Najpogostejša vprašanja o popisu osnovnih sredstev

Digitalni popis osnovnih sredstev s pomočjo črtne kode je hiter in takorekoč brez napak. A kljub temu se našim strankam poraja mnogo vprašanj, ki jih v tem blogu skupaj z odgovori podajamo.

Kje lahko vidim, koliko je popisanega in koliko še čaka na popis?

Na dashboardu na terminalu, telefonu ali na računalniku. Dashboard prikazuje podatke o številu popisanih sredstev, lokacij, čakajočih na popis sredstev in lokacij, predlogov za odpis, premeščenih sredstvih,…

Dashboard

Kaj naj naredim, če naletim na osnovno sredstvo, ki ni na popisu moje lokacije?

Lahko premaknete lokacijo osnovnega sredstva – na terminalu ali telefonu.

Kaj naj naredim, če naletim na osnovno sredstvo, ki nima črtne kode (ne vem, ali je padla stran, ali je sredstvo novo)?

Odgovor je sicer stvar internih pravil popisa podjetja, zato ni enoznačnega odgovora. Dobra praksa sicer je, da je popisovalec opremljen s par novimi etiketami s črtnimi kodami in če naleti na sredstvo brez kode najprej preveri na seznamu sredstev, ki jih mora popisati na tej lokaciji. Če sredstvo najde, nanj nalepi novo kodo, na terminalu pa napiše opombo, da bi kazalo sredstvo preštevilčiti na novo. Če pa sredstva ne najde, nanj nalepi novo kodo, sredstvo doda na svoj popis in napiše opombo, da mu je dodelil to in to inventarno številko, saj na njem ni našel nalepke, niti sredstva ni bilo v popisu sredstev na dani lokaciji. Usklajevanje (in morebitno brisanje starih številk iz sistema) poteka ob koncu popisa z računovodstvom.

Ali lahko odpišem sredstvo?

Sistem omogoča, da sredstvo predlagamo za odpis. Nadaljnji postopek odpisa pa je odvisen od podjetja in njegovih pravil in procesov.

Kaj lahko vidim na poročilu?

Vidimo:

  • inventarno številko sredstva,
  • kdo ga je popisal,
  • kdaj ga je popisal,
  • ali ga je popisal ročno ali poskeniral,
  • ali je sredstvo predlagano za odpis,
  • ali je sredstvo novo.

Ali lahko vidim prejšnje inventure? Ali lahko popravim podatke prejšnjih inventur?

Če želimo, lahko hranimo prejšnje inventure. Ker sistem omogoča samo eno aktivno inventuro naenkrat, je treba pretekle, zaključene inventure zakleniti. Tako v njih ni več možno popravljati podatkov.

Ali imamo lahko več vzporednih inventur?

Da. To rešujemo z več uporabniškimi računi, torej kot bi popisovali za več podjetij. Podatki v tem primeru niso povezani med seboj.

Ali lahko vodimo, kdo je zadolžen za katero sredstvo?

Da. Podatek lahko vidimo ali v sistemu ali na poročilu, ki je izvozljivo v Excel.

Kako izgleda sinhronizacija z EPR sistemom (sistemom, kjer vodimo osnovna sredstva)?

Za standardna (Navision, Vasco, SAP, SAOP,…) je sinhronizacija avtomatsko omogočena, za eksotične ERP sisteme, pa prejme stranka specifikacijo, ki pove, v kakšni obliki morajo biti pripravljeni podatki, da jih bo moč izvoziti na ročne terminale / telefone in izvajati popis.

Ali lahko vsak, ki ima dostop do aplikacije počne karkoli?

Ne, pravice so določene za posamezne uporabniške skupine (administrator s polnimi pravicami, uporabnik, ki ima lahko le vpogled, ter tretja skupina pravic, ki ji je omogočen del nabora pisalno, brisalno, bralnih pravic).

Ali lahko več vodij spremlja popis?

Da. Vsak ima svoje uporabniško ime in geslo ter pripadajoče pravice.

 

Kaj naj naredim, če najdem skupinsko inventarno številko 50 stolov, pa se je eden od stolov polomil in je za odpis?

Če gre za drobni inventar, je najboljša praksa, da zmanjšamo količino osnovnega sredstva (iz 50 na 49) ter vpišemo opombo, da je en od stolov za odpis.

Kaj naredimo, če imamo inventar, ki ga ne moremo popisovati, kot so mobilni telefoni, avtomobili?

Taka sredstva podjetja običajno vodijo “v fasciklu” – nalepke osnovnih sredstev nalepijo na neko varno, dosegljivo mesto ter jih ob času popisa popisujejo tam (ob predhodnem preverjanju ustreznega stanja in zadolženosti).

Oprema za popis

Kje so razlike med popisovanjem s pametnim telefonom in ročnim terminalom?

Ročni terminal je robusten (lahko pade po tleh, lahko se zmoči) in vsebuje laserski čitalec, zaradi česar prebere črtne kode prebere hitreje in tudi, če so poškodovane, nagubane… Mobilni telefon pa še vedno zadovoljivo odčita, če imamo manjši obseg inventure.

Ali je vsakršen pametni telefon primeren za popis osnovnih sredstev?

Ne čisto vsak, mora biti opremljen z Android operacijskim sistemom verzije 4.4 ali novejše in imeti mora seveda kamero, saj se črtne kode odčitava preko kamere.

Uvedba sistema in podpora

Koliko časa traja, da se sistem uvede?

Predvidoma 2 – 3 ure skupaj z namestitvijo sistema in izobraževanjem. Uporabniki prejmejo tudi uporabniška navodila ter podporno storitev neomejene brezplačne oddaljene podpore.

 

 

 

Ali bom po uvodnem izobraževanju ostala na suhem?

Nikakor. Ob nakupu Frontman Find rešitve prejmejo uporabniki brezplačno neomejeno oddaljeno podporo, ravno za primer, če se znanje na uvodnem izobraževanju ni dovolj vtisnilo v spomin ali pa je prišlo do zamenjave delovnega mesta. Prav tako prejmejo naši uporabniki ob nakupu tudi zagotovljene nove verzije sistema (programske opreme).

 

 

Že imamo Špicin sistem za inventuro. Zakaj moramo preiti na novo verzijo?

Sploh ni treba, da stranka, če ji rešitev zadovoljivo deluje, preide na novo verzijo. Motivacija pa se zna skrivati v primerih, če oprema ne deluje več dovolj dobro, če želijo popisovati tudi s pametnimi telefoni ali uporabiti priročen izvoz v Excel. Nekateri pa se odločijo za nadgradnjo tudi zaradi brezplačne oddaljene podpore, ki je standardni del nove verzije.

Kako stresno je preiti na novo verzijo?

Ni stresno. Programska oprema je v novejši verziji bistveno bolj intuitivna, zato prehod nanjo ne bo boleč. Oprema (ročni terminal) pa je robustnejši, zmogljivejši, a je proces odčitavanja črtnih kod zelo podoben prejšnji opremi.

Ali lahko preidemo na novo verzijo Frontman Find-a in ohranimo obstoječo opremo (ročne terminale)?

Žal ne. Lahko pa, če se želite izogniti nakupu opreme, popisujete s pametnimi telefoni.

Ali se da podatke prenašati po wi-fi?

Podatke je možno prenašati preko mrežne (WiFi, LAN) in USB povezave.

Ali dobim aplikacijo za pametni telefon na Google Store?

Ne, aplikacijo namesti Špicin strokovnjak skupaj z instalacijo sistema, začetnim izobraževanjem in nastavitvami.

Ali je program v slovenščini?

Da.

Če imate še kakršnokoli vprašanje glede rešitve za digitalni popis osnovnih sredstev, se nam vsekakor oglasite >>>

SHARE
Marija Jakopin is a presales consultant. Her field of work is about optimizing HRM processes and RFID tracking. She has an Applicative Mathematics Faculty degree, which enables her to understand the needs of the market from the IT point of view. In her free time she likes to explore tunnels.