Upravljanje radnim vremenom u hotelima

Ljudski rad je među najvažnijim resursima hotela. Uprave hotela imaju poslovnu potrebu za informatičkim sustavom koji osigurava cjeloviti nadzor i upravljanje radnim vremenom zaposlenika. Takav IT sustav mora omogućiti primjenu PDCA kruga upravljanja procesom i u skladu s njim osigurati planiranje radnih sati, prikupljanje podataka o radnim satima u realnom vremenu i na mjestu izvršavanja rada, mogućnost provjere i korekcije statusa radnih sati pojedinca, odjela, mjesta troška u svakom trenutku, mogućnost povezivanja s programima za obračun plaća i kadrovskom evidencijom, napredno poslovno izvještavanje koje osigurava donošenje poslovnih odluka vezanih za radno vrijeme, provedbu plana, efikasnost…

Time&Space sustav omogućuje sve navedeno. To je sustav za planiranje, upravljanje, evidenciju radnog vremena uz dodatnu mogućnost kontrole pristupa prostorijama unutar hotela i kontrole pristupa sobama s prikupljanjem podataka o statusu soba. T&S može pratiti više različitih načina rada (klizno i fiksno radno vrijeme, smjenski rad, skraćeno radno vrijeme, honorarni rad i dr.) te vršiti izračun vrsta primanja za obračun plaća (redovan rad, noćni rad, prekovremeni rad…) i što je najvažnije pruža odlične mogućnosti izvještavanja za uprave hotela i hotelskih lanaca. Uvođenje informatičkog sustava djelatnicima i upravi donosi dodatno povjerenje u obračun plaća dok se istovremeno otvara cijeli niz novih mogućnosti koje donose dodatnu optimizaciju i racionalizaciju rada.

Time&Space evidencije radnog vremena u hotelima

Način rada u hotelima se razlikuje od industrijskih poduzeća ili rada u uredima. Radno vrijeme je promjenjivo i ovisno od popunjenosti hotela, a planiranje se najčešće vrši tjedno ili dnevno.

Zahtjevi koji se postavljaju kod evidencije radnog vremena u hotelima su sljedeći:

  • integracija s kadrovskom evidencijom (prijenos novih djelatnika i organizacijske strukture),
  • planiranje radnog vremena od-do ili prema satnicama,
  • normiranje ukupnog radnog vremena djelatnika prema mjestu troška ili odjelu,
  • planiranje usklađeno s dnevnim, tjednim ukupno dozvoljenim brojem sati,
  • odabir mjesta troška prilikom registracije djelatnika,
  • zaokruživanje dolaska/odlaska,
  • evidencija radnih sati, obračun i izvještaji prema mjestu troška,
  • više poslovnih subjekata unutar jednog sustava,
  • mogućnost dolaska bilo gdje i više puta tijekom dana i rad preko ponoći,
  • praćenje svih kategorija rada prilagođeno svakom poslovnom subjektu,
  • preraspodjela radnih sati,
  • mogućnost izdavanja rješenja za godišnji odmor,
  • mogućnost praćenja putnih naloga,
  • povezivanje svih terminala za registraciju na centralnu bazu podataka (lokacije posjeduju LAN, Internet ili mogu biti bez LAN/internet veze kao npr kampovi, restorani na plaži…),
  • korištenje kartice ili otiska prsta prilikom prijave djelatnika,
  • pregled, administriranje i uvoz/izvoz podataka,
  • veliki broj operatera,
  • mogućnost korekcije, odobravanja radnih sati,
  • napredno poslovno izvještavanje s mogućnošću prilagodbe,
  • povezivanje s kadrovskom evidencijom i sustavom za obračun plaća.

Planiranje i odobravanje radnih sati

Radno vrijeme zaposlenika u hotelima ovisi o potrebama posla, te uglavnom ne postoji unaprijed definiran početak i kraj radnog vremena kao što je to slučaj u industriji ili uredima. Planiranje se odvija tjedno, te se početak i trajanje radnog vremena definira različito za skupine ili čak pojedinog djelatnika. Zbog ovakvog načina rada nije moguće unaprijed definirati pravila na osnovu kojih će sustav automatski razdvajati priznate i nepriznate radne sate. Kako ukupni priznati sati ne bi bili veći od planiranih i kako bi bili usklađeni sa stvarno odrađenim satima u sustav se implementira proces odobravanja radnih sati. Voditelj odjela potvrđuje odrađene sate i odobravaju ili ne odobravaju prekovremene sate koji nisu stvarno odrađeni dok je sve usklađeno s pravilima zakona o radu

Sinkronizacija podataka

Hoteli zapošljavaju sezonsku radnu snagu te povećanje broja radnika može iznositi i nekoliko desetaka osoba dnevno. Kako bi se izbjeglo dvostruko unošenje podataka, prvo u sustav kadrovske evidencije, a zatim u sustav za obračun radnog vremena, Time&Space koristi modul za sinkronizaciju podataka s bazom kadrovske evidencije. Ovaj modul omogućuje jednostavan prijenos novih djelatnika u Time&Space bazu, odnosno ažuriranje podataka ako je u kadrovskom sustavu došlo do promjene.

Mjesta troška

Važan zahtjev evidencije rada u hotelima je registracija djelatnika i praćenje rada prema mjestima troška. Kod dolaska na posao dovoljno je prisloniti karticu na ugrađeni čitač kako bi se registrirao početak rada na matičnom mjestu troška. Početak rada na mjestu troška koje nije matično vrši se jednostavnim odabirom pomoću funkcijskih tipki te prislanjanjem kartice. Prilikom odabira mjesta troška, na LCD zaslonu je prikazan njegov naziv (restoran, bazen, kuhinja…) što pojednostavljuje odabir i smanjuje mogućnost pogreške. Na ovaj način dobivamo registrirano radno vrijeme koje u svojoj strukturi ima dolazak i odlazak s posla, ali i sve promjene mjesta rada tijekom radnog dana.

Oprema

Terminali za registraciju radnog vremena (ZONE TOUCH) se postavljaju na lokacije koje su jednostavno dostupne svim djelatnicima hotela i nalaze se u blizini jednog ili više mjesta troška. Za povezivanje registracijskih terminala na bazu podataka nije potrebno postavljati nove elektroinstalacije već se uređaji povezuju na lokalnu informatičku mrežu hotela (LAN). U slučajevima kada zbog dislociranosti objekta povezivanje na LAN nije moguće (izdvojeni objekti, restorani, kampovi…) terminali se povezuju na GSM mrežu ili se za nove Android uređaje koristi wi-fi mreža hotela.

Zaokruživanje radnih sati

Radno vrijeme zaposlenika u hotelima ovisi o potrebama posla te uglavnom ne postoji unaprijed definiran početak i kraj radnog vremena kao što je to slučaj u industriji ili uredima. Planiranje se vrši tjedno te se početak i trajanje radnog vremena definira različito za skupine ili čak pojedinog djelatnika. Zbog ovakvog načina rada nije moguće unaprijed definirati pravila na osnovu kojih će sustav automatski razdvajati priznate i nepriznate radne sate. Kako ukupni priznati sati ne bi bili veći od planiranih, u sustav se implementira zaokruživanje dolazaka i odlazaka. Zaokruživanje se najčešće vrši na prvih sljedećih pola sata kod dolaska i prethodnih pola sata kod odlaska, ali se pojavljuju i slučajevi zaokruživanja na 15 min ili puni sat. Na ovaj način se obračunati radni sati za pojedinu skupinu ili jednog djelatnika izjednačavaju s planiranim satima.

Obračun i izvještaji

Na osnovu registracija dolaska/odlaska na matičnom mjestu troška, odnosno rada po nekom drugom mjestu troška Time&Space sustav omogućuje obračun i izradu detaljnih te sumarnih izvještaja za jednu osobu, odjel ili cijelo poduzeće. Osim na osnovu djelatnika Izvještaje je moguće izraditi i za pojedino mjesto troška. Također osiguravamo korisnicima samostalnu prilagodbu izvještaja odnosno izrađujemo posebne izvještaje na zahtjev korisnika.

Pregled, administriranje

Zbog dinamičnih rasporeda, tjednih planiranja, dnevnih pregleda i izvještaja, hotelska okruženja zahtijevaju jednostavan i brz pregled podataka o radnom vremenu. Izvještaji moraju biti jednostavni, lako dostupni i pregledni, a potrebna administraciju sustava minimalna. Kada se radi o mjestima troška, zahtjevima se dodaje i mogućnost da voditelji odjela imaju pristup podacima o radnom vremenu svog odjela.

Kako bismo pojednostavili i ubrzali upravljanje i nadzor nad tim morem brojeva korisničko sučelje Time&Space-a je osmišljeno tako da u prvom planu ove brojeve prikažemo kroz grafički prikaz (vremenske linije, različite ikone i boje…). Djelatnici su razvrstani u organizacijsku strukturu koja omogućuje jednostavniji nadzor i administriranje. Svaki voditelj odjela može imati prava administracije nad dijelom organizacijske strukture.

Svaki voditelj odjela pomoću preglednika može pristupiti podacima o radnom vremenu s bilo kojeg računala u lokalnoj mreži ili ima vanjski pristup lokalnoj mreži.

Obrada podataka i prijenos u obračun plaća

Time&Space sustav ima poseban PIF modul koji na temelju prikupljenih i obrađenih podataka o registracijama radnog vremena priprema obračunsko radno vrijeme prema pravilima poduzeća.

Tako obračunato radno vrijeme prenosimo u programe za obračun plaća i ono postaje podatak koji se koristi u izračunu plaća.

Time&Space podržava tijek i ispravnost cjelokupnog procesa i osigurava točnost podataka u svakom djelu procesa.

Ako vas zanima još informacija o tome kako na adekvatan način provoditi evidenciju radnog vremena u hotelima, svakako nas kontaktirajte.

SHARE
Neven Rusković is CEO of Špica Sustavi, a system integrator and time and attendance solution developing and selling company. His expertness arises from enthusiasm towards modern RFID and BLE technologies, based on his master of science electrical engineering.