Najčešća pitanja o popisu osnovnih sredstava

Digitalni popis osnovnih sredstava je brz i gotovo se može obaviti bez pogrešaka. Naši potencijalni kupci i već postojeći kupci imaju razna pitanja kada se radi o osnovnim sredstvima na koja ćemo u ovom blogu odgovoriti.

Gdje mogu vidjeti koliko je sredstava popisano i koliko se dugo čeka na popis?

Na terminalu, telefonu ili na računalu. Na ekranu možete vidjeti podatke o broju popisanih osnovnih sredstava, lokacijama, prijedlozima za otpis, premještenim sredstvima…

Što da napravim kada naletim na osnovno sredstvo koje nije na popisu moje lokacije?

Možete premjestiti lokaciju osnovnog sredstva – na terminalu ili na telefonu.

Što da napravim kada naiđem na osnovno sredstvo koje nema bar kod (a ne znam radi li se o tome da je etiketa otpala ili je sredstvo potpuno novo)?

U ovom se slučaju radi o internim pravilima poduzeća i iz tog razloga nema jedinstvenog odgovora. Ono što se pokazalo kao dobra praksa je da se popisna komisija opskrbi s nekoliko novih bar kod naljepnica i ako naiđem na sredstvo bez bar koda, prvo provjeri nalazi li se sredstvo na listi sredstava koji bi trebali biti na toj lokaciji. U slučaju da je sredstvo na lokaciji, na njega se nalijepi novi bar kod i na terminalu napišemo napomenu da se sredstvo treba prenumerirati. U slučaju da sredstvo nije na lokaciji, na njega nalijepimo novi kod, sredstvo dodamo na popis i napišemo napomenu da mu je dodijeljen određeni inventarni broj, nije pronađena naljepnica i da ne postoji na lokaciji. Usklađivanje (i moguće brisanje starih brojeva iz sustava) računovodstvo radi na kraju popisa.

Mogu li otpisati sredstvo?

Kroz sustav možemo sredstvo predložiti za otpis. Daljni postupak otpisa ovisi o poduzeću i njegovim pravilima i procesima.

Mogu li vidjeti prijašnje inventure? Možemo li izmijeniti podatke o prijašnjim inventurama?

Ako želimo možemo pohraniti prijašnje inventure. Sustav omogućava samo jednu aktivnu inventuru tako da je ostale inventure potrebno zaključati. U njima više nije moguće popravljati podatke.

Što vidim na izvještaju?

Izvještaji su prilagodljivi prema potrebama korisnika. Standardne vrijednosti koje se mogu pratiti unutar izvještaja su:

  • popisana/nepopisana sredstva;
  • tip osnovnog sredstva;
  • prema zaduženju;
  • jesu li sredstva predlagana za otpis;
  • jesu li sredstva nova;
  • što je popisao član popisne komisije.

Može li inventuru provoditi više ljudi paralelno?

U isto vrijeme više inventurnih komisija može raditi popis.

Možemo li pratiti tko je zadužen za koje sredstvo?

Svako sredstvo obavezno pratimo prema osobi koja je zadužena za to sredstvo, isto tako sredstvo se prati prema mjestu troška, tipu sredstva

Je li moguće povezati sustav s postojećim ERP-om?

Svaki ERP sustav novi je izazov, međutim do sada smo uspješno povezali Frontman Assets s velikim brojem ERP sustava (Navision, Vasco, SAP, SAOP, Visionline…). U velikom broju slučajeva integracija se odradi na način da se unaprijed pripreme podaci koji se zatim izvoze na ručne terminale, mobilne telefone i zatim odrađuju popis.

Može li svatko tko ima pristup sustavu raditi što god želi?

Ne, svaka osoba ima svoju razinu odobrenja na temelju koje ima pravo za odrađivanje određenih stvari. Tako razlikujemo različite skupine korisnika: administrator s punim pravima, korisnik koji ima pravo na pogled u sve, skupina koja ima pravo uređivanja zahtjeva, te popisna komisija koja ima najjednostavnije funkcije poput izvršavanja samog popisa).

Može li više ljudi administrirati popis?

Može, svaki korisnik ima jedinstveno korisničko ime i lozinku te razinu prava koja određuju što smije raditi.

Što napraviti kada imamo sredstva koja nije moguće popisivati kao što su mobilni telefoni, automobili…?

Takva sredstva najčešće vodimo u „katalogu“ gdje se bar kod naljepnice zalijepe pored opisa sredstva i pohrane se na sigurno, lako dohvatljivo mjesto te se prilikom popisa ta sredstva popisuju iz „kataloga“ uz prethodnu provjeru stanja svakog sredstva prema statusu zadužene osobe“.

Koje su razlike između popisa s ručnim terminalom i mobilnim telefonom?

Ručni terminal je robustan što mu omogućava da pretrpi udarce, padove na tlo, otporan je na vlagu i sl. Ima ugrađen laserski čitač bar koda koji omogućava brzo čitanje bar koda te nema problema ukoliko su naljepnice djelomično oštećene. Mobilni telefon zadovoljava uvjete popisa ukoliko govorimo o manjem broju osnovnih sredstava koja treba popisati.

Je li svaki pametni telefon primjeren za popis osnovnih sredstava?

Nije, pametni telefon mora biti opremljen Android operacijskim sustav verzije 4,4 ili novije i mora imati kameru koja podržava čitanje bar koda.

Za sva dodatna pitanja svakako nas kontaktirajte i olakšajte si proces inventure.

SHARE
Nikola Dujmešić is a presales consultant. His field of expertise is supply chain management. He has a Logistics Faculty degree which enables him to understand the market from the customer point of view.

LEAVE A REPLY