Tipična instalacija rešitve Time&Space

Naši bodoči uporabniki nas pogosto vprašajo, kako bo izgledala njihova instalacija rešitve za upravljanje z delovnim časom in kontrolo pristopa Time&Space. Ker so instalacije različne, je težko enolično odgovoriti za vse primere, a bomo v tem pisanju skušali zajeti kako izgleda tipična instalacija ter kakšni so posebni primeri.

V Špici smo v svoji 25 letni zgodovini razvijanja specializirane rešitve za upravljanje z delovnim časom in kontrolo pristopa nabrali izkušnje na 3.000 instalacijah v 27 državah, zaradi česar so vpeljave hitre, predvidljive in zanesljive.

Prvi korak: želje in potrebe podjetja

Prvi korak je sestanek, kjer se pogovorimo o najbolj perečih željah in potrebah podjetja na področju upravljanja z delovnim časom, pripravo plač, kontrolo pristopa, odobravanjem odsotnosti,… Tak sestanek običajno zajema naslednjo agendo:

  • pregled dosedanjega načina dela:
    • kako je podjetje do sedaj vodilo evidenco delovnega časa (papir, tablični programi, znotraj ERP/HRM sistemov, s specializirano rešitvijo in kaj so bile pomanjkljivosti)
    • kako je podjetje do sedaj pripravljalo plače (kako je potekalo pridobivanje podatkov o prisotnosti zaposlenih in njihovih odsotnostih, kakšne dodatke izplačujejo in kakšna pravila upoštevajo pri pripravi plač)
    • kako je bila vodena kontrola pristopa tako za zaposlene (kako so dodajali nove / odstranjevali zaposlene iz sistema), kot za obiskovalce in zunanje izvajalce
    • soočimo se z vprašanjem koliko zaposlenih, zunanjih sodelavcev bi bilo vključenih v sistem in kakšne so prostorske zahteve (kje bi bile želje po čitalcih, terminalih,…)
  • pregled izboljšav, ki jih podjetje želi uvesti:
    • podjetja običajno že vedo katera področja in zakaj so najbolj potrebna ureditve, Špica pa običajno še svetuje kateri so najobičajnejši vzgibi, da se podjetje odloči za prehod na učinkovitejši sistem:
      • zmanjševanje administrativnega dela pri pripravi plač
      • bolj transparentna in pristna evidenca delovnega časa
      • poenostavljanje procesov z uvedbo novih tehnologij (kot je registracija preko mobilnega telefona in odpravi potrebo po poteh v podjetje, da bi se zaposleni registrirali)
    • krajše svetovanje o tem, kako evidenco in kontrolo pristopa vodijo druga podjetja iz primerljive branže:
      • kako bi lahko izboljšali tiste dele, ki prinašajo največje prihranke ali učinke

Po tem sestanku običajno že vemo kateri nabor rešitev bi bil za podjetje najprimernejši.

Če gre za zelo enostavna pravila delovnega časa in manjše število zaposlenih, ki ne želijo kontrole pristopa, lahko podjetje že na tej točki uporabljati evidenco delovnega časa v oblaku: All Hours. Ta omogoča en mesec brezplačne uporabe. Če podjetje ne želi namestiti terminala na katerem bi se zaposleni registrirali s karticami, lahko uporabniki pričnejo beležiti svoj delovni čas preko mobilnih telefonov ali računalnikov še isti dan.

Najobičajneje pa instalacija predvideva kontrolo pristopa (čitalci RFID kartic ali mobilnih telefonov preko Bluetooth tehnologije) in registriranje na terminalih za registracijo delovnega časa skupaj s programsko opremo, ki je modularno zasnovana, kar pomeni, da se stranka odloči za tiste module, ki so zanjo najprimernejši. Pogosto pa rešitev zajema tudi integracijo s strankinimi ERP sistemi ali HRM sistemi (Navision, Pantheon, SAP, Vasco, Agitavit,…).

V nekaterih posebnih primerih, ko so zahteve zelo specifične in jih ni moč zadovoljiti s produktno linijo, Špica ponudi razvoj po naročilu, za katerega ima svojo “RPN” ekipo.

Registracija

Drugi korak: delavnice s ključnimi deležniki

V drugi fazi pripravimo delavnico s ključnimi deležniki projekta (kadrovski oddelek, IT oddelek, vodja financ, vodja varnostne službe (kadar je v igri tudi kontrola pristopa), direktor). Na tej delavnici posnamemo tudi trenutno stanje (trenutne načine dela, procese, pravila delovnega časa, platforme s katerimi bi se bilo smiselno povezani, načrt postavitve pristopnih točk in točk registracije delovnega časa).
Na naslednji delavnici predstavimo umestitev Špicine rešitve v podjetju (kako bi po novem tekli procesi, instalacijski detajli, načrt izobraževanja in drugo).
Če je sistem zelo kompleksen, se v prvi fazi izvede pilotski projekt – sistem postavimo za manjše število uporabnikov, ki tisti mesec vzporedno izvajajo tako registriranje kot končno pripravo plač.
Na koncu tega koraka pripravimo projektni načrt in načrt implementacije.

Tretji korak: implementacija in inicialne nastavitve

Ko se prodajni proces izvrši, pridejo na delo Špicini implementatorji. Ti v sodelovanju s podjetjem namestijo terminale, čitalce, potencialne bariere, električne ključavnice in drugo opremo. Na strežnike podjetja se instalira programsko opremo in v tesnem sodelovanju z deležniki postavi inicialne nastavitve sistema – vzpostavijo se delovne sheme, urniki, skupine zaposlenih, pristopne pravice.

Če se podjetje odloči za modul, ki pretvarja iz kategorij dogodkov (registracij na terminalih in odsotnosti) v vrste plačil (redno delo, bolniški stalež, dodatki za posebno delo,…), Payroll Integration Framework (PIF), se nastavijo tudi pravila za obračun plač (kako se izračunavajo dodatki za dela posebnih vrst (nočno delo, vikend in drugi), nadurno delo, malice,…).

Četrti korak: izobraževanje in podpora

Običajno se že tekom inicialnih nastavite ključni uporabniki spoznajo s sistemom do te mere, da jim je poznan. Na izobraževanju pa Špicini sodelavci za izobraževanje skupaj s ključnimi deležniki podjetja (HRM, IT, računovodje, ki pripravljajo podatke za plače, vodja oddelka za varovanje ali oseba zadolžena za kontrolo pristopa v podjetju) pregledajo procese, ki jih bodo deležniki opravljali v sistemu Time&Space (dodajanje novih zaposlenih, dodeljevanje pristopnih / registrirnih kartic, primer izpisa za pripravo obračuna plač, primer priprave podatkov za obračun plač, konfiguracija registracijskih / pristopnih točk,…), izvedejo par simulacij in za morebitna vprašanja deležnike napotijo na Špicin portal za podporo.

Po vzpostavitvi sistema

Po vzpostavitvi sistema omogoča Špica svojim strankam 2 meseca brezplačne podpore. V tem času se izvršita vsaj 2 izplačili plač, kar običajno zadostuje za nastavljanje posebnosti, ki so ob inicialnem nastavljanju izostale.

Našim uporabnikom seveda svetujemo, da sledijo dobrim IT praksam, ki narekujejo vzpostavitev pogodbenega odnosa z dobavitelji IT storitev in opreme preko vzdrževalne pogodbe. Ta v Špicinem primeru prinaša tudi brezplačne nadgradnje, prioritetnoobravnavo pri podpornih zahtevkih in drugo.

Za dodatna vprašanja, ali dogovor za sestanek, smo vam vedno na voljo, naše kontakti se najhitreje najdejo na naši spletni strani >>>

SHARE
Marija Jakopin is a presales consultant. Her field of work is about optimizing HRM processes and RFID tracking. She has an Applicative Mathematics Faculty degree, which enables her to understand the needs of the market from the IT point of view. In her free time she likes to explore tunnels.