Što dobivamo s evidencijom?

Evidencija radnog vremena često se doima samo kao prijava zaposlenika. To je istina, ali opisuje samo 10 % onoga što evidencija radnog vremena je.

Što pojedinci i odjeli unutar poduzeća dobiju s evidencijom?

  1. Računovodstvo

Nedavno je jedno veće regionalno poduzeće koje proizvodi dijelove za automobilsku industriju uvelo evidenciju radnog vremena.

Prije uvođenja računovodstvo je pripremalo podatke za isplatu plaća 14 dana svaki mjesec, sada im za pripremu plaće treba 4 sata.

Što evidencija donosi računovodstvu:

  • Dobivanje podataka o prisutnostima zaposlenika ažurno i neovisno o lokaciji (registracija preko terminala, mobilnog telefona ili računala)
  • Automatizirani uvoz podataka za obračun plaća u najviše korištene sustave za računovodstvo: SAP, Navision…
  • Manje pogrešaka u prijenosu podatka kroz odjele i zbog ručnog rada
  • Automatsko obračunavanje plaća:
    • Prekovremeni rad
    • Noćni rad
    • Dodatci za posebne uvjete rada
    • Pauze za ručak
    • Rad u smjenama zajedno s automatskim izborom smjene prilikom registracije
  1. Tajništvo

Tajništvo često ima zadatak da zahtjeve za odsutnostima usmjeri na odgovarajuće osobe odnosno voditelje odjela. Odgovarajuća ih osoba potpiše i zatim se unesu u programe.

Uvođenje moderne evidencije radnog vremena donosi:

  • Prijavljivanje i potvrđivanje odsutnosti (bolovanja, godišnji odmori, službena putovanja) i zaboravljene registracije (zaboravio sam doma karticu). Zaposlenici mogu putem računala prijaviti odsutnosti kao što je zaboravljena registracija dolaska. Zatim se to prosljeđuje voditeljima putem e-maila te se zahtjev odobri ili odbije. To ulazi u automatski zapisnik i opet svi sudionici imaju ažuran pregled evidencije radnog vremena.
  • U slučaju da je poduzeće evidenciju vodilo na papiru (zaposlenici su se upisivali u knjigu dolazaka i odlazaka što može biti zbog pravnog aspekta kršenja zaštite osobnih podataka riskantno) uvođenjem elektronske evidencije tajništvo više ne mora pretipkavati podatke o dolascima i odlascima u računalo.
  1. HRM odjel

On pridobije:

  • Online ažuran pogled u apsentizam i prisutnost zaposlenika. S time može HRM odjel biti bolje pripremljen na polugodišnje razgovore jer im podaci iz evidencije omogućavaju pripremu koja prikazuje radne navike zaposlenika.
  • Manje administrativnog posla i pogrešaka s pretipkavanjem podataka. Moderna evidencija je u većini slučaja integrirana s većim sustavima koji pokrivaju HRM područja kao što su Pantheon, SAP, Agito.
  1. IT odjel

IT odjel često je primoran rješavati administrativne poslove dodatnim implementacijama zbog konstantnih promjena, što zakonskih, što unutar poduzeća. Uvođenjem stručnijih rješenja taj dio zadataka IT odjela je smanjen.

  1. Zaposlenici

Zaposlenici su najčešće ti koji su zbog uvođenja evidencije najviše skeptični. Njihov skepticizam je opravdan jer se evidencija vrlo često uvodi zbog kontrole i nadzora. Razgovorom se takvi problemi brzo riješe, a zaposlenici dobiju:

  • Mogućnost pregleda stanja svojih radnih sati i broja dana godišnjeg odmora neovisno o lokaciji i vremenu
  • Podržavanje fleksibilnog radnog vremena (registracija preko mobitela s geolokacijom)
  • Slanje zahtjeva za odsutnostima putem e-maila
  1. Direktor

Iako je on prvi koji je u kontaktu s nama u mom je blogu došao na kraj. Direktor je često osoba koja mora u jako kratkom vremenu (na raspolaganju ima 8 radnih sati) ustanoviti što se s poduzećem događa. Troškovi rada u Hrvatskoj su često najveći trošak poduzeća, pa je stoga logično da direktora zabrinjava učinkovitost zaposlenika. Polako dolazi vrijeme gdje je motivacija zaposlenika ključ agilnosti. Mi koji razvijamo alate za praćenje radnog vremena i koji bilježenja rada po projektima

želimo da nam se zaposlenici pri dolasku na posao motiviraju, a ne samo prijave.

Treba im biti zanimljivo, izazovno i trebaju s veseljem raditi. Sami, bez pomoći direktora to ne možemo osigurati, ali podaci koje skupljamo iz evidencije radnog vremena mogu biti odlična osnova za polugodišnje ili čak mjesečne razgovore sa zaposlenicima.

Direktor sa evidencijom dobiva:

  • Ažuran, pregledan i brz pogled u prisutnost (na mobilnom telefonu, na računalu neovisno o lokaciji i vremenu mogu pregledavati trenutnu, dnevnu, tjednu, mjesečnu prisutnost)
  • Mogućnost brze reakcije koja se temelji na podacima u realnom vremenu (ako proizvodnja stoji jer se netko razbolio, to nije uspio javiti i nije došao na posao)
  • Temeljem analize iz evidencije može se izračunati profitabilnost svakog proizvoda ili usluge na temelju čega se može odlučiti o budućim ulaganjima u poduzeću.

Više o modernoj evidenciji radnog vremena možete pročitati na našoj stranici.

SHARE
Marija Jakopin is a presales consultant. Her field of work is about optimizing HRM processes and RFID tracking. She has an Applicative Mathematics Faculty degree, which enables her to understand the needs of the market from the IT point of view. In her free time she likes to explore tunnels.

LEAVE A REPLY