Tipična instalacija Time&Space rješenja

Naši budući korisnici često nas pitaju kako će izgledati njihova instalacija rješenja za evidenciju radnog vremena i kontrolu pristupa Time&Space. Obzirom da su sve instalacije drugačije teško je jednostavno odgovoriti na sve primjere, ali ćemo u nastavku pokušati opisati tipičnu instalaciju i eventualne posebne primjere.

U Špici smo kroz 20 godina razvijanja specijaliziranog rješenja za evidenciju radnog vremena i kontrolu pristupa stekli iskustvo na 3.000 instalacija u 27 država što znači da su instalacije brze, predvidive i pouzdane.

Prvi korak: želje i potrebe poduzeća

Prvi je korak sastanak na kojemu možemo raspravljati željama i potrebama poduzeća na području upravljanja radnim vremenom, pripremu plaća, kontrolu pristupa, odobravanje odsutnosti… Taj sastanak u pravilu ima sljedeću agendu:

  • pregled dosadašnjeg načina rada
    • kako je poduzeće dosad vodilo evidenciju radnog vremena (papiri, unutar ERP ili HR sustava, sa specijaliziranim rješenjima – i koji su tu bili problemi)
    • kako je poduzeće dosad pripremalo plaće (kako je išlo prikupljanje podataka o prisutnosti zaposlenika i njihovim odsutnostima, kakve podatke isplaćuju i kakva pravila poštuju pri pripremi plaća)
    • kako je bila vođena kontrola pristupa za zaposlenike (kako su dodavali nove/micali stare zaposlenike iz sustava), posjetitelje ili vanjske suradnike
    • suočavamo se s pitanjima koliko će zaposlenika, vanjskih suradnika…, biti uključeno u sustav i kakvi su prostorni zahtjevi (to se odnosi na količinu čitača, terminala…,)
  • pregled poboljšanja koja poduzeće želi uvesti
    • poduzeća u pravilu znaju što žele poboljšati, dok Špica savjetuje kako to postići. Neki od najčešćih razloga za prelazak na učinkovitiji sustav:
      • smanjenje administrativnog posla pri pripremi plaća
      • transparentija i točna evidencija radnog vremena
      • pojednostavljenje i ubrzavanje postojećih procesa (kao što je točna, brža i jednostavnija priprema podataka za plaće…,)
    • savjetovanje o tome kako evidenciju i kontrolu pristupa vode druga poduzeća iz sličnih područja
      • kako poboljšati upravo one poslove koji donose najveće uštede i najveće učinke

Nakon tog sastanka u pravilu znamo koji je skup rješenja najbolji za poduzeće.

Ako se radi o vrlo jednostavnim pravilima radnog vremena i manjem broju zaposlenika koji ne žele kontrolu pristupa, takva poduzeća se mogu odlučiti za rješenje u oblaku: All Hours koje pruža mogućnost 30 dana besplatnog korištenja. Ako poduzeće ne želi terminal na kojemu bi se zaposlenici registrirali s karticama, korisnici se mogu registrirati preko svojih pametnih telefona ili računala još isti dan.

Najčešće instalacija omogućava kontrolu pristupa (čitači RFID kartica ili mobilni telefoni preko Bluetooth tehnologije) i registriranje na terminalima za registraciju radnog vremena zajedno s modularnim softverom, što znači da se kupac može odlučiti za one module koji su njemu najpotrebniji. Često rješenje uključuje i integraciju s postojećim ERP ili HRM sustavima (Navision, Pantheon, SAP, Point, SvamPlus,…).

U nekim posebnim primjerima gdje su zahtjevi specifični i nije ih moguće riješiti sa standardnim rješenjem, Špica nudi razvoj po narudžbi.

RegistracijaDrugi korak: radionice s ključnim odjelima

U drugom koraku pripremamo radionice s ključnim odjelima uključenim u projekt (kadrovska, IT odjel, financije, kontroling, direktor). Na toj radionici snimamo trenutno stanje (trenutni način rada, procese, pravila radnog vremena, platforme s kojima bi se imalo smisla povezati, plan postavljanja točki i točki registracije radnog vremena).

Na sljedećoj radionici predstavljamo ulogu Špicinog rješenja u poduzeću (kako će po novome teći procesi, detalji instalacije, plan obuke i drugo).

Ako je sustav jako kompleksan, u prvoj se fazi provodi pilot projekt – sustav postavljamo za manji broj zaposlenika koji se mjesec dana prijavljuju i mjesec dana im se kroz sustav pripremaju plaće.

Na kraju tog koraka pripremamo projektni plan i plan implementacije.

Treći korak: implementacija i inicijalne postavke

Kada se završi prodajni proces na red dolaze Špicini implementatori. Oni, u suradnji s naručiteljem, postavljaju terminale, čitače, potencijalne barijere i drugu opremu. Na servere poduzeća instalira se softver te se u uskom sudjelovanju s odgovarajućim odjelima postave inicijalne postavke sustava – uspostave se radne sheme, satnice, skupine zaposlenika, pristupna prava.

U slučaju da se poduzeće odluči za integraciju sa obračunom plaća (možemo reći da se danas 99% poduzeća odlučuje na povezivanje evidencije radnog vremena sa obračunom plaća), postave se i pravila za obračun vrsta primanja (redovan rad, noćni rad, razni dodaci, vikend, prekovremeni, broj dana za topli obrok i prijevoz…).

Četvrti korak: obuka i podrška

Uobičajeno, već tijekom inicijalnih postavki ključni korisnici upoznaju sustav do te mjere da im je jasan. Na obuci Špicini stručnjaci za izobrazbu u suradnji s odgovarajućim odjelima u poduzeću (HRM, IT, računovodstvo koje priprema podatke za plaće, voditelji odjela za sigurnost ili kontrolu pristupa u poduzeću), pregledaju procese koje će administratori raditi u Time&Space sustavu (dodavanje novih zaposlenika, dodjeljivanje pristupnih kartica, primjer obračuna za pripremu plaće, konfiguracija pristupnih točaka…), naprave nekoliko simulacija i buduća pitanja administratora usmjere na podršku.

Nakon primopredaje sustava

Nakon instalacije sustava Špica svojim strankama omogućava 2 mjeseca besplatne podrške. U tom se periodu barem dva puta radi obračun plaća, što je obično dovoljno da se isprave sve eventualne pogreške nastale pri inicijalnom postavljanju.

Našim korisnicima, naravno, savjetujemo da slijede dobre IT prakse koje uključuju ugovor o održavanju. U Špicinom slučaju to znači besplatne nadogradnje, prioritet pri zahtjevima za podršku, produljeno jamstvo i tome slično.

Za dodatne informacije ili sastanak stojimo vam na raspolaganju.

SHARE
Slobodan has more than 15 years of experience in access control and time and attendance area. His expertise in presales are what makes him a valuable player in our company.