Task Management: Delitev ur po projektih

Pogosto se dogaja, da stranke ne želijo beležiti le bruto ur, ko je nekdo prisoten na delu, temveč želijo deliti ure po projektih / opravilih / stroškovnih mestih.

Zato smo v Špici razvili rešitev, ki omogoča razporejanje registriranih ur po projektih.

Kako rešitev deluje?
  • uporabnik ob koncu delovnega dne preko interneta dostopa do tabelarne preglednice v kateri je rdeče obarvan čas, ki ga še ni razporedil. S klikom nanj se mu prikaže spustni seznam iz katerega izbira projekte in določa čas, ki ga je ta dan porabil na izbranem projektu (slika spodaj)
  • v kolikor uporabnik ni razdelil svojih ur, prejme po elektronski pošti opozorilo (to prejme tudi, če mu manjka registracija)
  • vodja uporabnikov predlog delitve prejme v potrditev,
  • ob koncu obdobja je mogoče podatke izvoziti v Excel po zaposlenem, po sektorju, po opravilu ali v obliki primerni za pripravo obračuna.

Vodenje opravil

Rešitev smo v Špici poimenovali Task Management in že odlično deluje pri tistih strankah, ki so rešitev najbolj potrebovale. Tovrstna delitev ur po projektih najpogosteje pride prav pri načinih dela, ki imajo za osnove projekte iz katerih so financirani. Z rešitvijo Task Management se odpravi ročno odštevanje ur iz dnevnega salda ter seštevanje ur po projektih, kar na letni ravni prinese znatnejši časovni prihranek.
Več o rešitvi

Rešitev omogoča tri tipe uporabnikov:

  • Administrator
    • dodaja opravila, kategorije, skupine potrjevalcev in potrjevalce
    • skrbi, da sistem ustrezno deluje
  • Uporabnik
    • razporeja svoje delo po projektih, ki so zanj (ali skupino, ki ji pripada) omogočeni (drugih projektov v spustnem seznamu ne vidi)
    • razporeja svoje odsotnosti po projektih (če na primer zaposleni zboli med časom, ko bi moral delati na nekem projektu, svojo bolniško odsotnost beleži na ta projekt)
    • omogočeno je vnašanje komentarja
    • pošilja predloge razporeditev vodji v potrditev – ob zavrnitvi je zaposleni obveščem z elektronskim sporočilom
  • Potrjevalec
    • pregleduje predloge delitev in jih potrjuje
    • za zaposlene, ki nimajo dostopa do interneta, sam razporeja delovne ure
    • Izdeluje poročila

Pregled

Upravljanje s projekti

Inicialno postavitev projektov je mogoče izvesti preko uvoza iz zunanjih virov (s pomočjo izmenjevalne tabele) v sistem Time & Space.

Ko se projekt zaključi, ga je mogoče deaktivirati, da se uporabnikom več ne prikazuje med spiskom projektov med katerimi lahko ob delitvi ur izbirajo.

Mogoče je preko uporabe oddelkov in organizacijskih enot uporabljati večnivojske projekte. Primer uporabe je, da če nekdo dela na različnih opravilih na večih lokacijah, lahko svoje ure deli po projektih ter pri delitvi izbere še lokacijo dela.

Planirani dodatki 

  • Razporejanje trenutne prisotnosti: zaposleni lahko še pred zaključkom delovnega dne že razporedijo pričakovane ure po projektih.
  • Privzeti projekti v določenem obdobju – v kolikor se pričakuje, da bodo zaposleni delali na nekem projektu v nekem obdobju, lahko to vnaprej določijo in si tako prihranijo vsakodnevno delitev ur na ta projekt.
  • Za zaposlene, ki nimajo dostopa do interneta lahko vodje razporedijo ure. To lahko storijo tudi za skupino zaposlenih, da si zmanjšajo ročno delo razporejanja ur za zaposlene, ki delajo na istem projektu in imajo enako delitev ur.
  • Razširitev nabora poročil in izvozov.

Za predstavitev rešitve, cenik in vse ostale podrobnosti, se dogovorite za sestanek >>>

SHARE
Marija Jakopin is a presales consultant. Her field of work is about optimizing HRM processes and RFID tracking. She has an Applicative Mathematics Faculty degree, which enables her to understand the needs of the market from the IT point of view. In her free time she likes to explore tunnels.