Upotreba papira za elektronsku evidenciju radnog vremena

ili kako motivirati zaposlene za redovito registriranje

Papir još uvijek ima svoje mjesto u evidenciji, ali ne za registraciju 🙂
Špica sa svojim rješenjima za ERV All Hours i Time&Space ima cilj eliminirati ručnu evidenciju. Zapisivanje na papir, kartice za evidenciju, šihtarice, prepisivanje u obrazce za obračun plaća ili PIO obrazce želimo automatizirati te vam olakšati evidentiranje radnog vremena. Mogli bi reći da se borimo protiv papira, ali u stvari naš cilj je da poboljšamo vaš proces evidentiranja.

allhours.ba
Čak, papir i danas može imati ključnu ulogu pri učinkovitom evidentiranju radnog vremena i time managementu vaših zaposlenika. Npr. često imamo pitanja i izazov, kako radnike “natjerati” da se sami, redovito registriraju ako bi koristili elektronsku evidenciju? U tom slučaju papir može biti od velike pomoći, kako jednostavno obilježje, post it nota koja će ih sjetiti što moraju napraviti prilikom svakog dolaska ili odlaska sa radnog mjesta.
Promjene su često teške i spore, ali postavljanje pravila vam može pridonijeti mnoge pozitivne učinke za poslovanje vaše kompanije. Zato cilj managementa i odgovornih osoba mora biti dobra i pravovremena edukacija o promjenama i pozitivnim učincima za različite grupe korisnika (zaposleni, administratori, računovodstvo, ljudski resursi, management, IT).
Kako bi dostigli učinkovit time management, u Špici smo razvili različite mogućnosti za registraciju (kartica na terminalu ili pametnom telefonu, biometrija, mobilna aplikacija za pametni telefon, web browser), dodatne module za obavijesti, praćenje stanja registracija ili za slanje zahtjeva (za odsustva ili zaboravljene registracije).
Osim tih funkcija, potrebno je pri uvođenju elektronske evidencije pripremiti/ažurirati vaše pravilnike, kako bi jasno odredili na kome leži odgovornost za točnu registraciju, kazne za nepoštivanje pravila (inspektor će kazniti kompaniju u slučaju nepravilnih podataka), odraditi edukaciju svih korisnika i pokazati pozitivne učinke (Špica ima mnogo iskustva na ovom području te pomaže svojim korisnicima pri tim koracima).
A osim toga, i jednostavna rješenja mogu pomoći:

Post IT notes, oznaka pri ulasku mogu biti jednostavni a opet učinkoviti pri podsjećanju zaposlenih o potrebi za registraciju.

Na taj način vidimo da papir još ima svoju svrhu, te da ga možemo koristiti na drugi način, kao fizički reminder za registraciju.

Razmišljate o elektronskom načinu vođenja evidencije? Mi imamo rješenje za vas.

Kontaktirajte nas na dario.radosevic@spica.com ili 30 dana besplatno testirajte evidenciju u cloudu na www.allhours.ba
Ako ste spremni da odbacite vaš papirni proces evidentiranja, testirajte nas.

Iskoristite vaših 30 dana za besplatni test odmah!

SHARE

LEAVE A REPLY