Task Management: Kako pratiti radno vrijeme provedeno na projektima

Često nam se događa da naši korisnici ne žele samo pratiti broj bruto sati, odnosno koliko vremena je netko proveo na poslu već žele pratiti potrošeno vrijeme po pojedinom projektu / aktivnostima / mjestu troška.

Zbog takvih smo potreba u Špici razvili rješenje koje omogućava raspoređivanje registriranih sati po projektima.

Kako koristiti Task Management?

  • Korisnik na kraju radnog dana pregleda tablicu gdje mu je jasno označeno vrijeme (crveno) koje još nije dodijeljeno projektu/aktivnosti. Jednim klikom se prikaže lista na kojoj može izabrati svoj projekt/aktivnost i odrediti vrijeme potrošeno na projektu (slika dolje)
  • U primjeru da korisnik nije rasporedio sve svoje preostale sate putem maila dobije obavijest (dobiva ju i u primjeru da nije napravio registraciju)
  • Odgovorna osoba (voditelj) dobiva prijedlog s mogućnošću da prijedlog potvrdi ili odbije
  • Na kraju obračunskog razdoblja sve podatke možemo exportirati u excel i dobiti izvještaje po zaposleniku, sektoru ili projektu/aktivnosti. Izvještaj se može prilagoditi potrebama obračuna.

2-vodenje-zadataka_hr

Rješenje Task Management ima odličan odaziv kod naših korisnika koji imaju najveću potrebu za praćenjem različitih projekata i aktivnosti. Takav način praćenja je najaktualniji kod korisnika i industrija kojima su osnove projektne aktivnosti iz kojih se kasnije financiraju. Task Management pomaže pri smanjenju vremena potrošenog na ručno upisivanje i zbrajanje sati iz dnevnih/tjednih izvještaja, projekata, što na godišnjoj razini može doprinijeti značajne uštede.

Detaljan opis rješenja:

Task Management omogućava 3 tipa korisnika:

  • Administrator
    • Dodaje aktivnosti, kategorije, kontrolne grupe i mehanizme (tko potvrđuje izvještaj).
    • Prati sve aktivnosti u sustavu.
  • Korisnik
    • Mogućnost dijeljenja aktivnosti i radnog vremena po projektima koji su im dodjeljeni. Projekte na kojima nije aktivan korisnik ne može vidjeti.
    • Priprema raspored svojih izostanaka na projektu (npr. ako zaposlenik nije u mogućnosti biti prisutan na svom radnom mjestu – svoju odsutnost može javiti kroz aplikaciju i točno specificirati projekt/aktivnost na koji se bilježi odsutnost, primjerice bolovanje).
    • Mogućnost komentiranja.
    • Slanje prijedloga rasporeda svojem nadređenom/kontroloru – u slučaju da mu je prijedlog odbijen, dobije obavijest preko maila.
  • Kontrolor
    • Pregledava prijedlog rasporeda i ima mogućnost da potvrdi/odbije iste.
    • Za zaposlenike bez pristupa internetu može sam podijeliti odrađene sate.
    • Sprema izvještaje.pregledhr

Vođenje projekta

Osnovno postavljanje projekta je moguće postaviti preko uvoza podataka iz drugih baza/izvora u Time & Space sustav. Kad se projekt završi moguće ga je deaktivirati kako se više ne bi prikazivao svim korisnicima. Aplikacija omogućava praćenje projekta na više razina, preko korištenja različitih odjela i organizacijskih jedinica. Primjerice, ako netko radi na različitim projektima, izvodi različite aktivnosti i radi na više lokacije – ta osoba može svoje sate razdijeliti po projektima i pri tome može izabrati različite lokacije.

Planirani dodatci

  • Podjela trenutne prisutnosti: svi zaposlenici mogu pred kraj svoga radnog vremena rasporediti svoj tekući i budući rad po projektima
  • Planiranje projekta u određenom vremenskom periodu: mogućnost planiranja rada na projektu i uštedu vremena za svakodnevno unašanje podataka
  • Za zaposlenike koji nemaju pristup internetu voditelj/kontrolor može podjeliti radno vrijeme. Isto može napraviti i za cijele skupine
  • Mogućnost prilagođavanja izvještaja i izvoza podataka.

Za predstavljanje rješenja, ponudu i ostale upite, dogovorite termin za sastanak >>>

SHARE
Slobodan has more than 15 years of experience in access control and time and attendance area. His expertise in pre sales are what makes him a valuable player in our company.