Avtomatičen obračun plač

Da bi lahko podatke za obračun plač uvažali avtomatično, se moramo oskrbeti z ustreznimi podatki iz evidence delovnega časa.

Sodobne evidence delovnega časa beležijo čas, ko so zaposleni prisotni na delu (preko terminala s karticami, mobilnega telefona ali računalnika) ter tudi čas, ko zaposlenih ni na delu: to se zabeleži v evidenco z ustrezno oznako: bolniški dopust, redni letni dopust, službena pot,…

Kako podatke iz evidence delovnega časa uporabiti za avtomatično pripravo plač:
  • Proces obračunavanja ur za plače je kompleksen in glede na velikost podjetja traja od 1-2 dni pa tudi do 14 dni. Ponavadi obračun pripravlja ena oseba, ki pozna vse “finese” internih pravil o delovnem času. Ta oseba “iz glave” ve kako in katere vrste plačil obračunati, če je zaposleni npr. delal tretjo izmeno na soboto, pa še to praznično. Vkolikor ta oseba zboli ravno v času priprave plač, bo nastala precejšnja težava. V najslabšem primeru celo z zamudo izplačila plač. Da pa si taka oseba ne more privoščiti dopusta v času priprave plač, pa je prav tako stresno in za to osebo utesnjujoče.

 

  • Z uvedbo sodobnega sistema za upravljanje z delovnim časom je celoten proces, od registriranja delovnega časa, do prenosa podatkov v računovodske sisteme avtomatiziran. Pravil obračuna ne pozna več le ena oseba, temveč so točno definirana v sistemu. Možnost napak je tako zmanjšana na minimun. Preko različnih, bolj ali manj avtomatičnih mehanizmov, pa je možno napake hitro in transparentno odkriti in popraviti. Za obračun plač je tako potreben samo še en klik.

 

  • Pomembno pa je, da so podatki iz evidence delovnega časa ažurni. Če zaposleni recimo pozabi kartico ali je vodja pozabil vnesti podatke o dopustu, bo računovodstvo najkasneje pri obračunu plač to zaznalo in zaprosilo oddelek, da registracijo vnese ali vpiše dopust. V kolikor je podjetje opremljeno z elektronskim sistemom za potrjevanje izrednih dogodkov (pozabljene registracije) in odsotnosti, bo odgovornost za pozabljeno registracijo in prijavljanje dopusta, na strani zaposlenega ter zmanjšana administracija za vodje in računovodstvo.

 

  • Sodobni sistemi, ki iz podatkov o pristonosti in odsotnosti pripravijo podatke za avtomatičen uvoz v računovodske programe za obračun plač omogočajo natančno konfiguracijo pravil, po katerih se bodo ure iz evidence avtomatsko preračunale v vrste prejemkov in izvozile v najpogosteje uporabljane računovodske programe kot so SAP, Navision, Pantheon, iCenter in Vasco.

 

  • Pred samim izvozom, je seveda mogoče temeljito preveriti vse izračune vrst izplačil, razlike ur ali kontrole vsot in preveriti ali so podatki v evidenci 100% pravilni.

 

  • Inteligentni moduli za pripravo podatkov za obračun plač iz evidence so opremljeni z lastnim generatorjem poročil, ki omogoča izdelavo sumarnih detajlnih poročil, ki ustrezajo tudi zakonodaji, kar pride prav tudi v primeru obiska inšpektorja za delo.

Več o sistemih za avtomatičen prenos podatkov iz evidence delovnega časa v sisteme za obračun plač preberite na naši spletni strani: www.spica.si/resitve/registracija-delovnega-casa/

SHARE
Marija Jakopin is a presales consultant. Her field of work is about optimizing HRM processes and RFID tracking. She has an Applicative Mathematics Faculty degree, which enables her to understand the needs of the market from the IT point of view. In her free time she likes to explore tunnels.

LEAVE A REPLY