Uštede na području osnovnih sredstava

Prema HSFI-u (Hrvatski standard financijskog izvještavanja) potrebno je izvještavati o stanju osnovnih sredstva. Izvještavanje ne treba biti samo dodatni administrativni posao, nego naprednim upravljanjem osnovnih sredstvima možemo postići i uštede.

Nepotrebne nabave opreme

Najviše ušteda donosi eliminacija nepotrebnih nabava opreme (najčešće IT oprema). Tipični primjer: IT odjel dobiva zahtjev da uvede novog zaposlenika. IT odjel nema ažuriranih podatka o tome koliko računala imaju na raspolaganju, u kakvom su stanju, tko ih je zadnji koristio i gdje se nalaze te zato nabavljaju novo računalo.

Taj problem, na godišnjem nivou za kompaniju od 100 ljudi donosi u prosjeku 3. tisuća eura nepotrebnih troškova. Pomoću suvremenog sustava za upravljanje osnovnim sredstvima IT odjel ima mogućnost u svakom trenutku i s bilo koje lokacije preko weba provjeriti, koliko ima slobodnih računala u kompaniji, kao i povijest premještanja po lokacijama, zaduženim ljudima, servisima, popisima i slično.

Održavanje sredstava

Sustavi za upravljanje osnovnim sredstvima moraju pružati popisnoj komisiji, da pri popisu dodaju zahtjev za održavanje zajedno s komentarom. Npr., popisna komisija kod popisa primijeti da na nekoj lokaciji ne radi klima. Također, može predložiti i otpis nekog osnovnog sredstva. Uštede slijede iz mogućnosti uprave da odluči  koja se sredstva isplati i dalje servisirati, a koja je bolje nadomjestiti s novima. Pošto sustav podržava povijest svih servisa zajedno s cijenom servisa, moguće je brzo izračunati kada zbroj servisa nadmašuje nabavnu cijenu novog sredstva.

Maintenance

Brzina popisa i broj grešaka

U račun treba uzeti i vrijeme potrošeno na izradu popisa. Naše 25-godišnje iskustvo na tom području pokazuje da firma s 500 zaposlenika prelaskom s papirne na elektroničku inventuru ubrzava popisivanje s 1,5 mjesec na 14 dana kod petočlane popisne komisije. Uz prosječnu plaću od tisuću eura, ušteda iznosi 5 tisuća eura. Kod papirne inventure dolazi i do najvećeg broja grešaka, pošto je rezultate inventure potrebno ručno pretipkati u ERP. Elektronički sustavi za popis osnovnih sredstava putem skeniranja barkodova su najadekvatniji, ali ako nisu povezani s centralnom bazom, opet mogu donijeti nemali broj grešaka.

Uštede kod hardware opreme za inventuru

Jedan najvećih troškova firme prilikom nabave sustava za popis osnovnih sredstava, je i hardware – ručni terminal, koji omogućava i pregled liste te dodavanje novih sredstava. U zadnje vrijeme i uređaji za popis osnovnih sredstava postaju sve fleksibilniji, što znači da je moguće popisivati i s Android uređajem, kojeg može firma koristiti i za druge namjene. Na primjer, s istim uređajem kojim se obavlja inventura mogu se skenirati ležaljke na plaži te pomoću SIM kartice i podatkovne veze slati pisaču podatke za tiskanje računa, kako bi bili usklađeni s fiskalnim zakonom.

Tiskanje barkodova

Suvremeniji sustavi za upravljanje osnovnim sredstvima omogućavaju i dizajniranje i ispis barkodova neovisno o pisaču etiketa. Na taj način štedimo u odnosu na troškove outsourcinga ispisa etiketa, te u čestim slučajevima manjih narudžbi, štedimo na fiksnim transportnim troškovima, koji su neovisni o količini naručenih etiketa.

 

SHARE
More than 20 years of ICT business development and management experience. Involved in both management, sales and development of complex ICT solutions. Specialties: Expert in enterprise mobility, ie: mobile computing solutions for the enterprise.