Izzivi pri pripravi plač in kako jih obvladovati

V splošnem velja,  da količina administrativnega dela za pripravo plač raste premo sorazmerno z velikostjo podjetja. To dejstvo utegne zavajajoče vplivati na dojemanje časa, ki ga za pripravo plač porabijo manjša podjetja. Za lažjo predstavo si oglejmo neoptimiran proces priprave plač za podjetje z 10 zaposlenimi, kjer prisotnost (prihode in odhode) vodijo v dnevniku prisotnosti, za javljanje odsotnosti pa uporabljajo elektronsko pošto.

Administrator iz papirne evidence vsak dan pretipka vsaj 4 podatke o slehernem zaposlenem: prihod na delo, odhod na malico, prihod z malice in odhod z dela. To je 40 podatkov za 10 zaposlenih. Na mesečni ravni (v povprečju 23 delovnih dni) se po idealnem scenariju – če nihče ne zboli, odide na dopust ali službeno pot – nabere 920 podatkov. V realnem svetu porabi administrator še več časa, saj mora podatke o odsotnosti iz elektronske pošte kopirati v centralno evidenco. Na koncu meseca, pri pripravi podatkov za plače, mora te informacije vnesti še v posebno tabelo, ki jo nato posreduje računovodstvu.

Vzemimo primer podjetja, kjer se v povprečju zgodi 10 odsotnosti na mesec, vnesti pa je potrebno še približno 800 podatkov o odsotnosti. Če administrator za obdelavo vsake odsotnosti porabi 5 minut, za podatke o prisotnosti pa minuto na podatek, se to sešteje v dva delovna dneva.

Plače

Sodobne evidence delovnega časa so dobile bitko z dolgotrajno ročno obdelavo podatkov, saj se prihodi, odhodi in odsotnosti beležijo elektronsko, podatki pa se avtomatsko stekajo v bazo, do katere na koncu meseca (ali kadarkoli vmes) administrator dostopa preko aplikacije in podatke izvozi v excel.

Tako se priprava plač zmanjša le še na preverjanje, če so vsi podatki zbrani in ustrezni. Dokler se zaposleni ne navadijo na beleženje delovnega časa, takšno preverjanje sicer povzroči nekaj dodatnega dela, vendar se sčasoma tudi ta del zmanjša. To pomeni, da je na koncu za pripravo podatkov za plače potrebnih le nekaj klikov. 

Evidence prinašajo seveda še mnogo drugih prednosti, kot so:

  • manj skrbi glede varovanja osebnih podatkov in vpogledov v prihode in odhode zaposlenih, ki naj bi bili dostopni le pooblaščenim osebam
  • dokazovanje o skladnosti z zakonodajo v primeru obiska delovnega inšpektorja,
  • pregled trenutne prisotnosti zaposlenih od kjerkoli in kadarkoli preko mobilnega telefona,
  • nadzor in prisotnost podatkov o porabi delovnega časa.

V kolikor vas konkretneje zanima, kako se izvažajo podatki za pripravo plač iz elektronskih evidenc delovnega časa, se nam vsekakor oglasite.

SHARE
Marija Jakopin is a presales consultant. Her field of work is about optimizing HRM processes and RFID tracking. She has an Applicative Mathematics Faculty degree, which enables her to understand the needs of the market from the IT point of view. In her free time she likes to explore tunnels.