Ali je evidenca delovnega časa v manjših podjetjih smiselna?

V večjih podjetjih so v odločitev, kako urediti evidenco bolj ali manj prisiljeni, saj je administracije z urami iz evidence delovnega časa toliko, da se odločijo ali zaposliti ljudi, ki na roke pretipkujejo ure v računalnik in jih potem pretvarjajo v podatke za obračun plač ali pa raje kupijo IT opremo. Ker je v Sloveniji strošek plač velik, se jih večina odloči za IT opremo.
Zakaj se torej manjša podjetja odločajo za uvedbo elektronske evidence delovnega časa?
 –
  •  Manj ur porabljenih za pripravo podatkov za plače:
v manjših podjetjih so delovna mesta raznolika, v enem delovnem mestu je združeno več delovnih mest (tajnica je pogosto tudi tržnik, prodajni asistent, ki piše ponudbe, podpora strankam, …) Zato podjetju veliko pomeni, če se osebje posveča profitabilnim opravilom. V zelo majhnih podjetjih ure obračunava celo direktor, saj je pridobljen časovni prihranek na administraciji še toliko bolj dragocen.
 –
  • Skladnost z zakonodajo:

ne glede na velikost, je po zakonu vsako podjetje dolžno voditi evidenco o izrabi delovnega časa. Po naših izkušnjah sodeč, se po obisku delovnega inšpektorja pogosto odločijo za uvedbo elektronske evidence delovnega časa. Več o zakonskih zahtevah glede evidence delovnega časa si preberite v objavi Povečano število obiskov inšpektorja na račun kršitev pri evidenci delovnega časa.

  • Konec ugotavljanja, kdaj je bil kdo v službi in kdo je trenutno prisoten:

elektronska evidenca je transparenten pokazatelj tako delodajalcu kot zaposlenemu, kdaj je bil v službi, koliko ur je delal, koliko nadur je opravil. Zgodilo se nam je že, da se je marsikateri spor med delodajalci in zaposlenimi z uvedbo evidence razrešil, saj podatki o tem, koliko ur in kdaj zaposleni delajo, niso več stvar občutka. S sodobno evidenco lahko nadrejeni v vsakem trenutku vidi, kdo je v službi in to od kjerkoli (preko mobilnega telefona, spleta). Mogoče je preveriti tudi, na kateri lokaciji se je zaposleni registriral, kar je praktično za terenske delavce.

  • Nič več čakanja, da pride šef v pisarno podpisati odsotnosti

Pregled nad tem, kdo ima kdaj najavljen dopust, službeno pot ali pa je na bolniški je v manjših podjetjih pogosto v excel tabelah. V kolikor podjetje predpisuje najavo odsotnosti, se papirji za odobritev kopičijo pri šefu in povzročajo nelagodje tako njemu kot čakajočim. Elektronska evidenca pogosto omogoča elektronsko najavo odsotnosti in prav tako potrjevanje.

  • Odprava prihodov za terenske delavce v podjetjih le iz razloga nadzora

Za podjetja, ki imajo terenske delavce, je omogočeno registriranje na terenu preko pametnega telefona (android ali iOS), pri čemer si aplikacija zapomni geolokacijo registracije. S tem ni več potrebe, da bi se terenci vozili v podjetje, da se odjavijo iz službe. Na ta način se prihrani na času in živcih zaposlenih.

  • Možnost beleženja fleksibilnega delovnega časa

Delo je v manjših podjetjih (ki so velikokrat tudi mlajša) pogosto fleksibilno, kar pomeni, da delajo zaposleni občasno od doma, na različnih lokacijah, kjer je pač delo. Sistemi za evidenco delovnega časa sledijo evoluciji načina dela in je zato omogočeno evidentiranje na več različnih načinov.

Predsodek, da evidenca delovnega časa uniči dober odnos v podjetju, vse manjkrat preglasi prednosti in olajšave, ki jih ta podjetju prinese. Občutek, da je evidenca le nadzor nad zaposlenimi, pa zaradi nastavljivosti stopnje pravic za vsakega zaposlenega, ali skupino, po uvedbi hitro izgine.

Za preizkus tovrstne rešitve, obiščite allhours.si.

SHARE
Marija Jakopin is a presales consultant. Her field of work is about optimizing HRM processes and RFID tracking. She has an Applicative Mathematics Faculty degree, which enables her to understand the needs of the market from the IT point of view. In her free time she likes to explore tunnels.