Zaposleni morajo prevzeti odgovornost za svoj delovni čas

Osebno upravljanje z delovnim časom s pomočjo dostopa do podatkov preko mobilnih aplikacij in informacijskih terminalov omogoča zaposlenim, da sami vodijo in spremljajo izrabo delovnega časa.
Selitev odgovornosti na zaposlene občutno zmanjša administracijo kadrovski službi, ki se lahko posveti strateškim nalogam v podjetju. Vendar ali nam zakonski okvir dovoljuje, da se odgovornost in pooblastila za vodenje evidence o izrabi delovnega časa prenese na delavce tako, da vsak sam vodi evidenco in zanjo tudi odgovarja?

Preverili smo zakonodajo in v spodnjem zapisu pripravili pravno mnenje.

1. Ureditev vodenja evidenc o izrabi delovnega časa
Vodenje evidenc na področju dela in socialne varnosti ureja Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06; ZEPDSV), ki med drugim določa, da se vodi tudi evidenca o izrabi delovnega časa (c alineja 6. člena ZEPDSV).
Evidenco o izrabi delovnega časa vodijo delodajalci (1. odstavek 7. člena in 3. alineja 12. člena ZEPDSV).
Delodajalec dnevno vpisuje v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca naslednje podatke:
  • podatke o številu ur,
  • skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa,
  • opravljene ure v času nadurnega dela,
  • neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila,
  • neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov z oznako vrste nadomestila,
  • neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače,
  • število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem, oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa.
 
Evidenca o izrabi delovnega časa se začne za posameznega delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi.
Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o izrabi delovnega časa, se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo je delodajalec dolžan predložiti na zahtevo pristojnega organa.
Ob prenehanju dejavnosti delodajalca prevzame arhiv podatkov o izrabi delovnega časa pravni naslednik. Če pravnega naslednika ni, prevzame arhivsko gradivo Arhiv Republike Slovenije.

2. Posledice slabega vodenja evidenca ali celo njihove opustitve

Posledice slabega vodenja evidenc oziroma celo morebitne opustitve vodenja evidenc so za delodajalce različne, praviloma vse neugodne.

Poleg tega, da opustitev vodenja evidence o izrabi delovnega časa predstavlja prekršek v smislu kazenskih določb matičnega predpisa 23. člen ZEPDSV, posredno lahko pripelje do (ne)namerne kršitve pravic delavca, za katere delodajalec civilno in tudi kazensko odgovarja. Poleg delodajalca pa tudi odgovorne osebe pri delodajalcu.

Do verjetno največje pomanjkljivosti opustitve vodenja evidenc, ki se kaže v popolni nemožnosti kakršnekoli resne analize učinkovitosti izrabe delovnega časa, identificiranja absentizma in drugih problemov, …. se na tem mestu niti ne bomo posebej opredeljevali. Vsakemu resnemu delodajalcu so dobro poznani.

3. Odgovornost in interes
Medtem, ko je interes delodajalca za korektno vodenje evidenc, vsaj skozi določbe kogentnih predpisov še mogoče prepoznati, je interes zaposlenih delavcev, na katere se evidence o izrabi delovnega časa dejansko nanašajo, na prvi pogled mogoče prepoznati samo posredno – ker je delovnopravna zakonodaja po naravi stvari namenjena zaščiti delavca. Pa je to vsaj s strani delavcev naivno gledanje.

Ravno delavci so po naravi stvari najbolj zainteresirani, da se evidence o izrabi njihovega delovnega časa pravilno in vestno vodijo. Deloma zaradi uveljavljanja nekaterih pravic, ki so povezane z delovnim časom, deloma pa tudi zato, ker omogočajo delodajalcu verodostojne analize, te pa nagrajevanje tistih, ki si nagrade zaslužijo. Vse za uspešen skupni beg iz močvirja uravnilovke.
4. Delavec naj vodi sam svojo evidenco o izrabi delovnega časa
Jasne določbe, da evidenco o izrabi delovnega časa vodijo delodajalci, ni mogoče enostavno obiti, vendar za kaj takega tudi ni nobene potrebe.

V večini primerov (če ne že glede na število delodajalcev, pa vsaj glede na število delavcev, ki jih delodajalci zaposlujejo) so delodajalci pravne osebe (javnega ali zasebnega prava), ki po naravi stvari potrebujejo za vstopanje v pravna razmerja fizične osebe. V vsakem primeru bo za vodenje evidence delovnega časa na koncu odgovoren človek – fizična oseba – delavec.

Ne glede na to, da ima vsaka pravna oseba v končni fazi za zakonitega zastopnika fizično osebo oziroma fizične osebe, ni nujno, niti ni logično, da bi vsakokratni zakoniti zastopniki dejansko sami vodili tudi evidence o izrabi delovnega časa. Organizacija dela pri posameznem delodajalcu to nalogo praviloma prepušča konkretnemu delavcu ali več delavcem v kadrovski službi delodajalca.

Vendar ni razloga, da ne bi delodajalec v okviru subordinacije, ki je element delovnega razmerja, vodenje evidence o izrabi delovnega časa ne bi zaupal in naložil vsakemu posameznemu delavcu:

Delavec bi dnevno vpisoval v evidenco o izrabi delovnega časa zase, podatke o številu ur, skupnem številu opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa, opravljene ure v času nadurnega dela,…in seveda vse ostalo, kar sodi v evidenco o izrabi delovnega časa.

Parcialne evidence o izrabi delovnega časa (za vsakega posameznega delavca) skupaj bi tvorile evidenco o izrabi delovnega časa pri delodajalcu. Za pravilnost evidence bi še naprej odgovarjal delodajalec, pri čemer bi bila odgovorna oseba pri delodajalcu za vsako parcialno evidenco o izrabi delovnega časa posameznega delavca ravno ta isti delavec, ki bi tako vsekakor imel interes ter, še pomembneje, tudi odgovornost in pooblastila za korektno vodenje evidenc.

Predpisi ne omejujejo, prenosa odgovornosti in pooblastil na delavce v smislu, da je vsak delavec pooblaščen voditi svojo evidenco o izrabi (svojega) delovnega časa v imenu, na račun, v korist in/ali s sredstvi delodajalca, kar po definiciji ustreza pojmu odgovorne osebe tudi v smislu predpisov, ki urejajo prekrške (1. odstavek 15. člena Zakona o prekrških; ZP-1), tudi prekrške, povezane z vodenjem evidenc na področju dela in socialne varnosti.

Seveda je smotrno ohraniti nad vodenjem (parcialnih) evidenc nadzor, predvsem v smislu sprotnega evidentiranja posegov v evidence oziroma odobritev posameznih posegov, kar seveda ne izključuje odgovornosti vsakega posameznega delavca za pravilnost evidence, ki jo sam vodi. Oseba, oziroma delavec, ki je pri delodajalcu pooblaščen za nadzor nad pravilnim vodenjem parcialnih evidenc, s katerim se lahko prepreči posamezna napaka oziroma prekršek, je samo dodatno odgovorna oseba v smislu predpisov, ki urejajo odgovornost odgovornih oseb (2. odstavek 15. člena; ZP-1).

Poleg vprašanja odgovornosti za morebitne prekrške se na ta način seveda reši tudi vprašanje celostne odgovornosti za pravilno / napačno vodenje evidence. Težko si je predstavljati delovni spor, v katerem delavec uveljavlja zahtevek zaradi napačnega vodenja evidence, za pravilnost vodenja katere je bil sam odgovoren.

5. Kako to izpeljati
Glede na to, da po naši oceni ni zakonskih ovir, da se odgovornost in pooblastila za vodenje evidence o izrabi delovnega časa prenese na delavce tako, da vsak sam vodi svojo evidenco (skupaj pa evidenco delodajalca), je potrebno razmisliti tudi o načinu prenosa odgovornosti in pooblastil. Tako o pravnem kot dejanskem prenosu.

Po naši oceni je pravni prenos najenostavneje izpeljati s spremembo ali sploh s prvo uveljavitvijo splošnega akta delodajalca, ki ureja vodenje evidence o izrabi delovnega časa (pa se s tem zakrpa še kakšna luknja v normativni ureditvi pri delodajalcu).

Dejanski prenos pooblastil in odgovornosti je ob upoštevanju razvoja tehnologije na področju evidence delovnega časa in kontrole dostopa še bistveno enostavnejši.


S sodobnimi rešitvami, kot je SpicaMobileTime na pametnih telefonih in informacijskih terminalih v proizvodnji, zaposleni lahko najavljajo svojo odsotnost, spremljajo delovno obveznost in poskrbijo za točno evidenco delovnega časa ob zaključku meseca.
SHARE
Marija Jakopin is a presales consultant. Her field of work is about optimizing HRM processes and RFID tracking. She has an Applicative Mathematics Faculty degree, which enables her to understand the needs of the market from the IT point of view. In her free time she likes to explore tunnels.