9 mitova o upravljanju radnim vremenom

Zašto nam je potreban sustav za evidenciju radnog vremena? Ako se pitamo to, možemo se pitati je li nam uopće stalo do radnog vremena, što našeg što naših zaposlenika. Uz pretpostavku da nam je stalo onda je odgovor na prvo pitanje jednostavan: treba nam elektronski sustav za evidenciju radnog vremena kako bi pratio radno vrijeme za nas. Na kraju krajeva, tko bi želio sav to more brojeva održavati ručno?

Mnoga poduzeća danas nemaju luksuz toga da se uopće preispituju je li im sustav za evidenciju radnog vremena potreban. Jednostavno ga moraju imati. Velika poduzeća, banke, vladini uredi, tvornice, hoteli – njima je svima potreban sustav kako bi upravljali kompleksnim rasporedima rada, prekovremenima, fleksibilnim radnim satima, planiranjima smjena, brizi o odsutnostima, pravilima sindikata, zakonima, automatskim obračunima plaća, potrebama kadrovske službe i još raznim parametrima. Njima su prednosti jasne, a razlozi očiti.

Naravno, nije svaka situacija kristalno jasna. Neka poduzeća ne osjećaju pritisak za praćenje i upravljanje radnim vremenom. Postoji i jedan dio svijeta u kojemu, što zbog povijesnih što zbog kulturoloških razloga, vrijeme ne igra istu ulogu u ekonomiji kao u zapadnom svijetu. Tako da pitanja zašto evidencija radnog vremena izviru, i neka su manje, a neka su više logična. No, treba uzeti u obzir da se često tu radi o pitanjima koja su, ili obična zabluda ili se temelje na mitovima.

BLE

Premda mi i nismo u potpunosti objektivni, svejedno ćemo reći kako to nama izgleda i dati svoju perspektivu. Ako ništa drugo, zamislite nas kao polazišnu točku za donošenje svojih poslovnih odluka. Dolje su navedeni

NAŠI NAJDRAŽI MITOVI O UPRAVLJANJU RADNIM VREMENOM

1. Tu se radi o jednostavnim, oštrim pravilima koja se mogu odnositi samo na slabo plaćeni posao.

Upravo suprotno. Zašto bi nekome bio potreban elektronski sustav za jednostavno prebrojavanje ljudi? Što su kompliciranija vaša pravila o radnim satima, više vam je potreban sustav kako biste ih pratili.

2. To je samo za uvođenje discipline.

Da, istina,  evidencija radnog vremena pomaže pri uvođenju discipline. Ipak, puno je interesantnije raditi suprotno! Sustav za upravljanje radnim vremenom dopušta koliko je god fleksibilnosti nekome potrebno. Obzirom da se sve automatski prati i izračunava u minutu, možete si dopustiti opuštenija pravila, optimizirana za svaku osobu pojedinačno.

3. To se više ne koristi i arhaično je.

Pa i ne baš. Običan stara čvrsta disciplina može se smatrati nepopularnom i demode. No, kao što smo već istaknuli, upravljanje vremenom je daleko od puke discipline. Modernom je poduzetništvu stalo do resursa, a vrijeme je, u stvari, najvredniji resurs od svih koje poduzeće ima. Moderni zaposlenici brinu o svom radnom vremenu, jednako kao i o svom slobodnom vremenu. Vrijeme je sredstvo kako za zaposlenika, tako i za poslodavca. I nemar nikada nije u modi. Ne u poslovnom svijetu.

4. Vrijeme nije važno, važna je produktivnost. 

Ovo je jedan jednostavan mit za razbiti. Kako itko može mjeriti produktivnost ne znajući koliko je vremena proveo obavljajući određeni zadatak? Nije li da se upravo produktivnost definira kao omjer neto učinka i potrebnog vremena? Nije li da se upravo to mjeri po satu?

5. Vrijeme nije važno, važni su rezultati. 

Usmjerenost na rezultate je dobra stvar. No, znači li to da ništa drugo nije važno? Možete li voziti auto samo pritiskom na papučicu gasa? Baš kao što automobil treba upravljanje i navigaciju, svaki posao treba odgovarajuće upravljanje. Vrijeme ljudskih resursa direktno je povezano sa svim aspektima rada. Rezultati su samo ono što smo vidjeli na kraju dana.

6. Ne isplati se ako ste premali. 

Pa, prije no što se donesu brzi zaključci, uvijek je dobra ideja napraviti brzu kalkulaciju. Čak ne moramo biti vrlo temeljiti i uzeti sve u obzir. Tu je ona dobra stara, brutalno jednostavna, back-of-the-envelope formula za izračun “return of investment” za bilo koji sustav za upravljanje radnim vremenom. Možda će vas iznenaditi koliko je malo premalo!

7. Jednostavno se ne uklapa u kreativno okruženje. 

E to je već malo teže. Vidjeli smo da upravljanje radnim vremenom zapravo omogućuje da pravila rada budu opuštenija i optimalno prilagođena radnim navikama i potrebama pojednica… To nije dovoljno? Ok, primjerice, imamo dva kreativna zaposlenike. Ne želimo li znati da jednom u pravilu treba 40% manje vremena za posao nego drugome? Ipak nam i dalje nije bitno? Možda imamo neki rok za uhvatiti … Aha!

8. Ionako ne isplaćujemo prekovremene. 

Ako je vaš radni raspored stvarno vrlo jednostavan, onda možda i je glavni razlog za sustav evidencije radnog vremena praćenje prekovremenih sati. Ako nema prekovremenih, onda je možda kontrola pristupa i excel sve što vam je potrebno. No, možda želite imati evidenciju o tome tko je odradio koju smjenu, koga nije bilo i tko mu je bio zamjena. Možda su važni i izostanci zbog bolesti i drugih nekih razloga? A kad smo već kod toga, možda bi dobro došlo praćenje godišnjih odmora zaposlenika?

9. Za našu vrstu poslovanja praćenje radnog vremena je pekomplicirano. 

Jednom davno, ljudi su morali fizički posjetiti glavni ulaz kako bi se prijavili na posao. To je bilo onda, sada nam je jedino potreban pametni telefon. Od razvoja praćenje vremena na terenu, pa do zamjene terminala s pametnim telefona, upravljanje radnim vremenom postalo je vrlo jednostavno. Ali ako su procesi obračuna plaća i toka rada prekomplicirani onda je vrijeme da se procesi optimiziraju usvajanjem najboljih praksi. Onaj tko ima 25 godina iskustva u instalaciji rješenja za upravljanje radnim vremenom je upravo taj kojemu se treba obratiti – mi smo upravo jedni od njih.

Sve ovo ne znači da apsolutno svatko treba sustav za upravljanje radnim vremenom. Uvijek postoje iznimke, i “zašto” je sasvim legitimno pitanje koje si treba postaviti. Za više informacija o najboljim praksama o sustavu za evidenciju radnog vremena svakako nas kontaktirajte.

SHARE
Slobodan has more than 15 years of experience in access control and time and attendance area. His expertise in pre sales are what makes him a valuable player in our company.