesu li svi podaci točni i prikupljeni. Sve dok se zaposlenici ne naviknu na evidenciju radnog vremena, takve provjere naravno donose i nešto dodatnog posla, no s vremenom i taj se posao smanji. To na kraju krajeva znači da je za pripremu plaća potrebno samo nekoliko klikova.

Evidencija može naravno donijeti i druge prednosti kao što su:

  • manje brige oko zaštite osobnih podataka i uvida u dolaske i odlaske zaposlenika koji bi trebali biti dostupni samo određenim osobama
  • dokazivanje rada u skladu sa zakonom u slučaju posjete radnog inspektora
  • pregled trenutnog prisutstva zaposlenika, neovisno o lokaciji i vremenu, s mobilnog telefona
  • kontrola i prisutnost podataka o korištenju radnog vremena.

Ako ste zainteresirani kako se podaci za pripremu plaća izvoze iz elektronske evidencije radnog vremena svakako nam se javite.

SHARE
Marija Jakopin is a presales consultant. Her field of work is about optimizing HRM processes and RFID tracking. She has an Applicative Mathematics Faculty degree, which enables her to understand the needs of the market from the IT point of view. In her free time she likes to explore tunnels.