Kako reagirati na (ne)doseganje KPI

V preteklem zapisu smo govorili o postavljanju KPI ciljev za terensko FMCG prodajo in se dogovorili, da naslednjič pogledamo, kako naj vodje interpretirajo in reagirajo na dosežke potnikov.

1-1 meeting graphDanes torej poglejmo tretjega od korakov pri upravljanju s terensko prodajo

  1. definicija KPI ciljev
  2. vzpostavitev in merjenje KPI
  3. analiza in reagiranje na KPI dosežke

Najprej moramo spomniti, da KPI cilji niso sami sebi namen in da morajo postati reden in temeljen element za spremljanje in usmerjanje dela. To pomeni, da ne smemo analizirati samo v nekem trenutku in nanje nato pozabiti ali jih celo ukiniti. Spremljati jih moramo skozi čas in nuuno gledati tudi njihove trende in doseganje trenutnih ciljnih vrednosti. KPI so samo pokazatelj izvedbe (performance).

Za vsakega od KPIjev moramo torej določiti:

  • frekvenco merjenja (dnevno, tedensko, mesečno…)
  • primerjalne vrednosti (s katerimi preteklimi vrednostmi jih bomo primerjali, pretekli mesec, prejšnji dan…)
  • frekvenco analize (kako pogosto jih bomo analizirali)

 

Trendi

Ko gledamo KPI dosežke, moramo seveda nujno pogledati, kako se posamezni dosežek spreminja skozi čas. Glede na lastneizkušnje moramo nekako odstraniti vplive sezon. Trende je najbolje gledati na grafih in ne samo kot gole številke. Tako bomo lažje zaznali dolgoročne spremembe in nihanja. Pri opazovanju trenda moramo imeti pred sabo tudi ciljno vrednost. Sprašujemo se ali je cilj dosegljiva in kdaj ga bo možno doseči. Katere aktivnosti bo potrebno spremeniti, da bomo dosegli cilj. Včasih se vprašamo celo to, ali je morda potrebno spremeniti sam cilj. Ali je opazovani KPI sploh relevanten?

graf trend

Absolutna sprememba rezultata

Opazovati moramo tudi absolutno vrednost spremembe, ki nam lahko pokažejo kakšne bolj pomembne trende v našem poslovanju. Če vsem potnikom pade število obiskov za 3 na teden, to morda pomeni, da smo jih preveč zasedli s sestanki v podjetju, ki trajajo 3 ure vsak teden.

graf razlika

Odstopanje od cilja

Tretji element, ki ga moramo spremljati, je seveda odstopanje od ciljev, ki smo si ih zastavili. Tukaj imamo več možnosti, kot smo pisali že prej. Lahko se lotimo svetovanja oz. pomagamo potnikom, da bodo dosegali svoje cilje, lahko pa spremenimo cilje ali spremenimo druge parametre dela. Pogosto mi pade na misel, da bi potnikom lahko spremenili njihove regije. Potniku, ki ima dobre rezultate, damo del regije drugega potnika in vidimo, kako se bo sprememba odrazila na njunih rezultatih.

Preden delamo take spremembe, moramo dobro poznati povezave med posameznimi elementi dela. Število obiskov je na primer močno povezano s koncentracijo prodajnih mest v regiji. V mestih se da narediti več obiskov na den, kot pa na podeželju.

graf plan

Zaključek

Merjenje KPI ciljev je pomembno, da lahko spremljamo, kaj se na terenu dogaja, da identificiramo dobre in slabe točke ter do odkrijemo povezave med posameznimi aktivnostmi na terenu. Brez KPI-jev bo upravljanje terenske prodaje zelo težko.

Nikakor ne smemo pozabiti na dve pomembni trditvi:

  1. Česar ne merimo, ne bomo mogli izboljšati
  2. Krog nenehnih izboljšav Plan-Do-Check-Act

 


Če pa poskušam odgovoriti še na vprašanje iz naslova: “Poznati moramo ozadja KPI in njihove medsebojne vplive. V primeru nedoseganja ciljev se moramo najprej pogovoriti s potnikom, ki ima težave in mu svetovati, ga usmerjati in šolati. Vodja in potnik imata tukaj isti cilj: oba želita doseči svoje cilje. Poslužite se lahko tudi Coaching metod.”


PS: poglejte si tudi video intervju na to temo

Andrej Planina

 

SHARE
Being part of Spica management team for more than 15 years, Andrej Planina is considered a leading regional expert in the field of business mobile solutions and technologies for automatic identification. He obtained extensive knowledge working as a project manager for major organizations in the region. Well aware of the business aspects in information processes, Andrej is the author of some of Spica’s successful products. An award-winner for the best innovation for the "Intelligent safety control system“, he is regularly invited to share his knowledge as the lecturer at the University of Ljubljana (Faculty of Engineering and Computer Science, Faculty of Economics). When not working for Špica, he is a passionate wine taster and blogger. Find out more at : http://vinskezgodbe.blogspot.com.

LEAVE A REPLY