Najčešća pitanja o popisu osnovnih sredstava

Digitalni popis osnovnih sredstava je brz i praktično se može obaviti bez grešaka. Naši potencijalni kupci i već postojeći klijenti imaju razna pitanja kada se radi o osnovnim sredstvima na koja ćemo u ovom blogu odgovoriti.

Gde mogu videti koliko je sredstava popisano i koliko se dugo čeka na popis?

Na mobilnom računaru (terminalu), pametnom telefonu ili na računaru. Na ekranu možete videti podatke o broju popisanih osnovnih sredstava, lokacijama, predlozima za otpis, premeštenim sredstvima…

Šta da uradim kada naletim na osnovno sredstvo koje nije na popisu moje lokacije?

Možete promeniti lokaciju osnovnog sredstva – na terminalu ili na telefonu.

Šta da uradim kada naiđem na osnovno sredstvo koje nema bar kod (a ne znam da li je etiketa skinuta ili je sredstvo potpuno novo)?

U ovom se slučaju radi o internim pravilima kompanije i iz tog razloga nema jedinstvenog odgovora. Ono što se pokazalo kao dobra praksa je da popisnu komisiju opremimo sa nekoliko novih bar kod nalepnica i ako naiđu na sredstvo bez bar koda, prvo provere da li se sredstvo nalazi na listi sredstava koja bi trebala biti na toj lokaciji. U slučaju da se sredstvo nalazi na trenutnoj lokaciji, na njega se zalepi novi bar kod i na terminalu ažuriramo ovaj podatak odnosno sredstvu dodelimo novi bar kod umesto starog. U slučaju da sredstvo nije na lokaciji, na njega zalepimo novi kod, sredstvo dodamo na popis i napišemo napomenu da mu je dodeljen određeni inventarni broj, nije pronađena nalepnica i da ne postoji na listi za popis. Usklađivanje (i moguće brisanje starih brojeva iz sistema) računovodstvo radi na kraju popisa.

Mogu li otpisati sredstvo?

Kroz sistem možemo predložiti otpis sredstva. Dalji postupak otpisa zavisi od kompanije i njenih pravila i procesa.

Mogu li videti prethodne popise? Možemo li izmeniti podatke kod prethodnih popisa?

Ako želimo možemo sačuvati prethodne popise. Sistem omogućava samo jedan aktivni popis tako da je ostale potrebno zaključati. U njima više nije moguće ispravljati podatke.

Šta vidim na izveštaju?

Izveštaji su prilagodljivi prema potrebama korisnika. Neki od standardnih izveštaja su navedeni u nastavku, mada korisnik sam može kreirati izveštaj shodno potrebama:

  • popisana/nepopisana sredstva;
  • sredstva po tipu osnovnog sredstva;
  • sredstva prema zaduženoj osobi;
  • sredstva koja su predložena za otpis;
  • nova osnovna sredstva;
  • sva osnovna sredstva koja je popisao član popisne komisije.

Da li je moguće da popis radi više ljudi paralelno?

U isto vreme više popisnih komisija može raditi popis.

Možemo li pratiti ko je zadužen za koje sredstvo?

Svako sredstvo obavezno pratimo prema osobi koja je zadužena za to sredstvo. Sredstva možemo pratiti i prema mestu troška, tipu sredstva

Da li je moguće povezati sistem sa postojećim ERP-om?

Svaki ERP sistem je novi izazov, međutim do sada smo uspešno povezali Frontman assets s velikim brojem ERP sistema (Navision, Vasco, SAP, SAOP, Visionline…). U velikom broju slučajeva integracija se radi tako što se unapred pripreme podaci koji se zatim izvoze na ručne terminale odnosno mobilne telefone kojima se zatim radi popis.

Može li bilo ko ko ima pristup sistemu raditi šta god želi?

Ne, svaka osoba ima svoj nivo odobrenja na osnovu čega ima određena prava unutar softvera. Tako imamo različite grupe korisnika: administrator s punim pravima, korisnik koji ima pravo pregleda podataka, grupa koja ima pravo ažuriranja podataka, kao i popisna komisija koja ima najjednostavnije funkcije (poput izvršavanja samog popisa).

Može li više ljudi administrirati popis?

Može, svaki korisnik ima jedinstveno korisničko ime i lozinku kao i nivo prava koji određuje šta sme raditi.

Šta da radimo kada imamo sredstva koja nije moguće popisivati kao što su mobilni telefoni, automobili…?

Takva sredstva najčešće vodimo u „katalogu“ gde se bar kod nalepnice zalepe pored opisa sredstva i čuvaju se na sigurnom, lako dostupno mesto i prilikom popisa ta sredstva se popisuju iz „kataloga“ uz prethodnu proveru stanja svakog sredstva prema statusu zadužene osobe.

Koje su razlike između popisa s ručnim terminalom i mobilnim telefonom?

Ručni terminal je robustan uređaj što mu omogućava da pretrpi udarce, padove na tlo, otporan je na vlagu i sl. Ima ugrađen laserski čitač bar koda koji omogućava brzo čitanje bar koda i nema problema ukoliko su nalepnice delimično oštećene. Mobilni telefon zadovoljava uslove popisa ukoliko govorimo o manjem broju osnovnih sredstava koja treba popisati.

Da li je svaki pametni telefon primeren za popis osnovnih sredstava?

Nije, pametni telefon mora biti opremljen Android operativnim sistemom verzije 4.4 ili novije. Uz mobilni telefon s obzirom da ne poseduje skener se koristi bluetooth mobilni skener za skeniranje barkodova.

Za sva dodatna pitanja svakako nas kontaktirajte i olakšajte sebi proces popisa i praćenja osnovnih sredstava.

SHARE