Gde nam se nalazi projektor?!

Prošle nedelje sam išao na sastanak u jednu od najvećih kompanija u Srbiji. Rešenja za upravljanje osnovnim sredstvima prodajem već nekih 10 godina i obično unapred znam šta me očekuje na sastancima toga tipa: direktor i računovođa koje zanima na koji način mogu da ubrzaju popisivanje. Kada počnemo razgovarati o tome, brzo dođemo i do broja grešaka koje nastaju u fazi popisivanja i prekucavanja tako dobijenih podataka na računaru.

Ovoga puta, dočekali su me direktor, šef IT odeljenja i glavni kontrolor. Odmah, kao iz topa, direktor me je upitao: “Mi imamo pola miliona pojedinačnih osnovnih sredstava, a nemamo pojma gde se tačno nalaze. Šta nam Vi nudite u vezi tog problema?”

Direktor ove kompanije je bio jedan od prvih, kome je bilo jasno da firmama sam popis više nije dovoljan. Menadžment postaje svestan činjenice da su osnovna sredstva kapital, a kapitalom se upravlja.

A, kako upravljati nečim, čega ima gotovo pola miliona i cirkuliše između 50 lokacija? Odgovor je: jednostavno!

Dole je spisak svih neophodnih karakteristika koje solidno rešenje za upravljanje osnovnim sredstvima mora da poseduje:

  • popis mora da bude izveden elektronskim putem (mobilnim ručnim terminalom ili mobilnim telefonom i bluetooth skenerom);
  • svaka lokacija (poslovnica/ekspozitura) mora da ima mogućnost da na licu mesta primi novo osnovno sredstvo i da odštampa etiketu za njega;
  • za svako osnovno sredstvo mora da postoje sačuvani podaci o tome gde se ono nalazi, ko je za njega zadužen, kojem troškovnom mestu pripada, podatke o servisu i održavanju, kao i sve istorije zapisa;
  • mora da bude omogućen uvoz podataka u ERP ili računovodstvene sisteme – na taj način se izbegavaju greške koje nastaju ručnim prekucavanjem i pri unosu podataka;
  • rukovodstvo mora da ima mogućnost da vidi podatke sa bilo kog mesta i u bilo koje vreme, preko web klijenta;
  • mora da nudi svu analitiku i izveštaje koji su potrebni za efikasno upravljanje osnovnim sredstvima.

 


popis_osnovnih_sredstava_mala

 

Ako se kojim slučajem pitate šta biste mogli da radite sa tim podacima, evo odgovora:

  • ako znate lokacije sredstava, možete da ih premeštate po odeljenjima, u zavisnosti od potrebe za tim sredstvima;
  • kada napravite analizu stanja osnovnih sredstava, možete da planirate održavanje, otpis ili nabavku novih sredstava;
  • ako znate ko zadužuje koje sredstvo, ubrzo ćete smanjiti broj nestalih sredstava.

Na kraju sastanka sklopili smo posao. Kolike će im biti uštede u nabavci osnovnih sredstava, a kolike u radnoj snazi koja će sada imati popis kompletno završen za deseti deo vremena koje su ranije trošili za njega, još uvek mi nije poznato, ali siguran sam da će im se kompletna investicija isplatiti u prvoj godini upotrebe.

Ako i Vi želite kontrolu nad Vašim osnovnim sredstvima, javite nam se.