Kako pratiti osnovna sredstva u malim preduzećima?

Sistem za praćenje osnovnih sredstava olakšava upravljanje sredstvima kao što su npr. mobilni uređaji, laptop računari, vozila, uređaji za kopiranje ili alat. Implementacija rešenja za praćenje sredstava možda izgleda kao veliki izazov, ali ne treba biti tako. Četiri koraka koja ćemo navesti pomoći će vam pri izbegavanju poteškoća kod implementacije rešenja za upravljanje sredstvima i na taj način se čitavo poduzeće može posvetiti svakodnevnim obavezama.

  1. Procenite svoje potrebe

Ako vaši zaposleni bespotrebno troše produktivno vreme tražeći stvari kao što su mobilni telefoni, laptop računari i bilo koje drugo osnovno sredstvo ili troše novac da nadomeste izgubljene stvari, vreme je da razmotrite implementaciju rešenja za praćenje sredstava. Ako trenutno koristite Excel ili Access baze podataka za upravljanje sredstvima, vreme je da se prebacite na sistem za praćenje sredstava. Prepoznavanjem prioritetnih zahteva za upravljanje sredstvima, izbegava se instalacija previše softvera u kratkom vremenu.

2. Odobrenje uprave

Jednom kada shvatite da imate potrebu za sistemom za upravljanje sredstvima, tu ideju  ćete morati dobro predstaviti upravi, kako bi dobili njihovo odobrenje. Međutim, vlasnicima malih preduzeća, ovo možda i neće biti potrebno. Bilo da vaše ideje morate da predstavite ili ne, važno je da naglasite sve trenutne probleme (izgubljena sredstva ili novac potrošen da ih nadomestite) i zašto vam je potreban sistem za upravljanje sredstvima. Napraviti korak dalje bez odobrenja moglo bi dovesti do uzaludnog trošenja vremena sa vaše strane.

3. Raspodela resursa

Nakon što nadležnima predstavite svoj slučaj (ako je to potrebno), važno je da odredite ukupan trošak za implementaciju sistema za upravljanje sredstvima. To je neophodan korak, budući da će igrati važnu ulogu u donošenju odluke pri odabiru rešenja koje ćete kupiti. Trošak nije jedini resurs koji trebate uzeti u obzir. Preporučujemo da razmislite koliko zaposlenih posvetiti tom projektu, i koja će biti njihova zaduženja u procesu implementacije.

4. Izaberite adekvatno rešenje

Nakon što ste odredili koje su potrebe za upravljanje osnovnim sredstvima u vašem preduzeću, raspravili o tome sa upravom i odredili proračun, vreme je da počnete da istražujete rešenja. Dostupna su brojna rešenja za praćenje sredstava po različitim cenama, a svako od njih uključuje različite funkcije.

Uz sistem Frontman Asset možete pratiti sredstva po lokaciji kao i trenutan status prijave i odjave. Takođe, možete zakazivati redovno održavanje sredstava i imati uvid u istoriju transakcija svakog pojeding sredstva. Rešenja za praćenje sredstava pojednostavljuju proces upravljanja sredstvima i smanjuju troškove, pa novac možete iskoristiti na najbolji mogući način.

5. Instalacija rešenja

U zavisnosti od vašeg izbora rešenja proces instalacije će biti drugačiji. Pri implementaciji Frontman Asset rešenja čarobnjak za instalaciju omogućava neverojatno jednostavno povezivanje sa softverom. Ako naiđete na poteškoće prilikom instalacije nemojte se obeshrabriti, jer postoji mogućnost obuke za pomoć pri instalaciji, postavljanju baza podataka i pregledu ključnih funkcija.

Tako je i u UniCredit Bank Srbija, Igor Marinković, zadužen za IT sektor za sistem rekao: ‘Popis smo skratili sa 45 na 15 dana, a obuku popisne komisije radili smo za 5 minuta.

Jednom kada se odlučite na implementaciju sistema za praćenje osnovnih sredstava, gore navedene taktike olakšaće proces tako da možete bezbrižno krenuti na rešavanje sledećeg zadatka u vašem preduzeću. Za više informacija svakako nas kontaktirajte.

SHARE