Šta dobijamo evidencijom radnog vremena?

Evidencija radnog vremena često se čini samo kao prijava zaposlenih.  S jedne strane to je istina, ali opisuje samo 10 % onoga što evidencija radnog vremena zapravo i jeste.

Šta pojedinci i sektori unutar preduzeća dobijaju sa evidencijom?

  1. Računovodstvo

Nedavno je jedno veće regionalno preduzeće, koje proizvodi delove za automobilsku industriju uvelo evidenciju radnog vremena.

Pre uvođenja računovodstvo je pripremalo podatke za isplatu plata 14 dana svaki mesec, a sada im za pripremu plata treba samo 4 sata.

Šta evidencija donosi računovodstvu:

  • Dobijanje podataka o prisutnostima zaposlenih ažurno i nezavisno od lokacije (registracija preko terminala, mobilnog telefona ili računara)
  • Automatski uvoz podataka za obračun plata u najviše korišćene računovodstvene sisteme: SAP, Navision…
  • Manje grešaka u prenosu podatka kroz sektore i zbog ručnog rada
  • Automatsko obračunavanje pravila obračuna za plate:
    • Prekovremeni rad
    • Noćni rad
    • Dodaci za posebne uslove rada
    • Pauze za ručak
    • Rad u smenama zajedno s automatskim izborom izmene prilikom registracije
  1. Sekretarijat

Sekretarijat često ima zadatak da zahteve za odsutnost usmere na odgovarajuće osobe, odnosno voditelje sektora. Zatim ih odgovarajuća osoba potpiše i zatim se unesu u programe, intranete ili nešto treće.

Uvođenje moderne evidencije radnog vremena donosi:

  • Prijavljivanje i potvrđivanje odsutnosti (bolovanja, godišnji odmori, službena putovanja) i zaboravljene registracije (zaboravio sam karticu kod kuće). Zaposleni mogu putem računara prijaviti odsutnosti kao što je zaboravljena registracija dolaska. Zatim se to prosleđuje voditeljima putem e-maila, pa se zahtev odobri ili odbije. To ulazi u automatski zapisnik i opet svi učesnici imaju ažuran pregled evidencije radnog vremena.
  • U slučaju da je preduzeće evidenciju vodilo na papiru (zaposleni su se upisivali u knjigu dolazaka i odlazaka, što može biti, gledano sa pravnog aspekta, kršenje zaštite ličnih podataka). Uvođenjem elektronske evidencije, sekretarijat više ne mora prekucavati podatke o dolascima i odlascima u računar.
  1. HR sektor

Dobija:

  • Online ažuran uvid u apsentizam i prisutnost zaposlenih. Time HR sektor može biti bolje pripremljen na polugodišnje razgovore, jer im podaci iz evidencije omogućavaju pripremu koja prikazuje radne navike zaposlenih.
  • Manje administrativnog posla i grešaka s prekucavanjem podataka. Moderna evidencija je u većini slučaja integrisana s većim sistemima koji pokrivaju HR područja kao što su Pantheon, SAP, Agito.
  1. IT sektor

IT sektor je primoran rešavati administrativne poslove s implementacijom dodatnih naredbi zbog konstantnih promena što zakonskih, što unutar preduzeća. Uvođenjem stručnijih rešenja taj deo zadataka IT sektora je smanjen.

  1. Zaposleni

Zaposleni su najčešće ti koji su zbog uvođenja evidencije najviše skeptični. Njihova skeptičnost je opravdana, jer se evidencija vrlo često uvodi zbog kontrole i nadzora. Razgovorom se takvi problemi brzo reše, a zaposleni dobiju:

  • Mogućnost pregleda stanja svojih radnih sati i broja dana godišnjeg odmora nezavisno o lokaciji i vremenu
  • Podupiranje fleksibilnog radnog vremena (registracija preko mobilnog telefona sa geolokacijom)
  • Podnošenje zahteva za odsutnost putem e-maila
  1. Direktor

Iako je on prvi koji je u kontaktu sa nama, u mom blogu je na kraju. Direktor je često osoba koja u jako kratkom vremenskom periodu (na raspolaganju ima 8 radnih sati) mora ustanoviti šta se sa preduzećem događa. Troškovi rada u Srbiji često su najveći trošak preduzeća, pa je i logično da direktora zabrinjava učinkovitost zaposlenih. Polako dolazi vreme gde je motivacija zaposlenih ključ agilnosti.

Treba im biti zanimljivo, izazovno i trebaju s veseljem raditi. Sami, bez pomoći direktora to ne možemo osigurati, ali podaci koje skupljamo iz evidencije radnog vremena mogu biti odlična osnova za polugodišnje ili čak mesečne razgovore sa zaposlenima.

Direktor sa evidencijom dobija:

  • Ažuran, pregledan i brz uvid u prisutnost (na mobilnom telefonu, na računaru, nezavisno o lokaciji i vremenu mogu pregledati trenutnu, dnevnu, nedeljnu, mesečnu prisutnost)
  • Mogućnost brzog reagovanja osnovom podataka u realnom vremenu (ako proizvodnja stoji jer se neko razboleo, to nije uspeo javiti i nije došao na posao)
  • Detaljnom analizom iz evidencije može se izračunati profitabilnost svakog proizvoda ili usluge na temelju čega se može odlučiti o budućim ulaganjima u preduzeću.

Više o modernoj evidenciji radnog vremena možete pročitati na našoj stranici.

SHARE
Marija Jakopin is a presales consultant. Her field of work is about optimizing HRM processes and RFID tracking. She has an Applicative Mathematics Faculty degree, which enables her to understand the needs of the market from the IT point of view. In her free time she likes to explore tunnels.