Task Management: Kako pratiti provedeno radno vrijeme na projektima

Često nam se događa, da naše stranke ne žele samo pratiti bruto broj sati, koliko vremena je netko proveo na poslu, nego žele pratiti utrošeno vrijeme po pojedinom projektu / aktivnostima / troškovnim mjestima.

Zbog takve potrebe, smo u Špici razvili rješenje, koje omogućava raspoređivanje registriranih sati po projektima.

Kako koristiti Task Management?

  • Korisnik na kraju radnog dana, uz internet vezu pregleda tablicu, gdje mu je jasno označeno vrijeme (crveno) koje još nije dodijeljeno projektu/aktivnosti. Jednostavnim klikom se prikaže lista na kojoj može izabrati svoj projekt/aktivnost i odrediti vrijeme potrošeno na projektu (slika dolje)
  • U primjeru da korsnik nije rasporedio sve svoje preostale sate, po e-pošti dobije obavijest (dobije ju i u primjeru da nije napravio registraciju)
  • Odgovorna osoba (vođa) dobije prijedlog s mogućnošću da prijdlog potvrdi ili odbije
  • Na kraju obračunskog razdoblja, sve podatke možemo exportirati u Excel obliku i dobiti izvještaj po zaposlenom, sektoru ili projektu/aktivnosti. Izvještaj se može prilagoditi potrebama obračuna.

Vodenje opravil

Rješenje po imenu Task Management ima odličan odaziv kod naših korisnika, koje su imale najveću potrebu po praćenju različitih projekata i aktivnosti. Takav način praćenja je najaktualniji kod korisnika i industrija, koje za osnovu imaju projektne aktivnosti iz kojih se potom financiraju. Task Management pomaže da se smanji vrijeme potrošeno na ručno upisivanje i zbrajanje sati iz dnevnih/tjednih izvještaja, projekata, što na godišnjoj razini može doprinjeti značajne uštede.

Detaljan opis rješenja:

Task Management omogućava 3 tipa korisnika:

  • Administrator
    • Dodaje aktivnosti, kategorije, kontrolne grupe i mehanizme (tko potvrđuje izvještaj)
    • Prati sve aktivnosti u sistemu
  • Korisnik
    • Mogućnost dijeljenja aktivnosti i radnog vremena po projektu, koji su im dodjeljeni. Projekte na kojima nije aktivan, korisnik ne može vidjeti.
    • Priprema raspored svojih izostanaka na projektu (npr. ako zaposleni nije u mogućnosti biti prisutan na svom radnom mjestu – svoju odsutnost može javiti kroz aplikaciju i točno specificirati projekt/aktivnost na kojeg se bilježi odsutnost, kao što je bolovanje)
    • Mogućnost komentiranja
    • Slanje prijedloga rasporeda svojem poslovođi/kontroloru – u slučaju da mu je prijedlog odbijen, dobije obavijest preko e-pošte
  • Kontrolor
    • Pregledava prijedlog rasporeda i ima mogućnost da potvrdi/odbije isti
    • Za zaposlene bez internet veze, može sam podijeliti odrađene sate
    • Sprema izvještaje

Pregled

Vođenje projekta

Osnovno postavljanje projekta je moguće postaviti preko uvoza podataka iz drugih baza/izvora u sistem Time & Space. Kad se projekt završi, moguće ga je deaktivirati, kako se više ne bi prikazivao svim korisnicima. Aplikacija omogućava praćenje projekta na više razina, preko korištenja različitih odjela i organizacijskih jedinica. Npr. ako netko radi na različitim projektima, izvodi različite aktivnosti i radi na više lokacije – ta osoba može svoje sate razdijeliti po projektima i pri tome može izabrati različite lokacije.

Planirani dodatci

  • Podjela trenutne prisutnosti: svi zaposleni mogu pred krajem svojega radnog vremena rasporediti svoj tekući i budući rad po projektima
  • Planiranje projekta u određenom vremenskom periodu: mogućnost planiranja rada na projektu, i uštedu vremena za svakodnevno unašanje podataka
  • Za zaposlene, koji nemaju pristup internetu, vođa/kontrolor može podjeliti radno vrijeme. Isto može napraviti i za cijele skupine
  • Mogućnost prilagođavanja izvještaja i izvoza podataka.

Za predstavljanje rješenja, ponudu i ostale upite, dogovorite termin za sastanak >>>

SHARE