Prihranki pri osnovnih sredstvih

Z namenom prikazovanja realnih podatkov  nam slovenski računovodski standardi priporočajo vsakoletni popis osnovnih sredstev in poročanje o njihovi vrednosti. To opravilo pa ima lahko tudi pozitivne stranske učinke, ki podjetju prinašajo znatne prihranke.

Zmanjšanje nepotrebnih nakupov opreme

Največje prihranke zaradi boljše evidence o osnovnih sredstvih dobimo z zmanjšanjem nepotrebnih nakupov, najpogosteje IT opreme. Tipičen primer: IT oddelek dobi zahtevek za vzpostavitev delovnega mesta novega zaposlenega. Ker nimajo ažurnih podatkov o tem, koliko računalnikov in pripadajoče opreme je prostih, v kakšnem stanju so, kdo jih je nazadnje uporabljal in kje se nahajajo, naročijo novo opremo. Ta problem na letnem nivoju za podjetje s 100 zaposlenimi prinaša v povprečju za tri tisoč evrov nepotrebnih stroškov.

S pomočjo sodobnih sistemov za upravljanje z osnovnimi sredstvi bi lahko IT oddelek v vsakem trenutku in od kjerkoli preko web klienta preveril, koliko je prostih računalnikov, njihovo stanje ter tudi zgodovino premestitev po lokacijah, odgovorne osebe, servise, popise in podobno.

Učinkovito vzdrževanje opreme

Sistemi za upravljanje z osnovnimi sredstvi morajo popisni komisiji omogočati oddajo zahtevkov za vzdrževanje sredstev. Na primer: popisna komisija pri popisu opazi, da na neki lokaciji klima ne deluje in to javi preko svojega prenosnega terminala. Podobno lahko predlagajo tudi odpis nekega osnovnega sredstva. Uprava se nato odloča, katera sredstva je bolje nadomestiti z novimi, saj sistem omogoča pregled zgodovine vseh servisov skupaj s stroški, kar pomeni, da se da hitro izračunati, katere vsote servisov so že presegla nabavno ceno novega sredstva.

Maintenance

Hiter popis in malo napak

V račun je treba vzeti tudi čas, ki se porabi za inventuro. Naše 25-letne izkušnje kažejo, da podjetje s 500 zaposlenimi pri prehodu s papirne na elektronski način inventure, pohitri popis z 1,5 meseca na 14 dni pri petčlanski popisni komisiji. Če za mesečni strošek zaposlenega vzamemo tisoč eur, prihranimo letno pet tisoč eur samo iz tega naslova.

Tudi glede števila napak je papirna inventura najslabša možnost, saj je rezultate popisa potrebno ročno pretipkati v ERP. Elektronski sistemi za popis osnovnih sredstev preko skeniranja črtnih kod so primernejši, vendar morajo biti povezani s centralno bazo.

Enostavna oprema za popis

Enega največjih stroškov pri nakupu opreme za popis osnovnih sredstev predstavlja hardware – ročni mobilni terminal, opremljen s tipkovnico za dodajanje novih osnovnih sredstev ali zapis količin ter z majhnim zaslonom za pregledovanje seznama popisa osnovnih sredstev. V zadnjem času so postali tudi terminali vse bolj fleksibilni, kar pomeni, da je popisovanje možno tudi z napravami, ki imajo Android operacijski sistem. Take naprave pa je možno uporabiti tudi v druge namene.

Fleksibilno tiskanje etiket

Sodobnejši sistemi za upravljanje osnovnih sredstev omogočajo tudi oblikovanje in izpis etiket s črtnimi kodami neodvisno od vrste tiskalnika etiket. Na ta način prihranimo stroške outsourcinga tiska etiket, kar pride še posebej prav pri količinsko majhnih naročilih, ki so navadno obremenjena s fiksnimi stroški dostave.

SHARE
Karel Stanovnik je na Špici odgovoren za področje trgovske panoge in rešitev pri upravljanju osnovnih sredstev. Pri dnevnem delovanju združuje strokovno znanje in poslovne koristi za podjetja. Pri svetovanju se čuti njegova strast do optimizacije poslovnih procesov in njihove učinkovitosti. Odlikuje ga posluh za stranke, stalno iskanje izboljšav in izostren občutek za umestitev prebojnih tehnologij v vsakdanje poslovanje podjetij.

LEAVE A REPLY