Kaj dobim z evidenco?

Evidenco delovnega časa večina dojema kot štempljanje zaposlenih.

To je sicer res, a opiše le 10% tega, kar evidenca delovnega časa je.

Kaj posamezniki v podjetju in oddelki z evidenco pridobijo:

1. Računovodstvo

Pred kratkim je večje slovensko podjetje, ki proizvaja dele za automoto industrijo uvedlo evidenco.

Računovodstvo je pred tem pripravljalo podatke za plače vsak mesec po 14 dni, sedaj pa se jim plače pripravijo v 4 urah.

Kaj evidenca prinese računovodstvu:

  • pridobivanje podatkov o prisotnosti zaposlenih ažurno in od kjerkoli (registriranje preko terminala, mobilnega telefona ali računalnika),
  • avtomatično obračunavanje pravil obračuna za plače:
    • nadurno delo
    • nočno delo
    • dodatki za posebne pogoje dela
    • malice
    • izmensko delo skupaj z avtomatično izbiro izmene ob registraciji,
  • avtomatičen uvoz podatkov za obračun plač v najpogosteje uporabljane računovodske sisteme: SAP, Navision, Pantheon, iCenter, Vasco,
  • manj napak pri prehodih podatkov skozi oddelke in ročnem delu.
2. Tajništvo

Tajništvo pogosto skrbi za to, da prošnje za dopuste pridejo na mizo ustreznemu vodji, da jih ta podpiše in da se nato vnesejo v ali tabelarične programe, interne strani ali kam drugam.

Uvedba sodobne evidence delovnega časa prinese:

  • oddajo in potrjevanje odsotnosti (bolniške, dopusti, službene poti) ter pozabljenih registracij (doma sem pozabil kartico). To deluje tako, da zaposleni preko interneta odda prošnjo za npr. pozabljeno registracijo prihoda, kar se posreduje vodji po emailu. Ta nato prošnjo potrdi ali zavrne, kar se takoj avtomatično zavede v evidenco in zopet imajo vsi deležniki pregled nad ažurno evidenco delovnega časa, kar pride prav tudi pri planiranju,
  • v primeru, da je podjetje vodilo evidenco na papirju (se zaposleni vpisujejo v knjigo prihodov in odhodov, kar je sicer s pravnega vidika zaradi kršitve varovanja osebnih podatkov, manj primeren način vodenja evidence), se z uvedbo elektronske evidence tajništvo odreši pretipkavanja podatkov o prihodih in odhodih v računalnik.
3. HRM oddelek

Ta pridobi:

  • online ažuran vpogled v absentizem in prisotnost zaposlenih. S tem lahko HRM oddelek bolje planira polletne razgovore, saj jim podatki iz evidence omogočajo pripravo analitike, ki pokaže delovne navade zaposlenega,
  • manj administracije in napak s pretipkavanjem podatkov, saj je sodobna evidenca v veliki meri primerov integrirana z večjimi sistemi, ki pokrivajo HRM področje, kot so Pantheon, SAP, Agito.
4. IT oddelek

IT oddelek je velikokrat primoran reševati administrativno potratnejše naloge z implementacijo tabelaričnih makrojev, kar zaradi nenehnega dotoka sprememb, povzroča konstantne dodelave makrojev. Z uvedbo bolj profesionalnih rešitev, se ta del zadolžitev IT oddelka zmanjša.

5. Zaposleni

Zaposleni so običajno tisti, ki so glede uvedbe evidence najbolj skeptični. Ker se evidenca velikokrat uvaja le zaradi nadzora, je njihova skrb pogosto upravičena. S pogovorom se tovrstne težave hitro odpravijo, zaposleni pa pridobijo:

  • možnost pregleda salda svojih delavnih ur in števila dni dopusta od kjerkoli in kadarkoli,
  • podpiranje fleksibilnega delovnega časa (registriranje preko mobilnega telefona s sporočanjem geolokacije),
  • oddajo prošenj za odsotnosti po elektronski poti in elektronski vpogled v faze potrjevanja prošnje.
6. Direktor

Ta je na vrsto prišel na koncu mojega bloga, čeprav je najpogosteje prvi, ki stopi v stik z nami. Direktor je običajno oseba, ki mora v zelo kratkem času (na voljo ima 8 delovnih ur na dan) ugotoviti, kaj se s podjetjem dogaja. Ker so stroški dela v Sloveniji ponavadi najvišji strošek podjetja, je logično, da ga učinkovitost zaposlenih zelo skrbi. Počasi pa prihajamo v čas, kjer je motivacija zaposlenih postala ključna za agilnost in kot v Špici temu rečemo: našpičenost zaposlenih. Mi, ki orodja za spremljanje delovnega časa in tudi spremljanje časa po projektih razvijamo,

si želimo, da bi se ob prihodu na delo zaposleni “našpičili” in ne “štempljali”.

Da bi jim bilo delo zanimivo, v izziv in da bi z veseljem opravljali svoje delo. Sami, brez pomoči direktorja, tega ne moremo zagotoviti, lahko pa pripomoreno s podatki, ki naj bodo osnova za polletne, ali celo mesečne pogovore z zaposlenimi.

Direktor torej z evidenco pridobi:

  • ažuren, pregleden, hiter vpogled v prisotnost (tako na mobilnem telefonu, kot računalniku lahko od kjerkoli in kadarkoli pregleduje dnevno, tedensko, mesečno prisotnost)
  • možnost hitrega reagiranja na osnovi podatkov v realnem času (ali proizvodnja stoji, ker je nekdo zbolel in ni uspel tega sporočiti, pa ga ni v službo)
  • na podlagi analitike iz evidence lahko izračunava profitabilnost posameznega izdelka ali storitve in se tako odloča o nadaljnjih investicijah v podjetju.

Več o sodobni evidenci delovnega časa na naši spletni strani www.spica.si/registracija-delovnega-casa.

SHARE
Marija Jakopin is a presales consultant. Her field of work is about optimizing HRM processes and RFID tracking. She has an Applicative Mathematics Faculty degree, which enables her to understand the needs of the market from the IT point of view. In her free time she likes to explore tunnels.