Je li pogrešno evidenciju radnog vremena voditi na papiru?

Odgovor je: naravno da nije pogrešno. U stvarnosti poduzeća, koja evidenciju radnog vremena vode na papiru, mogu same sebi čestitati jer su tim načinom bliže zakonskim zahtjevima o vođenju evidencije radnog vremena.

Zašto bi onda netko posegnuo za elektronskom evidencijom radnog vremena?

To je pitanje otprilike isto kao i pitanje što nije u redu s vožnjom bicikla? Zaista ništa! No što ako želite doma odnijeti građevinski materijal? Može se i to s biciklom, ali je malo teže.

Kolo

 

Pogledajmo gdje su razlike?

Prije nekoliko godina radila sam u poduzeću u kojemu smo dolaske i odlaske bilježili na papir, u bilježnicu. To  je zbog gotovo neopaženih korekcija vremena dolazaka i odlazaka, zahtijevalo nešto malo mozganja i tajnica je na tome na kraju mjeseca radila nekoliko sati.

Trebala je pretipkati svih 23 dolazaka i odlazaka (odlazak na ručak nismo bilježili, kako bi bilo manje komplicirano) u excel za svega 12 zaposlenika. Svaki mjesec je to bilo 552 podataka za pretipkati. Još se posebno vodila evidencija o bolovanjima i službenim putovanjima. Na kraju je oduzela vrijeme odlaska od vremena dolaska i tako je izračunala prisutnost (nakon dvije godine rada smo shvatili da minute možemo pretvarati u decimalne sate, pa ako je netko bio 7 sati i 45 minuta, bilo je zapisano da je radio 7,45 sati). Zatim je te podatke poslala šefu, napravila zaseban excel u kojemu je za svakoga tko je redovno zaposlen, upisala 8 sati, odsutnosti zbog bolovanja i to je poslala vanjskom računovodstvu. Šef je na to one, koji su po par mjeseci bili van toka, na brzinu opomenuo da moramo raditi barem 7,5 sati na dan i to je bilo to.

Kako izgleda vođenje evidencije s elektronskim rješenjem?
  • Dolasci i odlasci se registriraju preko terminala, pametnog telefona ili računala:
    • Rad od doma, rad na terenu bez prethodnog obilaska prostorija poduzeća
  • Najave odsutnosti (godišnji, službena putovanja, bolovanja) preko aplikacije i potvrđivanje upravo tamo:
    • Nema više čekanja da dođe šef na posao potvrđivati odsutnosti i nema više izgubljenih papira kad je tko kamo išao
  • Izvoz podataka za pripremu plaća
    • Smanjenje administrativne pripreme podataka za plaće i trošenje vremena na provjeravanje
  • Jednostavno dokazivanje sukladnosti sa zakonom
  • Mogućnost provjeravanja s bilo koje lokacije tko je trenutno na poslu i tko je odsutan

No, najvažnije je to da kada već jednom imamo računalo, možemo imati liberalno radno vrijeme jer će svaka minuta biti zabilježena i obračunata. Nema više potrebe da se ‘svi nacrtaju točno na minutu’ samo kako bi šef znao da su ‘svi na broju’.

Kod nas, unatoč tome što se registriramo na terminalu, zabava nije uskraćena. Podatke prenosimo u binarnom sustavu , samo što to više ne moramo računati na pamet već za nas to radi programska oprema.

Ako još uvijek vodite evidenciju na papiru ili u excel, pogledajte kako izgleda tipična elektronska evidencija.

 

 

SHARE
Marija Jakopin is a presales consultant. Her field of work is about optimizing HRM processes and RFID tracking. She has an Applicative Mathematics Faculty degree, which enables her to understand the needs of the market from the IT point of view. In her free time she likes to explore tunnels.