Upravljanje osnovnim sredstvima vs. upravljanje inventarom

Istraživanja kažu da čak 46% malih poduzeća ne prati stanje svojih sredstava ili to obavljaju ručno. Inventar i osnovna sredstva ponekad se zajedno navode u bilanci, međutim nisu sva sredstva nužno dio inventara. Uz ovakvu praksu, nije uopće iznenađujuće da mala poduzeća ne uspiju preživjeti dalje od prvih pet godina. Inventar i osnovna sredstva zapravo su dvije vrlo različite stvari. Pod inventarom se podrazumijeva ono što je prodano kako bi se ostvario profit, a sredstva su sve ono što poduzeću pomaže u nabavi, održavanju ili prodaji inventara. Prilikom odabira između sustava za upravljanje osnovnim sredstvima ili inventarom, važno je razumjeti ovu razliku.

Osnove

U čemu se ova dva sustava razlikuju?

Ključna razlika je u tome da su inventar materijali, proizvodi u procesu izrade te gotovi proizvodi koje poduzeće namjerava prodati kako bi ostvarilo prihode. To su proizvodi koje tvrtka nudi ili komponente koje tvore te proizvode. Poduzeće mora prodavati inventar, plasirati ga u distribucijske kanale ili ga koristiti u proizvodnji kako bi održalo poslovanje uspješnim. S druge strane, osnovna sredstva mogu se koristiti prilikom proizvodnje nekog od proizvoda, kao što su na primjer proizvodna oprema i strojevi, ali ona nisu dio toka prihoda kao ni proizvodne linije. Rijetko se uspijevaju prodati unutar vremenskog razdoblja manjeg od jedne godine, osim ako se oprema ne nadograđuje, prodaje se postrojenje ili se u najgorem slučaju zatvara poduzeće.

Zašto je važno pratiti stanje inventara?

Računovodstvo vodi inventar kao privremeno sredstvo, što znači da ga se planira prodati u kratkom vremenskom roku. S vremenom inventar može postati zastario ili suvišan da bi se uspješno prodao u nekom razumnom periodu. Sustav upravljanja inventarom mora uključivati mogućnost identifikacije prekomjernog ili zastarjelog inventara tako da tvrtka može prilagoditi proizvodnju ovisno o potrebama tržišta. Isto tako, u slučaju da dostupni inventar nije dovoljan, može doći do gubitaka u prodaji zbog nemogućnosti zadovoljavanja potražnje. Ovo je trenutak u kojem je informacija o povratu uloženog kapitala od velike koristi.

Inventar – Proizvodi koje vaše poduzeće prodaje

Sredstva – Proizvodi koje vaše poduzeće posjeduje i koristi za interne potrebe (računala, kopirni uređaji, softveri)

Zašto je važno voditi računa o osnovnim sredstvima?

Stalna se imovina u bilanci gleda kao dugotrajno sredstvo. To znači da poduzeće korištenjem takvih sredstava planira ostvariti profit tijekom dužeg vremenskog perioda koji se još naziva i životni vijek. Životni vijek sredstava je konačan tako da računovodstvo mora voditi računa o smanjenju njihove vrijednosti bilježenjem amortizacije u određenim vremenskim periodima. S vremenom, vrijednost pojedinih sredstava pada, ali se u financijskim izvješćima često i dalje bilježe po originalnoj cijeni umjesto po trenutnoj tržišnoj vrijednosti. Kako bi u svakom trenutku znali stvarno stanje vaših sredstava, potreban vam je sustav praćenja sredstava.

Što sve obuhvaća sustav za upravljanje inventarom?

Za razliku od sustava za upravljanje sredstvima, sustavi za upravljanje inventarom uglavnom ne uključuju mogućnost planiranja i zakazivanja održavanja proizvoda na zalihama, iako i neke od takvih stavki zahtijevaju periodično održavanje dok su u funkciji. Na primjer, tvrtke koje se bave prodajom strojeva i proizvodne opreme ne odrađuju održavanje opreme koja je dio inventara unatoč preporukama korisnicima da to čine regularno. Oprema u inventaru se ne koristi u svrhe za koje je namijenjena tako da održavanje nije potrebno sve dok se ne proda i korisnik je ne počne upotrebljavati.

O čemu sustav za upravljanje sredstvima treba voditi računa?

Za uspješnu borbu protiv amortizacije, sustavi za upravljanje osnovnim sredstvima trebali bi imati mogućnost praćenja potrebnog i preventivnog održavanja opreme. Na taj način poduzeća mogu planirati i zakazivati popravke, kalibracije i ugađanje dijelova opreme što sve utječe na produljenje životnog vijeka opreme. Nadalje, sustavi za upravljanje, mogu pratiti procese prijave i odjave određenih sredstava prema pravilima poduzeća. Neki od primjera sredstava koja zahtijevaju takve procese su izdržljivi alati ili IT oprema kao što su računala, projektori i sl. Ako se ne vodi pravilna evidencija o prijavi ili odjavi, sredstva se mogu lako zagubiti, biti ukradena ili nespremna za korištenje u trenutku kada je to potrebno. Centralizirane baze podataka koje automatiziraju procese praćenja od velike su koristi kako privatnim tvrtkama, tako i javnom sektoru.

Prilikom odabira sustava za upravljanje osnovnim sredstvima važno je znati koji predmeti su dio vašeg inventara, a koji spadaju u osnovna sredstva, usprkos tome što su neki procesi i terminologija u potpunosti jednaki bez obzira o kojoj se vrsti imovine radi. Također, nikada ne smijete zanemariti važnost održavanja evidencije o sredstvima. Suradnja s pružateljem usluga s iskustvom u oba navedena područja mogla bi vam pomoći prilikom odabira pravog sustava koji bi mogao zadovoljiti specifične potrebe vašeg poduzeća. Za više informacija svakako nas kontaktirajte.

SHARE