Kako savladati izazove vezane za izradu obračuna plata?

Ako govorimo uopšteno, količina administrativnih poslova za pripremu obračuna plata je proporcionalna veličini firme. Ova činjenica može da zavara i da negativno utiče na percepciju vremena koje male firme troše na obračun plata. Kao primer uzmimo neoptimizovani proces pripreme plata u firmi sa (do) 10 zaposlenih, gde se prisustva (dolasci i odlasci) evidentiraju u dnevniku prisustva, a za javljanje odsutnosti se koristi elektronska pošta.

Administrator, sa papira na kome se nalazi evidencija, mora da prekuca barem 4 podatka o svakom zaposlenom: vreme dolaska na posao, odlazak na ručak, dolazak sa ručka i odlazak sa posla. Za 10 zaposlenih to je 40 podataka. Na mesečnom nivou (u proseku 23 radna dana), u idealnom scenariju – ako se niko ne razboli, ne ode na odmor ili na službeni put – prikupi se 920 podataka. U stvarnom svetu administrator troši i više vremena jer mora da prenese podatke o odsutnostima iz elektronske pošte u centralnu evidenciju. Krajem meseca, pri obračunu podataka za plate, te informacije se moraju prvo uneti u posebnu tabelu, pa se zatim šalju u računovodstvo.

Uzmimo primer firme gde je prosek 10 izostanaka mesečno. U tom slučaju je potrebno uneti 800 podataka o odsutnostima. Ukoliko administrator za obradu svakog podatka o odsutnostima provede 5 minuta, a za podatke o prisustvima potroši 1 minut po podatku – to su dva radna dana.

 

ah2

Moderne evidencije radnog vremena su pobedile u dugotrajnoj bici protiv ručne obrade podataka. Sada se dolasci, odlasci i izostanci beleže elektronskim putem, a podaci se automatski prenose u bazu iz koje se podaci na kraju meseca (ili u bilo kom drugom trenutku) izvoze u excel tabelu.

Na taj način se priprema platnog spiska svede samo na proveru tačnosti svih prikupljenih podataka. Sve dok se zaposleni ne naviknu na evidentiranje radnog vremena, takve provere naravno donose i nešto dodatnog posla, ali se vremenom  smanjuje i obim tog posla. Na kraju krajeva, ovo znači da je za pripremu platnog spiska potrebno samo nekoliko klikova mišem.

Evidencija može, naravno, doneti i druge prednosti kao što su:

  • manje briga oko zaštite ličnih podataka i uvida u dolaske i odlaske zaposlenih, koji bi trebalo da budu dostupni samo određenim osobama
  • za dokazivanje da se rad obavlja u skladu sa zakonom,  u slučaju posete inspektora za rad
  • pregled trenutnog prisustva zaposlenih, nezavisno od lokacije i vremena, pomoću mobilnog telefona
  • mogućnost kontrole i postojanje podatakao korišćenju radnog vremena.

Ako ste zainteresovani da saznate način na koji se podaci za pripremu plata izvoze iz elektronske evidencije radnog vremena javite nam se.

SHARE
Marija Jakopin is a presales consultant. Her field of work is about optimizing HRM processes and RFID tracking. She has an Applicative Mathematics Faculty degree, which enables her to understand the needs of the market from the IT point of view. In her free time she likes to explore tunnels.

LEAVE A REPLY