Zakaj je spremljanje časa, ki ga namenimo delu, pomembno?

Velikokrat slišim trditev, da je čas vložen v delo nepomemben, štejejo le rezultati. S tem stališčem se nikakor ne morem strinjati. Ne glede na to, na kateri strani tehtnice se nahajamo – bodisi v vlogi naročnika dela oz. delodajalca, bodisi v vlogi izvajalca dela oz. delavca – je za nas skrb za čas vložen v delo pomemben element dolgoročnega uspeha. Uspeh razumem kot uresničevanje ciljev obeh, naročnika in izvajalca. Nesporno je, da brez rezultatov oz. pozitivnih učinkov dela, nobeno delo ne bi imelo smisla – niti za delodajalca in niti za delavca. Mantra, da je delodajalec osredotočen le na rezultate in analogno, delavec osredotočen le na čas vložen v delo, je preživeta.

Meje med poslovnim in zasebnim časom so zabrisane
Danes lahko delo izvajamo tako rekoč kjerkoli in kadarkoli. Z izjemo nekaterih panog kot npr. proizvodnja ali npr. operativne delovne sile v trgovini in hotelirstvu, se vse bolj uveljavlja koncept dela od kjerkoli (mobility) in kadarkoli (always-on). Soočeni smo z vse večjo prepletenostjo zasebnega in poslovnega življenja, kjer težko začrtamo strogo mejo. Povsem  vsakdanje je, da med odmorom na nogometni tekmi svojega sina odgovorim na pomembni e-mail poslovnega partnerja ter da v pisarni opravim spletni nakup za zasebno potovanje.

Razmerje med poslovnim in zasebnim mora biti uravnoteženo
Globalizacija, tržna konkurenčnost in prepojenost s tehnologijo nam onemogočajo, da bi potegnili ostre meje in ločili zasebno od poslovnega. V tako prepletenem zasebno-poslovnem okolju je skrb za ravnotežje v naših rokah. Zanašati se zgolj na občutek bi bilo naivno, saj poznamo tako sindrom izgorelosti kot absentizma. Če želimo skrbeti nad določenim virom (op. a.časom), z njim takorekoč upravljati, potem ga moramo meriti. Ker to lahko počnemo kjerkoli in kadarkoli, mora beleženje delovnega časa biti enostavno, priročno, hitro in vselej dostopno.

Uravnoteženost je ključ do dolgoročne vzdržnosti
Katerikoli poslovni model, ki bi temeljil na »izkoriščanju« ene ali druge strani ne more dolgoročno zdržati. Delavec, ki bi izkoriščal zaupanje in zanemarjal svoje delovne obveznosti (rezultati, čas vložen v delo), bi prej kot slej bil odslovljen. Delodajalec, ki bi zlorabljal delavce, bi prej kot slej bil soočen z odhodom zaposlenih ali prijavo na Delovni inšpektorat. Za dejavnosti pri katerih uvajanje delavca traja daljše obdobje pomeni nenačrtovani odhod tudi precejšen strošek. Zato je edini smiseln in vzdržni poslovni model takšen, ki poskrbi za uravnoteženo obravnavo obeh sfer. Redno spremljanje rezultatov dela ter časa vloženega vanj nam zagotavlja dober vpogled v uravnoteženost.

Spodbujajmo kreativnost, kadarkoli
Dejstvo, da lahko danes večino del opravljamo kjerkoli omogoča prilagodljiv urnik dela, ki je usklajen z bioritmom in okoliščinami posameznika. Če smo osredotočeni na rezultate, mar potem ni bolj smiselno, da čas in kraj dela prilagodimo za doseganje najboljših rezultatov? Navdihnjen napišem odličen prispevek na deževno nedeljo in si v sončnem ponedeljku privoščim jutranji tek. Vsekakor bolje, kot da bi skakal med lužami v nedeljo ter v ponedeljek ob vročem čaju in robcih iskal inspiracijo za članek v pisarni. S sproti zabeleženim časom dela in merljivimi rezultati, ne bi nihče smel imeti slabe vesti ali gojiti zamere, a ne?

Omogočimo produktivno delo, kjerkoli
Danes smo preplavljenimi z informacijami v morju komunikacijskih metod. Po nekaterih raziskavah komuniciramo 22x več kot pred 15 leti.  Neglede na to, da moramo v svojem delu tudi kaj »proizvesti«. Čas v pisarni tako izkoristim za žive stike s sodelavci, kupci, dobavitelji in delo v skupini. Individualno delo, lahko opravim kjerkoli drugje, najraje doma. Včasih izkoristim čakalno vrsto ali pot, kar bi sicer bil izgubljen čas. Tako sem lahko bolj produktiven in lažje usklajujem privatne in poslovne obveznosti. Ne gre zgolj za individualni pogled, pobude kot je npr. projekt www.ustvarjamkjerkoli.org prispevajo k ozaveščanju o pozitivnih učinkih fleksibilnega dela. Delovni čas postaja univerzalen, še vedno pa merljiv parameter.

Generacije milleniumzahtevajo več svobode pri delu
Danes pričakujemo več svobode pri delu v pisarni, doma ali na poti. Vključevanje generacije Y v delovno silo ter informacijske tehnologije spreminjata pričakovanja o tem, kako sodelujemo, komuniciramo in ustvarjamo. Danes »grem delat« ne pomeni več nujno tudi fizičnega potovanja v pisarno ali omejeno delo med 8.00 in 16.00. Tradicionalne načine beleženja prisotnosti na registracijskem terminalu ob vstopu v poslovne prostore je potrebno nadgraditi in približati potrebam današnjega poslovnega okolja in novih generacij.

Vzpostavite fleksibilno delovno okolje v realnem svetu
Odlično, torej lahko delam kjerkoli in kadarkoli. Kako pa to spravim v realno okolje, umestim v korporativne procese in pravila ter delujem skladno z delovno-pravnimi omejitvami? Informacijska tehnologija mi omogoča, da svoj čas namenjen delu beležim sproti, najlažje prek pametnega mobilnega telefona ali spleta. To gre hitro, sproti. Vidim podatke in obdobne obračune, napovedujem svoje odsotnosti in kot vodja odobravam odsotnosti drugih. Tako v četrtek potegnem delo od doma do 1:00 ure zjutraj in si v petek privoščim predčasen začetek vikenda.

Čas je omejen in nepovratni vir s katerim moramo ravnati skrbno in odgovorno. Zaradi sebe, zaradi drugih, ki nam zaupajo, svoj čas ter zaradi tistih, ki jim namenimo svoj čas. Skrbno in uravnoteženo obravnavanje zasebnega in delovnega časa narekuje uporabo sodobnih rešitev, ki omogočajo evidentiranje delovnega časa kjerkoli, kadarkoli.

Več o rešitvah, ki vam omogočajo fleksibilno spremljanje delovnega časa si lahko preberete na spodnjih povezavah:
  • All Hours, enostavno vodenje evidence o delovnem času (splet, pametni telefon, NFC, geo-lokacija, registrirni terminal in kartice)
  • Špica Mobile Time, mobilna aplikacija za evidentiranje in pregled delovnega časa prek pametnega telefona.
  • Time&Space GSM collector, evidentiranje delovnega časa prek navadnih mobilnih telefonov.