Imate li vi problema sa fantomskim osnovnim sredstvima?

Osnovna sredstva, odnosno sredstva koja se kupuju za dugoročnu upotrebu u proizvodnji prihoda, kreću se od zemljišta i zgrade pa sve do vozila i računara. Oni koji su zaduženi za upravljanje osnovnim sredstvima znaju da se izazov upravljanja sredstvima eksponencijalno povećava zajedno s rastom preduzeća, a taj će posao u budućnosti biti sve složeniji s obzirom na digitalizaciju. Ručno upravljanje sredstvima više nije opcija jer ljudska greška često dovodi do propusta u izvještajima koji bi mogli utjecati na vaše poslovanje, bilo da se radi o gubitku porezne ušteđevine ili sredstvima koja su potpuno nestala u trenutku potrebe.

Kako bi sredstva ostala održiva u modernom dobu potrebno je koristiti kombinaciju tehnološkog napretka i boljeg razumijevanja računovodstvenih tehnika. Za jednostavnije održavanje poslovanja sastavili smo popis koji je najbolje slijediti pri upravljanju osnovnim sredstvima:

  1. Barkodirajte svoja sredstva i označite lokacije

Osnovna sredstva obično uključuju fizički inventar koji dijeli više osoba. Iako su bar kodovi primarno tehnologija koja se koristi u kontaktu s korisnicima, mogu se koristiti interno na osnovnim sredstvima. To je često najveći trošak vašeg poslovanja, jer je potrebno osigurati da se uvijek obrađuju. Čak i marljivo knjigovodstvo ponekad griješi i time stvara probleme pri gubitku osnovnih sredstava. Koristite barkodove i oznake lokacija vlastitog dizajna (ne trebate se pridržavati GS1 smjernica ako se interno upotrebljavaju) kako biste pratili svoja osnovna sredstava u realnom vremenu i ažurirali tok rada za održavanje trenutnih lokacija i statusa sredstava.

2. Uvijek znajte kod kojeg su zaposlenika osnovna sredstva

Osnovna sredstva mogu imati inicijalne visoke troškove. To znači da želite da zaposlenici imaju sredstva barem godinu dana ili duže. Ako zaposlenici jednostavno uzmu osnovna sredstva bez uspostavljanja nekog centralizovanog sistema, ta se sredstva mogu izgubiti ili oštetiti bez prosljeđivanja osobi koja ih treba u konačnici koristiti. Kreiranjem upozorenja za provjeru osnovnih sredstva i održavanje izbjegavaju se pitanja o tome ko je posljednji imao sredstvo, u kakvom je ono stanju i gdje se može pronaći.

3. Provodite redovne revizije

Redovne revizije trebale bi se provoditi kvartalno. Ovo je dobar način da zadržite svoje poslovanje u skladu s propisima i da osigurate da su svi finansijski izvještaji tačni i ispravni. Mnogo je toga što je od velike važnosti kada je riječ o osnovnim sredstvima, a to je:

  • Tačnost bilansa računa
  • Ispravnost transakcije računa
  • Test procjene vrijednosti sredstava
  • Test za pojašnjenje sredstava…

4. Eliminišite neupotrijebljiva sredstva

Postoji jedan problem koji bi vas mogao dosta koštati tokom revizije, a to je prisutnost neupotrijebljivih ili “fantomskih” sredstava. Fantomska sredstva su osnovna sredstva koja su trenutno neupotrijebljiva, kao što su naprimjer pokvareni računari ili zastarjeli softver, ali ostaju vidljivi na računu vašeg preduzeća. Ponekad preduzeća nisu svjesna svojih fantomskih sredstava i ponekad ne shvataju koliko je skupo držati takva sredstva evidentirana u sistemu.

5. Trajanje garancije i odgovornosti

Sredstva će izgubiti vrijednost tokom vremena obzirom da se koriste i zahtijevaju održavanje i popravak. Garancije mogu smanjiti troškove vezane uz njihovo održavanje, zbog čega je važno pratiti garantne rokove i uzeti u obzir:  troškove održavanja, period važenja garancije, te koja sredstva su njome pokrivena. Garantni listovi trebaju biti brzo dostupni, vezani uz osnovno sredstvo i na sigurnom, a najbolje rješenje za to je elektronska forma.

Kreiranjem i praćenjem ovih praksi upravljanja, a uz pomoć kvalitetnog softvera za upravljanje imovinom koji se bez problema integriše u vaš tok rada, optimizovat ćete vaše poslovanje. Ako vaša firma raste, vaša osnovna sredstva će također rasti, ali ćete do tada imati alate i znanje kako efikasno i ekonomično upravljati osnovnim sredstvima.

Za više informacija o tome kako efikasno upravljati osnovnim sredstvima kontaktirajte nas.

SHARE
A salesman minus enthusiasm is just another clerk