Podatki za obračun plač

Vsako podjetje na koncu meseca pripravlja obračune plač. Osnova za pripravo so podatki o redni delovni prisotnosti in o posebnih kategorijah, kot so bolniški dopusti, nadurno delo, delo za vikend in ob praznikih. Posebne kategorije je nato po internih in zakonskih pravilih potrebno opremiti z ustreznimi dodatki (na primer za nadurno delo, dodatki za nočno delo in podobno).

obračun plač

Ker je priprava podatkov za obračun plač tesno povezana z evidenco delovnega časa, smo opisali kaj prinaša elektronski proces priprave podatkov za obračun plač s pomočjo sodobnega sistema za upravljanje z delovnim časom:

Prihranek pri času, porabljenem za pripravo plač

Največji, najbolj stroškovno in procesno občuten efekt elektronske priprave plač za obračun plač, je zmanjšanje ročnega, administrativnega dela na koncu meseca. Če podjetje pripravlja plače tako, da računovodja za vsakega zaposlenega na roke izračunava število ur rednega dela in ostalih vrst plačil, potem je pri večjem številu zaposlenih to opravilo časovno velik zalogaj. V enem večjih slovenskih proizvodnih podjetij se je s Špicino rešitvijo priprava plač zmanjšala iz 14 dni dela za dve osebi na 4 ure dela ene osebe.

Priložnost za ureditev tega področja

Ob uvedbi elektronske evidence in modulov, ki podpirajo proces priprave podatkov za plače pogosto sproti vzpostavimo še boljše prakse in procese delovnega časa, včasih pa celo pravila delovnega časa. S tem se področje uredi in manjkrat prihaja do izzivov na področju transparentnosti (za posamezne skupine enotnih) pravil delovnega časa.

Prenos znanja in podatkov v sistem

Kadar kak proces temelji izključno na eni ali več osebah v podjetju, zna taka praksa ogroziti vitalne dele poslovanja. Zgodi se, da na primer glavni računovodja, ki edini ve, kakšna pravila za obračun plač veljajo, nenadno zboli ali da prekine delovno razmerje, kar je za bližajoč se datum izplačila plač velik izziv. Podobno je z vodji, ki morajo pravila (ta včasih temeljijo celo na ustnih dogovorih) skupaj z izjemami voditi in preverjati, ali se izplačane plače skladajo z dogovori. Če se ta znanja prenesejo v sistem, postanejo transparentnejša in bolj zanesljiva, saj se z ustreznimi varnostnimi kopijami težje zgodi, da ostane podjetje tik pred izplačilom plač na suhem.

Manj napak

Pri ročnem delu nastane določeno število napak kot je na primer napačno obračunana plača. Odprava napak zahteva dodatno delo računovodje kot tudi čas vodje, ki nastali izziv rešujejo.

Enostavnost prilagoditve na spremembe

Spremembe delovnega časa tako s strani zakonodaje kot internih sprememb kot novih oblik dela zahtevajo adaptacijo tudi v procesih. Koliko časa in dela bodo spremembe terjale pa odloča učinkovitost, skalabilnost in fleksibilnost rešitve za upravljanje z delovnim časom.

Soudeležba zaposlenih pri upravljanju z delovnim časom

Time&Space omogoča, da zaposleni prevzamejo del odgovornosti za svoj delovni čas. Tako lahko že na terminalu za registracijo delovnega časa vidijo svoje trenutno stanje (saldo ur) in če ta ni pričakovan, ukrepajo. Poleg tega lahko preko web aplikacije ali mobilnih telefonov preverjajo več podatkov o svojem delovnem času in seveda oddajajo prošnje za odsotnosti, najavljajo službene poti ali izrabo nadur. Za okolja, kjer zaposleni nimajo dostopa do računalnikov ali nimajo možnosti uporabe telefonov, pa je možno instalirati Infozone – samopostrežne terminale, na katerih lahko zaposleni preverjajo svoje stanje in prav tako oddajajo prošnje za odsotnosti in drugo.

Špicina rešitev Time&Space za upravljanje z delovnim časom skupaj z modulom PIF (payroll integration framework) poskrbi za to, da je priprava podatkov za obračun plač skupaj z uvozom v računovodske ali druge ERP programe enostavna, hitra, zanesljiva in natančna.

Za več informacij obiščite našo spletno stran.

SHARE
Marija Jakopin is a presales consultant. Her field of work is about optimizing HRM processes and RFID tracking. She has an Applicative Mathematics Faculty degree, which enables her to understand the needs of the market from the IT point of view. In her free time she likes to explore tunnels.

LEAVE A REPLY