Priprema za inventuru u tri koraka

Svaki kraj fiskalne godine sa sobom donosi i – inventuru. Ako vas taj proces ne oduševljava vjerujte niste sami u tome. Priprema za inventuru može biti stresno razdoblje (koje oduzima puno vremena). Može, ali ne mora!

Kada je riječ o osnovnim sredstvima, postoji niz načina na koji se možemo pripremiti za njihov popis. Znamo da ste zaposleni, pa ćemo pokušati biti kratki.

  1. Planirajte unaprijed!

Zamislite ovo: inventura je pred vratima, a vi upravo završavate izvještaje o svojim računovodstvenim knjigama (jedan od niza izvještaja koji će vam biti potreban za inventuru). U tom slučaju ste toliko pripremljeni da kada dođe vrijeme inventure, da ju čekate s osmjehom na licu. Da, moguće je! Umjesto da na inventuru gledate kao izolirani događaj, tretirajte ju kao cjelogodišnji proces. Pratite svoja osnovna sredstva kroz cijelu godinu!

Napravite proaktivan plan za pripremu inventure. Odvajanjem vremena za, primjerice, pripremu dokumentacije smanjit će stres koji doživljavate na kraju svake godine – kada dođe vrijeme inventure.

Ta bi dokumentacija mogla biti nabava ili rashodovanje osnovnih sredstva u stvarnom vremenu. Ne samo da ćete si smanjiti vrijeme pri provođenju inventure, već ćete smanjiti broj nepostojećih sredstava.

Napomena: Obavezno dokumentirajte prijenos i održavanje osnovnih sredstava. Potvrđivanje da su osnovna sredstva dirana može pomoći vašoj organizaciji da se više osjeća sigurnijom pri provođenju inventure. To je temelj za provođenje inventure na zahtjev.

Što nas dovodi do sljedećeg koraka..

2. Provedite inventuru – nasumično

Znamo o čemu razmišljate – tko ima vremena za to.. Ali ako započnete na vrijeme, imat ćete vremena za provođenje inventure nasumično. U nasumičnim inventurama uključuje se slučajan uzorak malog broja osnovnih sredstava. Taj je uzorak reprezentativan što znači da se može uzeti kao vjerodostojan za sva vaša osnovna sredstva.

Na primjer, recimo da provodite nasumičan popis osnovnih sredstva i nakon toga nađete 85% sredstava u uzorku. Možete zaključiti da ako provodite cijeli popis, vjerojatno ćete pronaći 85% sredstava. Da bi to bilo točno, ne zaboravite da uzorak mora biti statistički valjan i slučajan.

Nakon što ste završili inventuru, razmislite o tome da odvojite vrijeme i pregledate trenutna pravila vaše organizacije za popis osnovnih sredstava. Vjerojatno je da je popis osnovnih sredstva otkrio neke praznine u vašem procesu, a sada je izvrsno vrijeme za razjašnjavanje ili prilagodbu vaših procesa onome što vam najbolje odgovara.

Na primjer, možda ćete primijetiti uobičajene stavke koje niste mogli pronaći, kao što je godina nabave ili kategorija osnovnog sredstva. Ako svi imaju zajedničko, imate priliku brzo riješiti problem i/ili provesti neku politiku da se više ne događa.

3. Počistite svoje podatke

Čisti i precizni podaci ključni su za uspješnu provedbu inventure. Razne su prednosti povezane s automatiziranim softverskim rješenjem za upravljanje osnovnim sredstvima, uključujući uštedu vremena i novca, no možda je i najvrjednija korist – čisti i točni podaci.

S odgovarajućim rješenjem za osnovna sredstva imat ćete sve informacije koje su vam potrebne na dohvat ruke. U suprotnom nema drugoga nego pregledavati excelice i mailove u potrazi za potrebnim informacijama. Uz to sa značajkama kao što su ‘razine prava pristupa’ ili odobrenja, rješenje olakšava život kroz cijelu godinu.

Rješenje za popis osnovnih sredstava olakšava posao vezan za inventuru kroz cijelu godinu i smanjuje mogućnost ljudske greške.

Špicino rješenje za popis osnovnih sredstava može vam olakšati proces inventure – kroz cijelu godinu. Za više informacija svakako nas kontaktirajte.

SHARE
A salesman minus enthusiasm is just another clerk