Kako prijeći u novo doba upravljanja osnovnim sredstvima

Osnovna sredstva, odnosno sredstva koja se kupuje za dugoročnu upotrebu u proizvodnji prihoda, kreću se od zemljišta i zgrade pa sve do vozila i računala. Oni koji su zaduženi za upravljanje osnovnim sredstvima znaju da se izazov upravljanja sredstvima eksponencijalno povećava zajedno s rastom vašeg poduzeća, a taj će posao u budućnosti biti samo složeniji s obzirom digitalizaciju. Ručno upravljanje sredstvima više nije opcija jer ljudska pogreška često dovodi do propusta u izvještajima koji bi mogli utjecati na vaše poslovanje, bilo da se radi o gubitku porezne ušteđevine ili sredstvima koja su potpuno nestala u trenutku potrebe.

Kako bi sredstva ostala održiva u modernom dobu potrebno je koristiti kombinaciju tehnološkog napretka i boljeg razumijevanja računovodstvenih tehnika. Za jednostavnije održavanje poslovanja sastavili smo popis koji je najbolje slijediti pri upravljanju osnovnim sredstvima:

  1. Barkodirajte svoja sredstva i označite lokacije

Osnovna sredstva obično uključuju fizički inventar koji dijeli više osoba. Iako su bar kodovi primarno tehnologija koja se koristi u kontaktu s korisnicima, mogu se koristiti interno na osnovnim sredstvima. To je često najveći trošak vašeg poslovanja, jer je potrebno osigurati da se uvijek obrađuju. Čak i marljivo knjigovodstvo ponekad griješi i time stvara probleme pri gubitku osnovnih sredstava. Koristite barkodove i oznake lokacija vlastitog dizajna (ne trebate se pridržavati GS1 smjernica ako se interno upotrebljavaju) kako biste pratili svoja osnovna sredstava u realnom vremenu i ažurirali tijek rada za održavanje trenutnih lokacija i statusa sredstava.

  1. Uvijek znajte kod kojeg su zaposlenika osnovna sredstva

Osnovna sredstva mogu imati inicijalne visoke troškove. To znači da želite da zaposlenici imaju sredstva barem godinu dana ili duže. Ako zaposlenici jednostavno uzmu osnovna sredstva bez uspostavljanja nekog centraliziranog sustava, ta se sredstva mogu izgubiti ili oštetiti bez prosljeđivanja osobi koja ju treba u konačnici koristiti. Kreiranjem upozorenja za provjeru osnovnih sredstva i održavanje izbjegavaju se pitanja o tome tko je posljednji imao sredstvo, u kakvom je ono stanju i gdje se može pronaći.

  1. Provodite redovite revizije

Redovite revizije trebale bi se provoditi kvartalno. Ovo je dobar način da zadržite svoje poslovanje u skladu s propisima i da osigurate da su sva financijska izvješća točna i ispravna. Mnogo je toga što je kritično kada je riječ o osnovnim sredstvima, a to su:

  • Točnost bilance računa
  • Valjanost transakcije računa
  • Test procjene vrijednosti sredstava
  • Test za pojašnjenje sredstava
  1. Eliminirajte neupotrebljiva sredstva

Postoji jedan problem koji bi vas mogao dosta koštati tijekom revizije, a to je prisutnost neupotrebljivih ili “fantomskih” sredstava. Fantomska sredstva su osnovna sredstva koja su trenutno neupotrebljiva, kao što su primjerice potrgana računala ili zastarjeli softver, ali ostaju vidljivi na računu vašeg poduzeća. Ponekad poduzeća nisu svjesna svojih fantomskih sredstava i ponekad ne shvaćaju koliko je skupo držati takva sredstva evidentirana u sustavu.

  1. Trajanje jamstva i odgovornosti

Sredstva će izgubiti vrijednost tijekom vremena s obzirom da se koriste i zahtijevaju održavanje i popravak. Jamstva mogu smanjiti troškove vezane uz njihovo održavanje, zbog čega je važno pratiti jamstava i uzeti u obzir troškove istoga, razdoblje obuhvata jamstva te koja sredstva ono pokriva.

Kreiranjem i praćenjem ovih praksi upravljanja, često uz pomoć kvalitetnog softvera za upravljanje imovinom koji se bez problema integrira u vaš tijek rada, optimizirat ćete vaše poslovanje. Ako vaša tvrtka raste, vaša osnovna sredstva će također rasti, ali ćete do tada imati alate i znanje kako učinkovito i ekonomično upravljati osnovnim sredstvima.

Za više informacija o tome kako učinkovito upravljati osnovnim sredstvima kontaktirajte nas.

SHARE
Nikola Dujmešić is a presales consultant. His field of expertise is supply chain management. He has a Logistics Faculty degree which enables him to understand the market from the customer point of view.